简要回答
通常有四种选择：由代表代领、获奖者通过直播连线参加、获奖者寄来录制的致谢，或在其缺席的情况下授予，之后再颁发。颁奖机构决定哪些方式被允许，获奖者在其中选择。
在邀请函措辞中写明这些选项，并设定选择的截止日期，把每个选项都当作有负责人的小型制作任务，而不是当晚临时应付。
在各选项之间如何选择
并非每个选项都适合每个奖项。专业资格的入会通常需要确认获奖者身份并由颁奖机构授予，因此要先查看其规定。
| 选项 | 如何进行 | 需要什么 | 主要风险 |
|---|---|---|---|
| 代领 | 由指定人员领奖，也可宣读一段留言 | 获奖者书面授权，颁奖机构批准谁可代领 | 上台的人不对，留言太长 |
| 现场远程接受 | 获奖者在颁奖时刻通过视频出现 | 测试通话、稳定网络、备用方案、屏幕和音响设置 | 提示时刻连线中断 |
| 录制致谢 | 在提示时刻播放一段短视频 | 简报、格式、上传截止日期、颁奖机构审核 | 文件迟交或无法使用，内容未获批准 |
| 缺席授予，之后颁发 | 当晚宣布，另择活动或邮寄颁发 | 颁奖机构的措辞、之后的日期、联系获奖者的方式 | 延误，错过当晚的时刻 |
| 当晚不表彰 | 仅在颁奖机构与获奖者都同意时 | 在证书和网站上措辞清楚 | 获奖者觉得被排除在外 |
需与颁奖机构约定的事项
- 哪个奖项或资格允许哪些选项。
- 代领是否需要书面授权，谁可以代领。
- 致谢是否可以录制或现场进行，留言最长多久。
- 谁批准录制或现场致谢的内容，最迟何时。
- 如果之后颁发，证书或奖杯的样式，以及由谁负责邮寄或亲手交付。
- 当晚是否提及获奖者缺席。
收集获奖者的选择
- 在颁奖机构批准措辞后，把选项和选择截止日期写入邀请函。
- 请对方给出首选和次选，以防首选无法实现。
- 对于直播连线，安排测试通话，约定备用电话联系人，并清楚确认时区。
- 对于录制致谢，发送简短说明：时长、画面方向、背景、音频、文件格式和上传日期。
- 最迟在典礼前一周，以书面方式与获奖者确认最终安排。
把远程参与放进流程表
把每个远程或录制项目当作一个有负责人、备用方案和时间的提示。前后各留几秒应对延迟，并提前决定连线中断时主持人说什么。
使用流程表生成工具可以把备用方案附在提示上，例如“直播连线失败则播放录制留言”，这样团队不必在压力下临时决定。
隐私与许可
录制留言或现场出镜会使用获奖者的影像和声音。请询问颁奖机构应如何记录同意，以及直播或录制内容之后是否会分享。有关个人数据的问题，请交给颁奖机构中负责该事项的人。
实例演示 · 虚构示例
一位虚构获奖者从海外参加
虚构机构与数字，仅作说明。
虚构的 Persatuan Perancang Bandar Malaysia 一位资深会员在海外工作，无法出席颁奖晚宴。奖项委员会允许现场远程接受，并设录制备用和一位指定代表。
活动前一周进行了测试通话，三天前收到一段 60 秒的备用录像。提示时刻直播连线中断了十秒，操作员播放录像，代表按约定领取了奖杯。
可直接使用
获奖者选择表
可改写后放入邀请函，或在颁奖机构批准选项后作为简短表格发送。
- 颁奖机构确认的获奖者姓名与奖项：
- 我将亲自出席：是或否。
- 如不出席，我的首选是代领 / 直播连线 / 录制留言 / 之后颁发。
- 我的次选是：
- 代表姓名、关系与联系方式（如选择）：
- 书面授权已随附或将于（日期）前发送：
- 直播连线的时区、设备和备用联系人：
- 录制留言文件将于（日期）前发送：
- 同意在当晚使用我的影像和声音，无论录制或直播：请颁奖机构拟定措辞并记录。
- 任何选项的特殊需求：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 只有一两位获奖者无法出席，代领或录制留言已足够。
- 颁奖机构已有明确的政策。
- 典礼规模小且形式较随意。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 许多获奖者在海外或处于不同时区，其中几位需要直播连线。
- 典礼有直播，因此远程和录制项目必须与主画面排好顺序。
- 委员会希望由一位协调人负责测试通话、文件、备用方案和书面确认。
希望有人协调远程获奖者吗？
会议项目负责人可以收集每位获奖者的选择、安排测试通话、管理文件和备用方案并放入流程表，而哪些选项被允许仍由贵颁奖机构决定。请发来获奖者名单和您设想的选项。
主办方常见问题
代表可以代领专业资格证书吗？
取决于颁奖机构的规定。在向获奖者作出任何承诺之前，请先书面询问。
录制留言比直播连线更好吗？
录制在技术上更稳妥，直播连线则更有临场感。许多奖项两者都要求，并以录制作为备用。
如果获奖者一直不回复怎么办？
设定截止日期和默认方案，例如之后颁发，并与颁奖机构约定。
当晚要提到缺席吗？
请查看颁奖机构的偏好。主持人平静地简短说一句较常见，但决定权在他们。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。