Penerimaan keperluan VIP acara
Seorang tetamu kanan telah bersetuju hadir ke persidangan anda, dan jawatankuasa sudah meneka apa yang tetamu itu jangka.
Jawapan ringkas
Tanya pejabat tetamu sendiri, secara bertulis, apa yang tetamu perlukan dan siapa yang boleh mengesahkannya. Rekod setiap jawapan dengan sumber dan tarikh, dan biarkan apa-apa yang belum disahkan sebagai soalan terbuka.
Protokol, gelaran dan keutamaan ditentukan oleh institusi tuan rumah atau pejabat tetamu yang diberi kuasa, bukan oleh penganjur. Gunakan penerimaan ini untuk mengumpul jawapan, kemudian salurkan melalui kelulusan protokol VIP dan pengesahan gelaran dan kehormat.
Mulakan daripada pejabat tetamu, bukan andaian
Ahli jawatankuasa sering menyatakan apa yang mungkin dimahukan tetamu kanan. Anggap itu sebagai tekaan dan tulis sebagai soalan.
Ketahui siapa dalam pejabat tetamu yang mengendalikan lawatan, dan tanya sama ada mereka akan memberi seorang penghubung yang dinamakan. Semua yang selepas itu melalui orang tersebut.
Bidang yang perlu diliputi dalam penerimaan
| Bidang | Apa yang ditanya | Mengapa penting kemudian |
|---|---|---|
| Kehadiran | Kehadiran disahkan, dalam kapasiti apa, untuk bahagian program mana | Program dan tempat duduk |
| Hubungan | Penghubung dinamakan di pejabat tetamu, dan penghubung hari acara | Hubungan perhubungan |
| Gelaran | Bagaimana tetamu dan pegawai pengiring perlu dinamakan dan disapa dalam cetakan dan di pentas | Program, lencana, skrip pentas |
| Ketibaan dan pelepasan | Cara ketibaan, pilihan pintu masuk dan sama ada pengiring dijangka | Urutan ketibaan dan pembina arahan ketibaan |
| Rombongan | Bilangan orang pengiring dan peranan mereka | Tempat duduk, akses, katering |
| Peranan dalam program | Sama ada tetamu akan berucap, menerima atau menyerahkan sesuatu, atau bergambar | Aturcara pertunjukan |
| Ucapan dan kandungan | Siapa menyediakan ucapan dan bagaimana ia diluluskan | Proses kelulusan |
| Privasi | Apa yang boleh diterbitkan tentang lawatan dan bila | Sempadan privasi |
| Keperluan akses dan pemakanan | Apa-apa yang pejabat pilih untuk dikongsi | Venue dan katering |
Apa yang tidak patut dilakukan semasa penerimaan
- Jangan menawarkan susunan protokol. Tanya apa yang pejabat perlukan.
- Jangan mengandaikan keutamaan atau susunan tempat duduk daripada gelaran. Minta institusi tuan rumah atau pejabat yang diberi kuasa mengesahkan.
- Jangan kongsi pergerakan tetamu kepada orang selain yang memerlukannya.
- Jangan menjanjikan mana-mana unsur program sebelum pejabat mengesahkannya.
Menjalankan penerimaan
- Sepakati dalam dalaman siapa penghubung tunggal dengan pejabat tetamu.
- Hantar soalan penerimaan dalam satu mesej dan minta balasan pada tarikh yang ditetapkan.
- Rekod setiap jawapan beserta siapa yang memberinya, tarikh, dan cara ia diterima.
- Senaraikan perkara tidak berjawab sebagai soalan terbuka dengan pemilik dan tarikh susulan.
- Hantar ringkasan pendek kepada pejabat tetamu dan minta mereka membetulkannya.
- Serahkan perkara yang disahkan kepada pelan program, ketibaan dan perhubungan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Penerimaan untuk tetamu kehormat kanan
Organisasi, pejabat dan butiran fiksyen, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan fiksyen menjemput seorang tokoh awam kanan untuk merasmikan persidangan tahunannya. Urus setia menulis kepada pejabat peribadi tetamu dengan sembilan soalan. Pejabat menjawab lima, menyatakan bahawa aturan ketibaan dan keselamatan akan menyusul, dan menamakan penghubung hari acara.
Urus setia merekod lima perkara disahkan dan empat terbuka, masing-masing dengan tarikh susulan. Ia tidak mengumumkan peranan tetamu dalam bahan awam sehingga pejabat mengesahkan butiran program.
Gunakan sendiri
Borang penerimaan keperluan VIP
Hantar sebagai senarai soalan. Isi sumber dan tarikh bagi setiap jawapan, dan biarkan baris tidak berjawab terbuka.
- Adakah tetamu akan hadir, dan dalam kapasiti apa?
- Untuk bahagian program yang mana?
- Siapa dalam pejabat tetamu penghubung kami, dan siapa penghubung hari acara?
- Bagaimana tetamu, dan sebarang pegawai pengiring, perlu dinamakan dan disapa dalam cetakan dan di pentas?
- Ketibaan dan pelepasan: bagaimana, di mana, bila, dan adakah pengiring dijangka?
- Berapa ramai orang akan mengiringi tetamu, dan dalam peranan apa?
- Adakah tetamu akan berucap, menerima atau menyampaikan sesuatu, atau bergambar?
- Siapa menyediakan dan meluluskan sebarang ucapan?
- Apa yang boleh dinyatakan secara terbuka tentang lawatan, dan bila?
- Apa-apa keperluan akses, pemakanan atau lain-lain yang pejabat ingin kami ketahui?
- Adakah apa-apa yang belum kami tanya yang pejabat anda ingin bangkitkan?
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pejabat tetamu responsif dan sudah menghantar arahan yang jelas.
- Pasukan anda pernah menjadi tuan rumah kepada tetamu yang sama.
- Seorang boleh menjadi penghubung tunggal.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa tetamu kanan dengan pejabat dan keperluan berbeza.
- Jawatankuasa membuat andaian yang tiada siapa semak dengan pejabat tetamu.
- Ramai orang mahu menghubungi tetamu atau pejabat secara terus dan memerlukan satu laluan yang diselaraskan.
Mahu keperluan tetamu dikumpul dan disalurkan?
Ketua projek persidangan boleh menghantar soalan penerimaan kepada pejabat tetamu, merekod setiap jawapan dengan sumbernya, menyimpan senarai soalan terbuka, dan menyerahkan perkara yang disahkan kepada pelan program dan ketibaan. Keputusan protokol kekal dengan institusi tuan rumah atau pejabat tetamu yang diberi kuasa.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah kami mengikut panduan protokol standard?
Anggap sebarang panduan sebagai bahan untuk soalan, bukan jawapan. Institusi tuan rumah atau pejabat tetamu yang diberi kuasa mengesahkan apa yang terpakai untuk acara anda.
Siapa yang patut menghubungi pejabat tetamu?
Seorang yang dinamakan daripada pihak penganjur. Ini mengelakkan mesej bercanggah kepada pejabat tetamu.
Bagaimana jika pejabat tidak menjawab?
Biarkan perkara itu terbuka, buat susulan pada tarikh yang anda tetapkan, dan jangan umumkan atau atur apa-apa yang bergantung pada jawapan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.