Peta tujuan pengumpulan data acara
Borang pendaftaran mempunyai 18 medan dan tiada siapa dalam pasukan boleh menyatakan mengapa separuh daripadanya ada.
Jawapan ringkas
Peta tujuan pengumpulan ialah jadual dengan satu baris bagi setiap medan: apa yang dikumpul, tugas acara khusus yang disokongnya, siapa menggunakannya, siapa lagi menerimanya dan bila ia dibuang. Medan tanpa tugas ialah calon untuk dibuang.
Peta ini menyediakan fakta untuk notis privasi dan penyemak anda. Ia tidak menentukan apa yang anda dibenarkan kumpul.
Mulakan daripada tugas, bukan borang
Senaraikan tugas acara yang memerlukan butiran peribadi: mengesahkan tempat, mencetak lencana, mengatur katering, menghantar arahan penyertaan, melapor kepada penaja dana. Kemudian kaitkan medan dengan tugas.
Apa-apa yang tinggal ialah tugas yang anda terlupa atau medan yang tidak anda perlukan.
Panduan bagi setiap baris
- Tulis tujuan sebagai tugas, seperti 'cetak lencana', bukan 'pemasaran' atau 'pengurusan acara'.
- Namakan orang atau pasukan yang benar-benar menggunakan medan.
- Tandakan sama ada medan wajib untuk hadir atau pilihan, dan nyatakan apa berlaku jika dibiarkan kosong.
- Asingkan notis acara daripada mesej pemasaran; lihat pengasingan kebenaran pemasaran.
- Rekod siapa lagi menerimanya, seperti katerer atau venue.
Medan yang perlu dilihat sekali lagi
- Nombor pengenalan, tarikh lahir dan alamat rumah.
- Butiran kesihatan, diet atau kebolehcapaian: tanya hanya apa yang diperlukan susunan dan hantar perkataan kepada penyemak anda.
- Gambar dan rakaman; lihat aliran pilihan tidak bergambar.
- Kotak teks bebas, yang mengumpul lebih daripada yang dirancang.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Sekretariat rekaan memangkas borang 18 medan
Organisasi dan angka rekaan, sekadar ilustrasi.
Persatuan Fiktif Pengurus Fasiliti memetakan 18 medan untuk seminar 150 perwakilan. Sebelas dikaitkan dengan tugas yang jelas. Empat (alamat rumah, tarikh lahir, nombor telefon bimbit pembantu dan 'bagaimana anda tahu tentang kami') tiada tugas dipersetujui.
Sekretariat membuang alamat rumah dan tarikh lahir, menjadikan nombor telefon bimbit pilihan dengan kegunaan dinyatakan, dan memindahkan soalan 'bagaimana anda tahu' ke tinjauan pilihan. Keperluan diet kekal, dengan nota bahawa hanya katerer melihat kategori dan bilangan.
Gunakan sendiri
Peta tujuan pengumpulan
Salin satu baris bagi setiap medan. Baris tanpa tugas dalam lajur kedua dihantar kepada pemilik untuk keputusan.
| Medan | Tugas acara yang disokong | Digunakan oleh | Turut diterima oleh | Wajib atau pilihan | Tarikh pembuangan atau semakan |
|---|---|---|---|---|---|
| Nama penuh | Lencana, senarai kehadiran | Pasukan kaunter | Pencetak lencana | Wajib | |
| E-mel | Arahan penyertaan | Sekretariat | Platform pendaftaran | Wajib | |
| Keperluan diet | Katering | Sekretariat | Katerer (kategori dan bilangan) | Pilihan | |
| Persetujuan gambar | Fotografi | Sekretariat | Jurufoto | Pilihan | |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Borang pendek dan seorang yang tahu tugas acara.
- Pasukan anda sudah bersetuju tujuan setiap medan.
- Penyemak tersedia untuk menyemak notis.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa jawatankuasa menambah medan sepanjang tahun dan tiada siapa memiliki borang.
- Penaja dana, penaja dan ibu pejabat masing-masing meminta data.
- Anda mahu peta dimasukkan dalam keperluan pembekal dan serahan acara.
Mahu borang dan peta dibina bersama?
Pelan Acara boleh memasukkan peta medan-mengikut-tugas untuk pendaftaran, dengan tarikh pembuangan dan penerima ditulis, supaya pembekal dan jawatankuasa bekerja daripada helaian yang sama. Alat peminimum medan borang pendaftaran boleh membantu pasukan anda menyediakan versi pertama sendiri.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah 'pengurusan acara' menjadi tujuan?
Ia terlalu luas untuk berguna. Namakan tugas: sahkan tempat duduk, cetak lencana, atur katering.
Bagaimana dengan medan yang diminta penaja?
Anggap ia keputusan berasingan. Lihat semakan perkongsian data dengan penaja dan bawa kepada penyemak anda.
Berapa kerap peta dikemas kini?
Setiap kali borang, pembekal atau tujuan berubah, dan sekali sebelum setiap acara baharu.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.