Pemilikan dokumen kerja acara
Projek tamat, penyelaras berpindah, dan tiada siapa pasti siapa memegang senarai perwakilan akhir atau sama ada pembekal boleh menggunakan semula program anda.
Jawapan ringkas
Simpan daftar dokumen kerja: bagi setiap dokumen, siapa mencipta, siapa memegang salinan induk, siapa boleh melihat, siapa boleh menggunakan semula dan apa berlaku kepadanya pada akhir projek.
Siapa memiliki dokumen atau haknya dari segi undang-undang ialah soalan untuk penasihat undang-undang anda. Daftar merekodkan apa yang dipersetujui setiap pihak dan di mana ia ditulis.
Mengapa daftar membantu
Pasukan acara menghasilkan berpuluh dokumen kerja: helaian aturcara, pelan lantai, senarai perwakilan, taklimat penceramah, bajet, log risiko dan templat. Ia bertaburan di pemacu peribadi, sistem pembekal dan aplikasi mesej.
Tanpa daftar, kali pertama sesiapa bertanya siapa memegang salinan induk ialah apabila seseorang berhenti atau pertikaian bermula.
Lajur daftar
| Lajur | Apa yang direkodkan |
|---|---|
| Dokumen | Nama dan versi, contohnya Helaian aturcara v6. |
| Dicipta oleh | Organisasi dan orang. |
| Salinan induk dipegang oleh | Sistem dan folder, dengan orang yang bertanggungjawab. |
| Mengandungi | Data peribadi, maklumat sulit, bahan pihak ketiga atau tiada. Tandakan yang mengandungi data peribadi untuk penasihat privasi anda. |
| Siapa boleh melihat atau menyunting | Peranan yang dinamakan, bukan "pasukan". |
| Penggunaan semula oleh pembekal atau ketua projek | Dinyatakan dalam perjanjian, dinyatakan melalui mesej, atau tidak dibincangkan. |
| Akhir projek | Serah, arkib, padam atau pulangkan, dengan tarikh dan orang yang mengesahkan. |
| Soalan untuk penasihat | Pemilikan, penggunaan semula, pengekalan, data peribadi. |
Jenis dokumen yang memerlukan perhatian lebih
- Senarai perwakilan dan penceramah, yang mungkin mengandungi data peribadi. Soalan pengendalian dihantar kepada penasihat privasi anda, dan lihat jadual maklumat sulit.
- Templat dan kaedah yang dibawa pembekal, yang mungkin dianggap milik mereka.
- Bahan yang dicipta penceramah atau pereka, di mana kebenaran menggunakannya mungkin terhad. Lihat soalan lesen dan hak penggunaan.
- Dokumen dalam sistem dikongsi yang dikendalikan pembekal, di mana anda perlu tahu cara mendapatkannya semula.
Menyediakannya
- Senaraikan dokumen yang dijangka sepanjang projek dan pemilik setiap salinan induk.
- Tanya setiap pembekal dokumen yang akan mereka cipta dan cara mereka melayan penggunaan semula. Rekodkan jawapan secara bertulis.
- Bangkitkan mana-mana dokumen yang memerlukan jawapan pemilikan atau penggunaan semula kepada penasihat undang-undang anda.
- Semak daftar pada setiap pencapaian dan sekali lagi sebelum bayaran akhir.
- Pada akhir, gunakan jadual kewajipan serahan untuk menyerah, mengarkib atau memadam.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Menutup persidangan dua hari
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan profesional rekaan melantik penyelaras program luar. Semasa penutupan, sekretariat mendapati pelan lantai dan helaian hubungan penceramah berada di pemacu awan milik penyelaras, dan penyelaras mahu menggunakan semula susun atur program untuk pelanggan lain.
Daftar menunjukkan susun atur "tidak dibincangkan" untuk penggunaan semula dan helaian hubungan mengandungi data peribadi. Setiausaha meminta penyelaras memindahkan salinan induk dan mengesahkan pemadaman salinan helaian hubungan, dan menghantar soalan penggunaan semula susun atur kepada penasihat undang-undang persatuan. Daftar merekodkan kedua-dua tindakan dengan tarikh.
Gunakan sendiri
Daftar dokumen kerja
Mulakan daftar dalam minggu pertama. Satu baris bagi setiap dokumen.
| Dokumen dan versi | Dicipta oleh | Induk dipegang oleh | Mengandungi (data peribadi / sulit / pihak ketiga / tiada) | Siapa boleh melihat atau menyunting | Penggunaan semula dinyatakan? | Tindakan akhir projek | Soalan untuk penasihat |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Helaian aturcara v1 | Perjanjian / mesej / tidak dibincangkan | Serah / arkib / padam / pulang | |||||
| Senarai perwakilan | Perjanjian / mesej / tidak dibincangkan | Serah / arkib / padam / pulang |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Semua dokumen kekal dalam sistem anda sendiri.
- Tiada penyelaras luar memegang salinan induk.
- Projek kecil dan singkat.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Pembekal atau ketua projek memegang salinan induk dalam sistem mereka.
- Dokumen mengandungi data peribadi daripada beberapa sumber.
- Penyelaras yang sama bekerja merentas beberapa acara anda dan templat dikongsi.
Perlu daftar diselenggara dan serahan diuruskan?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan dan menyelenggara daftar dokumen, menyetujui lokasi induk dengan setiap pembekal, dan menguruskan serahan dokumen semasa penutupan. Soalan pemilikan dan penggunaan semula dibawa kepada penasihat undang-undang anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa memiliki dokumen yang dicipta pembekal untuk acara kita?
Itu bergantung pada perjanjian dan jenis bahan, iaitu soalan untuk penasihat undang-undang anda. Daftar merekodkan apa yang dinyatakan setiap pihak supaya soalan ditanya awal.
Patutkah kita simpan salinan induk dalam sistem sendiri?
Biasanya lebih mudah memegang salinan induk dalam sistem anda dan memberi akses kepada pembekal mengikut keperluan. Persetujui perkara ini sebelum kerja bermula.
Bagaimana dengan dokumen yang mengandungi data peribadi?
Tandakan dalam daftar dan hantar soalan pengendalian dan pengekalan kepada penasihat privasi anda.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.