Peraturan komunikasi ketua acara jarak jauh
Ketua acara anda bekerja jarak jauh, dan keputusan kini terpecah antara e-mel, dua kumpulan sembang dan satu panggilan yang tiada minit.
Jawapan ringkas
Peraturan komunikasi jarak jauh menetapkan satu saluran bagi setiap jenis mesej, rentak mesyuarat tetap, tempoh balasan dan rekod bertulis setiap keputusan. Ia menggantikan tabiat dengan persetujuan.
Tujuannya satu tempat untuk melihat jawapan semasa, dan ketua yang tidak diganggu sepanjang hari.
Satu saluran bagi setiap tujuan
| Tujuan | Saluran | Peraturan |
|---|---|---|
| Keputusan dan kelulusan | E-mel atau log keputusan | Bertulis, dengan keputusan, pemilik dan tarikh |
| Soalan harian | Sembang pasukan, satu saluran acara | Jawapan ringkas, tiada keputusan ditinggalkan dalam sembang |
| Kemajuan mingguan | Laporan status dan panggilan | Hari dan masa tetap, agenda diedarkan lebih awal |
| Perkara mendesak | Satu nombor telefon dinamakan | Hanya item dalam senarai mendesak, lihat kalendar ketersediaan |
| Dokumen | Folder kongsi | Satu versi semasa, dipautkan bukan dilampirkan |
Rentak mesyuarat yang sesuai untuk kerja jarak jauh
- Panggilan mingguan ringkas dengan penaja: kemajuan, risiko dan keputusan diperlukan.
- Panggilan dua minggu sekali dengan pengerusi jawatankuasa, dengan pandangan program dan bajet.
- Panggilan pembekal dijadualkan ketua, dengan nota dihantar pada hari sama.
- Tiada panggilan harian tetap kecuali dua minggu akhir memerlukannya.
Rekod bertulis
- Selepas setiap panggilan, ketua menghantar nota keputusan, tindakan, pemilik dan tarikh.
- Penaja membetulkannya dalam tempoh dipersetujui, atau ia kekal.
- Keputusan dimasukkan ke dalam log keputusan, dan log menjadi rujukan jika sembang dan e-mel bercanggah.
- Rakaman mesyuarat, jika ada, dipersetujui lebih awal dan disimpan mengikut polisi anda sendiri.
Kerahsiaan dan data
Kerja jarak jauh menimbulkan soalan praktikal: sama ada mesej dengan butiran peserta boleh berada dalam sembang, alat mana dibenarkan organisasi anda, dan di mana fail boleh disimpan. Tanya ketua privasi atau IT sebelum memilih saluran.
Jika jawapan tidak diketahui, elakkan meletakkan data peribadi dalam sembang dan rujuk rekod sebaliknya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persidangan serantau majlis peguam
Organisasi dan angka rekaan, ditulis untuk menunjukkan tahap perincian yang berguna.
Sebuah majlis peguam rekaan menganjurkan persidangan dua hari untuk kira-kira 450 perwakilan dengan ketua bekerja jarak jauh tiga hari seminggu. Ia menetapkan satu sembang acara, panggilan kemajuan hari Selasa pukul 10 pagi dan status bertulis hari Jumaat.
Penggantian penceramah yang dipersetujui dalam sembang dipindahkan ke log keputusan pada hari sama, dengan balasan pelulus. Perkara dipertikaikan diselesaikan daripada log. Talian mendesak digunakan dua kali pada dua minggu akhir, kedua-duanya untuk akses venue.
Gunakan sendiri
Helaian peraturan komunikasi jarak jauh
Salin ke fail lantikan dan persetujui pada mesyuarat pertama.
- Saluran untuk keputusan dan siapa menyimpan log:
- Saluran sembang acara dan ahlinya:
- Panggilan mingguan: hari, masa, hadirin, pemilik agenda:
- Kekerapan panggilan jawatankuasa:
- Tempoh balasan biasa dan mendesak (lihat kalendar ketersediaan):
- Hubungan mendesak dan senarai apa yang dikira mendesak:
- Pencatat nota dan tempoh untuk membetulkan nota:
- Lokasi dokumen dan peraturan penamaan:
- Apa yang boleh dan tidak boleh dikongsi dalam sembang (sahkan dengan privasi atau IT):
- Tarikh semakan peraturan ini:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pasukan sudah menggunakan satu alat sembang dan log keputusan.
- Hanya beberapa orang perlu dimaklumkan.
- Panggilan singkat dan penaja membaca nota.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa jawatankuasa menjangka saluran berbeza.
- Keputusan hilang atau diterbalikkan kerana berada dalam sembang.
- Ketua bekerja merentas zon masa atau bersama pembekal luar negara.
Mahu peraturan komunikasi yang diikuti seluruh pasukan?
Pengurus projek acara bersama pasukan secara jarak jauh bekerja dalam jam dan saluran yang dipersetujui, dengan keputusan direkod secara bertulis. Ketua projek boleh membantu mendraf peraturan, menyediakan log dan menjalankan rentak mingguan. Kongsi cara pasukan anda berkomunikasi sekarang, termasuk bahagian yang menyukarkan.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa banyak saluran dikira terlalu banyak?
Lebih daripada satu untuk keputusan terlalu banyak. Kekalkan satu untuk sembang, satu untuk rekod dan satu untuk perkara mendesak, dan nyatakan yang mana.
Patutkah panggilan dirakam?
Hanya jika semua bersetuju lebih awal dan polisi anda membenarkan. Nota bertulis biasanya mencukupi dan lebih mudah dicari.
Bolehkah ketua menggunakan alat sendiri?
Tanya ketua IT dan privasi anda dahulu. Alat yang menyimpan data peserta atau fail sulit ialah keputusan organisasi anda.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.