Mengimbangi protokol majlis dengan akses penerima
Urutan majlis telah diluluskan pegawai protokol, dan kini seorang penerima bertanya bagaimana mereka akan sampai ke pentas.
Jawapan ringkas
Tanya penerima apa yang diperlukan, tanya tempat apa yang sebenarnya dibina, dan kemudian tanya pemilik protokol bahagian mana majlis yang tetap dan mana yang fleksibel. Kebanyakan protokol boleh dilenturkan: laluan, urutan, cara nama dipanggil. Sebahagian tidak boleh, dan badan penganugerah memutuskan yang mana.
Perancang menyelaras soalan dan merekod jawapan. Sama ada laluan, tanjakan atau susunan selamat atau patuh ialah perkara untuk tempat, jurutera atau pakar akses menyatakan, bukan perancang.
Mulakan dengan penerima, bukan pentas
Tanya setiap penerima, secara peribadi dan dengan kata mudah, sama ada mereka mempunyai keperluan akses untuk majlis dan bagaimana mereka mahu disokong. Tawarkan pilihan, bukan andaian, dan tanya apa yang berkesan di acara lain.
Keperluan berbeza-beza: laluan tanpa tangga, tempat duduk dekat lorong, jurubahasa isyarat, bahan cetakan besar, ruang senyap, masa tambahan, pendamping, bantuan di anak tangga pentas. Rekod apa yang dikatakan setiap orang dengan kata-kata mereka sendiri.
Apa yang biasanya ditetapkan protokol dan apa yang boleh fleksibel
| Unsur | Biasanya ditetapkan oleh | Soalan untuk pemilik protokol |
|---|---|---|
| Urutan penerima | Badan penganugerah | Bolehkah urutan berubah atas sebab akses, dan siapa meluluskan? |
| Berjalan ke pentas dan berjabat tangan | Protokol atau tradisi | Bolehkah penyampai mendatangi penerima, atau laluan alternatif digunakan? |
| Berdiri untuk lagu atau ucap selamat | Protokol atau tradisi | Adakah berdiri pilihan bagi yang tidak mampu, dan adakah dinyatakan dalam skrip? |
| Kedudukan gambar | Pelan jurugambar dan protokol | Bolehkah gambar diambil di aras lantai atau di tempat duduk penerima? |
| Tempat duduk mengikut pangkat atau abjad | Badan penganugerah | Bolehkah penerima duduk dekat laluan tanpa melanggar prinsip tempat duduk? |
| Kod pakaian dan lencana | Badan penganugerah | Adakah penyesuaian dibenarkan untuk keselesaan atau mobiliti? |
Soalan untuk tempat
- Pintu masuk, lif, koridor dan pintu mana akan digunakan penerima, dan siapa mengesahkan secara bertulis ia tanpa tangga?
- Adakah pentas boleh dicapai melalui tanjakan atau lif, dan siapa mengesahkan kesesuaiannya untuk keperluan penerima dan bilangan orang di atasnya?
- Di mana tandas boleh akses, dan berapa jauh dari dewan majlis, disahkan oleh tempat dan bukan dianggarkan oleh kita?
- Di mana peralatan bantuan, gelung pendengaran atau jurubahasa boleh diletakkan, dan berapa lama masa menyediakannya?
- Apakah prosedur kecemasan bagi tetamu yang memerlukan bantuan, dan siapa memberi taklimat kepada pasukan?
- Siapa orang hubungan tempat yang dinamakan untuk soalan akses pada hari itu?
Urutan yang mengekalkan kedua-dua pihak dalam pandangan
- Kumpul keperluan daripada penerima menjelang tarikh ditetapkan, dengan orang hubungan yang dinamakan.
- Kongsi keperluan, dengan persetujuan, kepada badan penganugerah, orang hubungan tempat dan pemilik protokol.
- Tanya tempat soalan di atas dan rekod jawapan bertulis.
- Tanya pemilik protokol unsur mana boleh fleksibel dan apa alternatifnya.
- Persetujui penyesuaian dengan setiap penerima, secara bertulis, sebelum latihan.
- Latih setiap laluan yang disesuaikan bersama penerima atau wakil mereka jika mereka mahu.
- Beri taklimat kepada pemandu tempat duduk, pengacara dan penyampai tentang susunan yang dipersetujui, tanpa menarik perhatian di dewan.
Jadikan penyesuaian semula jadi di dalam dewan
Penyesuaian yang baik tidak kelihatan. Jika penyampai mendatangi penerima, skrip patut menyatakan penyampai melangkah ke hadapan, bukan bahawa pengecualian dibuat. Jika urutan berubah, letakkan dalam atur cara.
Susunan acara boleh menyimpan isyarat yang disesuaikan dan orang yang dinamakan memiliki setiap satu, supaya susunan kekal walaupun kakitangan berubah pada hari itu.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Seorang penerima fiktif dan perarakan tetap
Organisasi dan angka fiktif, sebagai ilustrasi sahaja.
Di Majlis Profesional Perubatan Pekerjaan (fiktif), seorang daripada 30 penerima menggunakan kerusi roda, dan pentas tempat mempunyai anak tangga serta tanjakan di satu sisi sahaja. Pegawai protokol meminta setiap penerima berjalan ke tanda tengah.
Tempat mengesahkan secara bertulis tanjakan mana boleh digunakan. Pegawai protokol bersetuju penyampai bertemu penerima di kaki tanjakan, dan gambar diambil di situ. Atur cara menyenaraikan semua penerima dalam urutan sama tanpa sebarang catatan, dan pasukan pemandu tempat duduk diberi taklimat lebih awal.
Gunakan sendiri
Pek soalan akses penerima
Gunakan soalan ini dengan setiap penerima, tempat dan pemilik protokol. Rekod jawapan dengan kata-kata mereka dan simpan salinan bertarikh.
- Kepada penerima: apa, jika ada, yang akan membantu anda mengambil bahagian dalam majlis?
- Kepada penerima: bagaimana anda mahu kami mengatur perjalanan, tempat duduk, gambar dan sebarang bantuan?
- Kepada penerima: adakah orang yang anda mahu hadir atau diberitahu?
- Kepada penerima: bolehkah kami berkongsi keperluan anda dengan tempat dan pemilik protokol, dan dengan siapa?
- Kepada tempat: laluan mana telah disahkan secara bertulis tanpa tangga dari pintu masuk ke tempat duduk ke pentas?
- Kepada tempat: apakah susunan pentas dan tanjakan, dan siapa mengesahkannya sesuai?
- Kepada tempat: apakah kemudahan bantuan yang ada, dan berapa lama masa diperlukan untuk tambahan?
- Kepada pemilik protokol: unsur mana tetap dan mana boleh disesuaikan, dan siapa meluluskan perubahan?
- Kepada badan penganugerah: siapa pembuat keputusan akhir jika akses dan protokol bercanggah?
- Kepada semua: siapa orang hubungan yang dinamakan pada hari itu, dan bagaimana mereka menghubungi satu sama lain?
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Penerima sedikit, tempat yang anda kenali, dan pemilik protokol terbuka kepada penyesuaian.
- Keperluan boleh diurus melalui pilihan tempat duduk dan laluan yang mudah.
- Majlis pendek dan tidak formal.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa penerima dengan keperluan berbeza, protokol rasmi dan tempat yang rumit.
- Pemilik protokol, tempat dan penerima belum berbincang antara satu sama lain.
- Jawatankuasa mahukan seorang penyelaras untuk memegang soalan, jawapan bertulis dan latihan.
Mahu soalan akses ditanya dan direkod?
Ketua projek persidangan boleh menjalankan soalan bersama penerima, tempat dan pemilik protokol anda, menyimpan jawapan bertulis dan memasukkan penyesuaian yang dipersetujui ke dalam susunan acara dan latihan, sementara kesimpulan keselamatan dan pematuhan kekal pada tempat dan pakar yang berkelayakan.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa memutuskan laluan boleh diakses?
Tempat, dan jika berkaitan pakar akses atau jurutera. Perancang mengumpul jawapan bertulis dan tidak memberi kesimpulan akses.
Bolehkah protokol diubah atas sebab akses?
Selalunya boleh, tetapi pemilik protokol dan badan penganugerah memutuskan. Tanya awal supaya perubahan dapat dimasukkan dalam atur cara.
Patutkah keperluan akses diumumkan di dewan?
Hanya jika penerima mahu. Sasarkan penyesuaian yang tidak memerlukan penjelasan.
Bila kita patut bertanya penerima tentang akses?
Pada peringkat jemputan, dengan orang hubungan dan tarikh yang jelas, supaya ada masa menyelesaikan soalan tempat dan protokol.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.