简要回答
每个头衔、尊称和姓名后缀，都应向嘉宾自己的办公室或该办公室指定的官方来源核实，记录来源和日期，并只保留一份已批准名单，所有文件都从中复制。
称呼方式和头衔排序，是要向嘉宾办公室或礼宾部门提出的问题。您的团队负责收集、检查一致性并标出缺口，而不是决定正确的形式。
为什么要有一份已批准名单
同一个姓名至少会被输入四个地方：节目册、姓名牌、舞台稿和司仪备忘。如果每处用不同的来源，版本就会渐渐不一致。
一份带日期和来源的已批准名单可以避免这种情况。每份文件都从它复制，没有人凭记忆或旧文件重新输入。
每位嘉宾要收集什么
- 嘉宾办公室希望印出的全名，包括拼写和标点。
- 嘉宾办公室列明的头衔与尊称，按其指定的顺序。
- 目前的职务和所属机构，并注明确认日期。
- 司仪应如何读出姓名，包括办公室提供的任何读音说明。
- 需要哪些语言版本的头衔，例如英文、马来文或中文，以及各版本由谁提供。
- 嘉宾办公室中谁确认了这些细节，以及确认日期。
核验步骤
- 以书面向嘉宾办公室索取细节，注明回复日期。使用简短表格，让各方的回复便于比较。
- 把回复记入已批准名单，注明来源和日期。不要凭记忆或从网上补空白。
- 把名单整理成一张表读回给办公室，请他们确认。这样可以发现我方的输入错误。
- 印刷文件发出前冻结名单。活动当周再核对一次职务和头衔，因为职务可能变动。
- 把确认后的名单发给设计师、舞台经理和司仪，并把旧文件标为已作废。
错误通常从哪里混进来
- 从往届节目册或可能已过时的网站抄头衔。
- 邀请与活动之间职务有变动，却没人告知秘书处。
- 马来文或中文译法由团队成员提供，而不是嘉宾办公室。
- 名单更正后，姓名牌仍按第一版草稿印制。
- 司仪稿依据节目册文字撰写，没有核对读音。
实例演示 · 虚构示例
会议节目册的已批准头衔名单
机构与细节均为虚构，用来展示合适的详细程度。
一家虚构学会的秘书处在准备一天会议的节目册，共有六位高级嘉宾。它向每位嘉宾的办公室发出简短表格，询问印刷姓名、头衔与尊称、现任职务、读音说明和语言版本。
四个办公室在一周内回复，另外两个经过催促。名单读回时，有一个办公室更正了邀请后变动的职务。秘书处更新名单，标记第2版为已批准，发给设计师和司仪。办公室尚未回复的嘉宾保持标为未核实，节目册文件中为该行保留占位符。
| 嘉宾（按印刷格式） | 来源与日期 | 读音说明 | 语言版本 | 状态 |
|---|---|---|---|---|
| [姓名A及办公室提供的头衔] | 嘉宾办公室，收到电邮[日期] | 已提供 | 英文、马来文 | 已确认 |
| [姓名B及办公室提供的头衔] | 嘉宾办公室，更正于[日期] | 未提供 | 英文 | 已确认，职务已更新 |
| [姓名C] | 尚未收到 | 未核实，保留占位符 |
可直接使用
头衔与尊称索取表
复制这份表格，发给每位嘉宾的办公室。把回复整理在一张表里，印刷前读回确认。
- 应印出的姓名（拼写、标点）：
- 头衔与尊称，按希望呈现的顺序：
- 现任职务与所属机构：
- 司仪应如何读出姓名，并附读音说明：
- 需要的语言版本（英文、马来文、中文）及各版本由谁确认：
- 头衔在节目册、姓名牌和舞台介绍中的写法是否不同？如不同，请列出各种形式：
- 确认这些细节的人及日期：
- 活动前有无细节会变动？如有，临近日期时应询问谁：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 嘉宾名单不长，各办公室回复很快。
- 有一个人能保管名单，并掌握所有用到姓名的文件。
- 节目册中每个姓名只出现在少数几处。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 嘉宾人数多，来自不同机构，头衔涉及多种语言。
- 策划期间姓名与职务有变动，文件越来越多。
- 团队里没有人有时间跟进回复并核对每份文件。
想让人帮您保管头衔名单？
会议项目负责人可以把索取表发给每位嘉宾的办公室，保存附有来源与日期的已批准名单，并在印刷前以此核对节目册、姓名牌和舞台稿。请把目前的嘉宾名单和您已有的头衔发过来，并标为未核实。
主办方常见问题
可以从嘉宾的网站或往届节目册取头衔吗？
只能当作初稿，拿去给办公室确认。职务和头衔会变，所以每一项都要向嘉宾办公室确认并记录日期。
头衔与尊称的排序由谁决定？
由嘉宾办公室决定，若主办机构设有礼宾部门，则由其决定。向他们询问，并按其书面答复处理。
印刷前嘉宾办公室还没回复怎么办？
保持该项为未核实，并与主办机构商定是印占位符、暂缓该行，还是沿用邀请函中的写法。不要猜测。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。