简要回答
以书面方式向嘉宾自己的办公室询问嘉宾需要什么、由谁可以确认。每个答复都记录来源和日期，未确认的内容保持为待决问题。
礼宾规则、头衔和座次由主办机构或嘉宾授权的办公室决定，而不是由活动组织者决定。用这份收集表收集答复，再经过贵宾礼宾确认和头衔与尊称核实来处理。
从嘉宾的办公室出发，而不是从假设出发
筹委会成员常常会说高级嘉宾大概想要什么。把这些当作猜测，写成问题。
先弄清嘉宾办公室里由谁负责此次行程，并询问对方能否指定一位固定联系人。之后一切都通过这个人沟通。
收集表应涵盖的方面
收集时不要做的事
- 不要主动提出礼宾安排，而是询问办公室有什么要求。
- 不要根据头衔假设先后次序或座次，请主办机构或授权办公室确认。
- 嘉宾的行踪只告诉确实需要知道的人。
- 办公室确认之前，不要承诺节目的任何环节。
如何进行收集
- 内部先约定由谁作为与嘉宾办公室的唯一联系人。
- 把收集问题放在一封信里发出，并要求在指定日期前答复。
- 记录每个答复，注明由谁提供、日期和接收方式。
- 把未回答的事项列为待决问题，注明负责人和跟进日期。
- 向嘉宾办公室发送一份简短摘要，请其更正。
- 把已确认的事项交给节目、抵达和联络安排。
实例演示 · 虚构示例
一位高级主宾的需求收集
虚构组织、办公室和细节，仅作说明。
一个虚构协会邀请一位高级公众人物为年度会议主持开幕。秘书处向嘉宾的私人办公室发出九个问题。办公室回答了五个，说明抵达和安保安排稍后提供，并指定了当天联系人。
秘书处记录五项已确认、四项待决，每项都有跟进日期。在办公室确认节目细节之前，不在任何公开资料中公布嘉宾的角色。
可直接使用
贵宾需求收集表
以问题清单的形式发出。每个答复填写来源和日期，未回答的行保持空白。
- 嘉宾是否出席，以什么身份？
- 出席节目的哪一部分？
- 嘉宾办公室中谁是我们的联系人，谁是当天联系人？
- 嘉宾及随行官员在印刷品和台上应如何称呼？
- 抵达与离开：方式、地点、时间，是否有人陪同？
- 随行人数及其职务？
- 嘉宾是否致辞、接受或颁发物品，是否合影？
- 谁准备并批准讲稿？
- 行程哪些内容可以公开，何时公开？
- 办公室希望我们了解的无障碍、饮食或其他需求？
- 贵办公室还有其他希望提出的事项吗？
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 嘉宾办公室反应迅速，并且已给出明确指示。
- 您的团队以前接待过同一位嘉宾。
- 一个人可以担任唯一联系人。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 有多位高级嘉宾，办公室和要求各不相同。
- 筹委会在做没有人向嘉宾办公室核实过的假设。
- 很多人想直接联系嘉宾或其办公室，需要一条统一协调的渠道。
希望有人收集并转交嘉宾需求？
会议项目负责人可以向嘉宾办公室发出收集问题，记录每个答复及其来源，维护待决问题清单，并把已确认的事项交给节目和抵达计划。礼宾规则的决定仍由主办机构或嘉宾授权的办公室负责。
主办方常见问题
可以按标准礼宾指南办理吗？
把任何指南当作提出问题的参考，而不是答案。适用什么规则，由主办机构或嘉宾授权的办公室确认。
谁应该联系嘉宾的办公室？
主办方指定一个人，避免向嘉宾办公室发出互相矛盾的信息。
办公室没有回复怎么办？
保持相关事项待决，在您设定的日期跟进，并且不要公布或安排任何依赖该答复的事。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。