简要回答
远程沟通规则为每类信息指定一个渠道，设定固定的会议节奏、回复时限，并书面记录每一项决定。它以约定取代习惯。
目的是让大家只需看一个地方就能找到最新答案，也让负责人不必整天被打断。
每种用途一个渠道
| 用途 | 渠道 | 规则 |
|---|---|---|
| 决定与批准 | 电邮或决策记录 | 书面，写明决定、负责人和日期 |
| 日常提问 | 团队聊天，一个活动群 | 简短回答，不把决定留在聊天里 |
| 每周进度 | 状态报告与通话 | 固定日期时间，会前发送议程 |
| 紧急事项 | 一个指定电话号码 | 仅限紧急清单上的事项，见可用时间表 |
| 文件 | 共享文件夹 | 只保留一个最新版本，用链接而非附件 |
适合远程工作的会议节奏
- 与发起人每周一次简短通话：进度、风险和需要的决定。
- 与委员会主席每两周通话一次，涵盖议程和预算概览。
- 供应商通话由负责人安排，并在当天发出会议记录。
- 除非最后两周需要，否则不设每日固定通话。
书面记录
- 每次通话后，负责人发送决定、行动、负责人和日期的记录。
- 发起人在约定期限内更正，否则以该记录为准。
- 决定写入决策记录，聊天与电邮不一致时以记录为准。
- 会议录音如有，须事先同意，并按贵机构自己的政策保存。
保密与数据
远程工作带来实际问题：含参会者资料的信息能否放在聊天中、贵机构允许使用哪些工具，以及文件可存放在哪里。选择渠道之前，请询问隐私或信息技术负责人。
如果答案未知，避免在聊天中放个人资料，改为引用记录。
实例演示 · 虚构示例
某律师公会的区域会议
机构与数字均为虚构，用来展示合适的详细程度。
虚构律师公会举办约450位代表的两天会议，负责人每周远程工作三天。他们设定一个活动聊天群、周二上午10点的进度通话，以及周五的书面状态。
在聊天中商定的讲者替换，当天就转入决策记录，并附上批准人的回复。有争议的事项以记录为准。最后两周紧急电话用了两次，都与场地通道有关。
可直接使用
远程沟通规则表
复制到委任文件，并在第一次会议上约定。
- 决定使用的渠道及谁维护记录：
- 活动聊天群及成员：
- 每周通话：日期、时间、出席者、议程负责人：
- 委员会通话频率：
- 普通与紧急回复时限（见可用时间表）：
- 紧急联系方式及何谓紧急的清单：
- 记录人及更正记录的期限：
- 文件存放位置及命名规则：
- 聊天中可以与不可以分享的内容（向隐私或信息技术负责人确认）：
- 这些规则的检讨日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 团队已经使用同一个聊天工具和决策记录。
- 只需少数人保持知情。
- 通话简短，发起人会阅读记录。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个委员会期待不同的渠道。
- 决定因为留在聊天里而丢失或被推翻。
- 负责人要跨时区工作，或与海外供应商合作。
想要整个团队都会遵守的沟通规则？
远程驻场活动项目经理在您约定的时段和渠道内工作，决定以书面记录。项目负责人可以协助起草规则、建立记录，并带动每周节奏。请告诉我们团队目前如何沟通，包括不顺畅的部分。
主办方常见问题
多少个渠道算太多？
决定类的渠道超过一个就太多。聊天、记录和紧急各一个，并说明哪个是哪个。
通话应该录音吗？
只有在所有人事先同意且政策允许时才录。书面记录通常已足够，也更容易搜索。
负责人可以用自己的工具吗？
请先询问信息技术和隐私负责人。保存参会者资料或保密文件的工具，应由贵机构决定。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。