Menulis ringkasan meja bulat tanpa mendedahkan ucapan
Tetamu bercakap berdasarkan satu peraturan, dan ringkasan ialah tempat janji itu dikotakan atau dimungkiri.
Jawapan ringkas
Tulis ringkasan sebagai tema, perbezaan pendapat dan langkah seterusnya, bukan rekod siapa berkata apa. Kemudian semak setiap baris untuk butiran yang membolehkan pembaca meneka siapa penuturnya, dan beri tetamu peluang menyemak sebelum dikeluarkan.
Ringkasan mesti sepadan dengan peraturan pada kad peraturan asas. Jika kad menyatakan dikongsi tanpa nama, ringkasan dengan anekdot yang tersendiri atau statistik satu organisasi boleh melanggarnya walaupun tiada nama disebut.
Jenis ringkasan yang dibenarkan peraturan
| Peraturan | Ringkasan boleh mengandungi | Ringkasan tidak boleh mengandungi |
|---|---|---|
| Terbuka dengan nama | Ucapan bernama yang telah diluluskan penutur | Ucapan bernama yang belum dilihat penutur |
| Dikongsi tanpa nama | Tema, pendirian secara umum, bidang persetujuan dan perbezaan | Nama, nama organisasi, atau butiran yang mengenal pasti penutur |
| Kekal dalam bilik | Tarikh, topik, bilangan hadirin dan langkah seterusnya yang dipersetujui | Intipati ucapan |
Menulisnya
- Kumpulkan nota mengikut soalan, bukan mengikut penutur.
- Tulis setiap perkara sebagai corak, seperti beberapa tetamu berkata atau pandangan berbelah bahagi, dan elakkan bilangan yang boleh mengenal pasti seseorang dalam kumpulan kecil.
- Buang contoh, angka dan frasa luar biasa yang menunjuk kepada satu organisasi.
- Tambah bahagian ringkas tindakan yang dipersetujui, dengan pemilik, hanya jika tetamu menerimanya dalam sesi.
- Tandakan dengan jelas apa pandangan tuan rumah dan apa rekod perbincangan.
Semak pengenalpastian semula
- Bolehkah rakan sekerja tetamu mengetahui siapa yang berkata ini daripada contoh sahaja?
- Adakah hanya seorang daripada sektor, saiz organisasi atau peranan tertentu berada di bilik?
- Adakah angka atau tarikh mengenal pasti projek yang akan dikenali pembaca?
- Adakah ayat itu akan dibaca berbeza jika dikaitkan dengan pengawal selia atau pesaing?
- Adakah sebarang ucapan tentang orang atau organisasi bernama yang bukan sebahagian tujuan perbincangan?
Semakan dan pengeluaran
Hantar draf kepada tetamu dengan tempoh singkat untuk menandakan sebarang baris yang membimbangkan mereka. Anggap tanda itu muktamad: tulis semula atau buang, dan jangan berhujah.
Putuskan lebih awal siapa melihat nota di sebalik ringkasan dan berapa lama ia disimpan, dan tanya penasihat anda jika ia menimbulkan soalan perlindungan data. Keluarkan hanya kepada kumpulan yang dijanjikan kad. Tindakan susulan dibincangkan dalam merancang susulan selepas meja bulat.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Ringkasan selepas meja tertutup tentang kegagalan pembekal
Organisasi dan angka rekaan, hanya untuk ilustrasi.
Sebuah persatuan rekaan profesional risiko mengadakan meja bulat dikongsi tanpa nama bagi 12 ahli. Draf pertama menyatakan bahawa satu-satunya peserta daripada sebuah penanggung insurans serantau mendapati pelan pemulihan pembekal belum diuji.
Sekretariat menulis semula: beberapa peserta melaporkan bahawa pelan pemulihan pembekal belum diuji hujung ke hujung. Ia membuang rujukan penanggung insurans, mengumpulkan nota di bawah tiga soalan dan menghantar draf kepada tetamu selama lima hari bekerja. Seorang tetamu meminta satu angka dibuang, dan ia dibuang.
Gunakan sendiri
Senarai semak penulisan dan pengeluaran ringkasan
Lalui senarai ini sebelum sebarang ringkasan keluar daripada sekretariat.
- Peraturan pada kad peraturan asas:
- Jenis ringkasan yang dibenarkan peraturan itu:
- Nota dikumpulkan mengikut soalan, bukan penutur:
- Ucapan ditulis semula sebagai corak, tanpa bilangan yang mengenal pasti sesiapa:
- Contoh, angka dan frasa tersendiri dibuang atau diluluskan:
- Semakan pengenalpastian semula dibuat oleh pembaca kedua:
- Pandangan tuan rumah dan rekod perbincangan diasingkan dengan jelas:
- Draf dihantar kepada tetamu pada [tarikh], dengan tempoh semakan sehingga [tarikh]:
- Semua baris yang ditandakan diselesaikan:
- Senarai pengeluaran sepadan dengan apa yang dijanjikan kad:
- Nota di sebalik ringkasan disimpan oleh [peranan], disimpan sehingga [tarikh], dipadam oleh [peranan]:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Peraturan mudah dan kumpulan kecil serta saling mempercayai.
- Seorang mengambil nota yang jelas dan boleh menulis mengikut tema.
- Ringkasan hanya pergi kepada orang yang hadir.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ringkasan akan diterbitkan atau dikongsi di luar tetamu.
- Tetamu datang dari sektor kecil yang mudah dikenal pasti.
- Beberapa penyemak mesti meluluskan sebelum dikeluarkan dan proses perlu dikendalikan.
Perlukan ringkasan ditulis dan dikeluarkan dengan selamat?
Event Blueprint boleh menetapkan kaedah mengambil nota, proses semakan dan pengeluaran serta senarai semak di atas sebelum sesi. Ketua projek boleh menguruskan draf, tempoh semakan tetamu dan senarai pengeluaran, manakala tuan rumah mengekalkan kelulusan akhir setiap baris dan penasihat anda mengendalikan sebarang soalan undang-undang.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah kami memetik tetamu jika mereka bersetuju kemudian?
Boleh, jika orang itu bersetuju secara bertulis kepada perkataan tepat dan atribusi. Simpan persetujuan bersama nota.
Perlukah ringkasan menyatakan siapa yang hadir?
Hanya jika peraturan dan tetamu membenarkan. Senarai hadirin sendiri boleh mendedahkan siapa yang terlibat, jadi tanya tetamu dahulu.
Berapa lama tempoh semakan?
Cukup lama untuk tetamu yang sibuk membacanya, lazimnya beberapa hari bekerja. Nyatakan tarikh dalam mesej pengiring supaya kesenyapan tidak menjadi kelewatan.
Bagaimana jika tetamu membantah selepas penerbitan?
Buang atau pinda bahan dengan cepat, beritahu tetamu apa yang dilakukan, dan semak proses anda. Tanya penasihat anda jika perkara itu menimbulkan soalan undang-undang atau perlindungan data.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.