Mengurus penerima yang tidak dapat hadir secara fizikal

Seorang penerima memberitahu mereka tidak dapat bergerak pada malam itu, dan skrip majlis menganggap semua orang naik ke pentas.

Bincang penerima jauhMembuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.

Jawapan ringkas

Terdapat empat pilihan lazim: proksi menerima bagi pihak penerima, penerima menyertai melalui pautan langsung, penerima menghantar penerimaan rakaman, atau anugerah dianugerahkan in absentia dan disampaikan kemudian. Badan penganugerah memutuskan yang mana dibenarkan, dan penerima memilih antaranya.

Persetujui pilihan dalam perkataan jemputan, tetapkan tarikh akhir memilih, dan anggap setiap pilihan sebagai tugas pengeluaran ringkas dengan pemilik, bukan improvisasi pada malam itu.

Memilih antara pilihan

Tidak semua pilihan sesuai untuk semua anugerah. Penerimaan profesional biasanya memerlukan penerima dikenal pasti dan dianugerahkan oleh badan penganugerah, jadi semak peraturannya dahulu.

Pilihan untuk penerima yang tidak dapat hadir
Pilihan	Apa berlaku	Apa diperlukan	Risiko utama
Penerimaan proksi	Seseorang yang dinamakan mengambil anugerah dan boleh membaca mesej	Kuasa bertulis daripada penerima, kelulusan badan penganugerah tentang siapa boleh bertindak	Orang salah di pentas, mesej terlalu panjang
Penerimaan jauh secara langsung	Penerima muncul melalui video pada saat penyampaian	Panggilan ujian, sambungan stabil, pelan sandaran, skrin dan audio disediakan	Sambungan gagal pada isyarat
Penerimaan rakaman	Video ringkas dimainkan pada isyarat	Taklimat, format, tarikh akhir muat naik, semakan badan penganugerah	Fail lewat atau tidak boleh guna, kandungan tidak diluluskan
In absentia, disampaikan kemudian	Anugerah diumumkan pada malam itu dan disampaikan pada acara lain atau melalui pos	Perkataan badan penganugerah, tarikh kemudian, dan cara menghubungi penerima	Kelewatan, hilang detik itu
Tidak diiktiraf pada malam itu	Hanya jika badan penganugerah dan penerima bersetuju	Perkataan jelas pada sijil dan laman web	Penerima berasa terpinggir

Apa untuk dipersetujui dengan badan penganugerah

Pilihan mana dibenarkan bagi anugerah atau kelayakan mana.
Sama ada proksi memerlukan kuasa bertulis, dan siapa boleh menjadi proksi.
Sama ada penerimaan boleh dirakam atau langsung, dan panjang maksimum mesej.
Siapa meluluskan kandungan penerimaan rakaman atau langsung, dan menjelang bila.
Rupa sijil atau trofi jika disampaikan kemudian, dan siapa mengendalikan pos atau penghantaran tangan.
Sama ada ketidakhadiran penerima disebut pada malam itu.

Mengumpul pilihan penerima

Masukkan pilihan dan tarikh akhir memilih dalam jemputan, selepas badan penganugerah meluluskan perkataan.
Minta pilihan pertama dan kedua, jika yang pertama menjadi mustahil.
Untuk pautan langsung, jadualkan panggilan ujian, persetujui hubungan sandaran melalui telefon dan sahkan zon masa dengan jelas.
Untuk penerimaan rakaman, hantar taklimat ringkas: panjang, orientasi, latar belakang, audio, format fail dan tarikh muat naik.
Sahkan susunan akhir dengan penerima secara bertulis sekurang-kurangnya seminggu sebelum majlis.

Memasukkan penyertaan jauh dalam susunan acara

Anggap setiap item jauh atau rakaman sebagai isyarat dengan pemilik, sandaran dan masa sendiri. Beri beberapa saat di kedua-dua belah untuk kelewatan, dan tentukan lebih awal apa yang dikatakan pengacara jika pautan terputus.

Pembina susunan acara membolehkan anda melekatkan pelan sandaran pada isyarat, contohnya 'jika pautan langsung gagal, mainkan mesej rakaman', supaya pasukan tidak membuat keputusan di bawah tekanan.

Privasi dan kebenaran

Mesej rakaman atau kemunculan langsung menggunakan imej dan suara penerima. Tanya badan penganugerah bagaimana persetujuan patut direkod, dan sama ada siaran atau rakaman akan dikongsi kemudian. Kemukakan sebarang soalan tentang data peribadi kepada orang yang bertanggungjawab di badan penganugerah.

Contoh kerja · Contoh rekaan

Seorang penerima fiktif menyertai dari luar negara

Organisasi dan angka fiktif, sebagai ilustrasi sahaja.

Seorang ahli kanan Persatuan Perancang Bandar Malaysia (fiktif) bekerja di luar negara dan tidak dapat hadir ke jamuan anugerah. Jawatankuasa anugerah membenarkan penerimaan jauh secara langsung dengan sandaran rakaman dan seorang proksi yang dinamakan.

Panggilan ujian diadakan seminggu sebelumnya, dan rakaman sandaran 60 saat diterima tiga hari sebelum majlis. Pada isyarat, pautan langsung terputus selama sepuluh saat, operator memainkan rakaman, dan proksi mengambil trofi seperti dipersetujui.

Gunakan sendiri

Borang pilihan penerima

Sesuaikan untuk jemputan anda atau hantar sebagai borang ringkas selepas badan penganugerah meluluskan pilihan.

Nama penerima dan anugerah seperti disahkan badan penganugerah:
Saya akan hadir secara fizikal: ya atau tidak.
Jika tidak, pilihan pertama saya ialah proksi / pautan langsung / mesej rakaman / disampaikan kemudian.
Pilihan kedua saya ialah:
Nama proksi, hubungan dan butiran hubungan (jika dipilih):
Kuasa bertulis dilampirkan atau dihantar menjelang (tarikh):
Zon masa, peranti dan hubungan sandaran untuk pautan langsung:
Fail mesej rakaman dihantar menjelang (tarikh):
Kebenaran menggunakan imej dan suara saya pada malam itu, dirakam atau disiarkan: minta badan penganugerah merangka dan merekod.
Keperluan khas bagi mana-mana pilihan:

Buka alat: Pembina turutan pelaksanaan acara

Urus sendiri atau dapatkan bantuan?

Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila

Seorang dua penerima tidak dapat hadir dan proksi atau mesej rakaman mencukupi.
Badan penganugerah sudah mempunyai dasar yang jelas.
Majlis kecil dan tidak formal.

Bantuan perancangan luar berbaloi apabila

Ramai penerima di luar negara atau di zon masa berbeza dan beberapa memerlukan pautan langsung.
Majlis disiarkan, jadi item jauh dan rakaman mesti disusun bersama suapan utama.
Jawatankuasa mahukan seorang penyelaras untuk panggilan ujian, fail, sandaran dan pengesahan bertulis.

Mahu penerima jauh diselaraskan?

Ketua projek persidangan boleh mengumpul pilihan setiap penerima, menjadualkan panggilan ujian, mengurus fail dan sandaran serta memasukkannya ke dalam susunan acara, sementara badan penganugerah anda memutuskan pilihan mana dibenarkan. Hantarkan senarai penerima dan pilihan yang anda fikirkan.

Bincang penerima jauhMembuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.Ketua projek persidangan

Soalan yang biasa ditanya penganjur

Bolehkah proksi mengambil sijil kelayakan profesional?

Bergantung pada peraturan badan penganugerah. Tanya secara bertulis sebelum menjanjikan apa-apa kepada penerima.

Adakah mesej rakaman lebih baik daripada pautan langsung?

Rakaman lebih selamat dari segi teknikal, pautan langsung terasa lebih hadir. Ramai program meminta kedua-duanya, dengan rakaman sebagai sandaran.

Bagaimana jika penerima tidak pernah menjawab?

Tetapkan tarikh akhir dan lalai, contohnya disampaikan kemudian, dan persetujuinya dengan badan penganugerah.

Patutkah kita menyebut ketidakhadiran pada malam itu?

Semak keutamaan badan penganugerah. Satu baris ringkas yang tenang oleh pengacara adalah lazim, tetapi pilihan itu milik mereka.

Sumber berkaitan

Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.