Pelaporan acara berasaskan pengecualian
Laporan mingguan anda sudah mencecah enam muka surat dan satu perkara yang penting berada di muka surat empat.
Jawapan ringkas
Pelaporan berasaskan pengecualian bermaksud laporan hanya menyenaraikan perkara yang melepasi pencetus yang dipersetujui pasukan lebih awal, ditambah satu baris pendek yang mengesahkan apa yang disemak dan didapati mengikut jadual. Selebihnya kekal dalam penjejak untuk sesiapa yang mahu melihatnya.
Pencetus mesti ditulis sebelum pengecualian muncul. Jika tidak, laporan bergantung pada siapa yang berasa bimbang minggu itu.
Apa yang dikira sebagai pengecualian
Pengecualian ialah perkara yang rancangan, keputusan atau kebergantungannya telah bergerak keluar daripada sempadan yang ditetapkan pasukan. Sempadan itu ialah peraturan, seperti pencapaian yang melepasi tarikhnya atau keputusan tanpa pemilik, bukan perasaan.
Tetapkan pencetus bersama orang yang akan menerima laporan, supaya tiada sesiapa terkejut dengan perkara yang dibangkitkan.
Pilih pencetus bagi setiap bahagian laporan
Gunakan jadual ini sebagai titik mula dan gantikan contoh dengan sempadan anda sendiri. Angka atau syarat di dalamnya ialah pemegang tempat untuk diputuskan pasukan, bukan nilai yang disyorkan.
| Bahagian | Contoh pencetus (tetapkan sendiri) | Siapa dimaklumkan |
|---|---|---|
| Pencapaian | Satu pencapaian telah melepasi tarikh yang dirancang tanpa bukti penyempurnaan. | Ketua projek, kemudian pengerusi. |
| Keputusan | Satu keputusan melepasi tarikh akhir keputusan, atau tiada pemutus dinamakan. | Pengerusi atau pelulus. |
| Pembekal | Pengesahan, kontrak atau hasil kerja lewat berbanding tarikh yang dipersetujui. | Pemilik aliran kerja dan ketua projek. |
| Bajet | Satu baris ramalan bergerak melebihi toleransi yang dipersetujui kewangan, atau kos belum diluluskan. | Kewangan dan pengerusi. |
| Pendaftaran | Pendaftaran sebenar berbeza daripada rancangan melebihi jurang yang dipersetujui jawatankuasa. | Ketua projek dan jawatankuasa. |
| Isu | Satu isu terbuka lebih lama daripada had tempoh yang anda tetapkan. Lihat tempoh isu. | Pemilik, kemudian pengerusi. |
Kekalkan pengesahan ringkas untuk yang mengikut jadual
Laporan tanpa pengecualian tidak sama dengan laporan yang tiada siapa semak. Tambah satu baris yang menyenaraikan bahagian yang disemak dan tarikhnya, supaya pembaca tahu senyap bermaksud telah disemak, bukan terlepas.
Jika data bagi sesuatu bahagian tidak tersedia, senaraikan bahagian itu sebagai pengecualian: data tiada. Jangan biarkan kekosongan dibaca sebagai berita baik.
Jalankan kitaran
- Persetujui pencetus dan ambang bersama pembaca laporan dan tulis di bahagian atas penjejak.
- Setiap pemilik aliran kerja menyemak bahagian mereka berbanding pencetus sebelum tarikh tutup.
- Penyedia laporan menyenaraikan hanya perkara yang tercetus, setiap satu dengan pemilik, bukti, kesan dan tindakan atau keputusan yang diminta.
- Tambah baris pengesahan mengikut jadual dan mana-mana bahagian yang datanya tiada.
- Semak pencetus selepas beberapa laporan. Ketatkan yang menghasilkan bunyi bising dan jangan longgarkan tanpa persetujuan.
Di mana ia tersasar
- Pencetus ditetapkan terlalu longgar sehingga tiada apa dilaporkan, kemudian semuanya dilaporkan lewat.
- Pemilik menentukan secara peribadi sama ada sesuatu dikira, jadi pengecualian berbeza mengikut orang.
- Laporan menyembunyikan bahagian yang mengikut jadual sepenuhnya dan kepimpinan hilang gambaran. Kekalkan pengesahan satu baris, dan sediakan papan pemuka.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Pasukan pembelajaran profesional rekaan memendekkan laporannya
Organisasi dan angka rekaan, ditulis untuk menunjukkan tahap perincian yang berguna.
Sekretariat Persatuan Fiktif Jurulatih Profesional dahulu menghantar laporan mingguan empat muka surat. Jawatankuasa bersetuju dengan enam pencetus dan laporan seterusnya muat dalam satu muka surat.
Ia menyenaraikan dua pengecualian: bukti cetakan program melepasi tarikh yang dipersetujui, dan sebut harga AV tiada pelulus yang dinamakan. Baris akhir berbunyi: pencapaian, keputusan, pembekal, bajet, pendaftaran dan isu disemak pada hari Khamis; data pendaftaran belum dieksport, maka bahagian itu ditanda data tiada.
Gunakan sendiri
Log pengecualian dan helaian pencetus
Salin senarai pencetus sekali sahaja, kemudian gunakan baris pengecualian bagi setiap laporan.
- Senarai pencetus: bahagian, peraturan, siapa menetapkan, siapa dimaklumkan, tarikh dipersetujui:
- Tarikh laporan dan bahagian yang disemak:
- Baris pengecualian 1: perkara, pencetus yang dilepasi, pemilik:
- Bukti (dokumen, tarikh, mesej):
- Kesan jika tidak diselesaikan (tarikh, kos, skop atau orang terjejas):
- Tindakan atau keputusan yang diminta, dan sebelum bila:
- Baris pengecualian 2 dan seterusnya: ulang medan yang sama:
- Bahagian yang datanya tiada dan siapa mendapatkannya:
- Pengesahan mengikut jadual: bahagian disemak tanpa pencetus dilepasi:
- Tarikh semakan pencetus dan perubahan yang dipersetujui:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pembaca bersetuju dengan pencetus dan menerima bahawa perkara mengikut jadual tidak dilaporkan secara terperinci.
- Seorang pegawai boleh menyemak bahagian berbanding pencetus setiap kitaran.
- Penjejak mempunyai tarikh dan pemilik bagi setiap perkara.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Pembaca tidak sependapat tentang apa yang wajar dibangkitkan.
- Pengecualian muncul lewat kerana tiada siapa menyemak tarikh pembekal dan keputusan.
- Beberapa aliran kerja melapor dalam format berbeza dan perlu disatukan.
Mahu seseorang menggunakan pencetus dan membangkitkan pengecualian?
Ketua projek persidangan boleh menyetujui pencetus bersama jawatankuasa anda, menyemak setiap aliran kerja berbanding pencetus pada setiap kitaran, dan membangkitkan pengecualian dengan keputusan yang diperlukan dan bukti dilampirkan. Keputusan kekal milik anda. Hantar laporan status semasa anda dan nyatakan siapa yang menerimanya.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Apakah ambang yang patut digunakan?
Itu untuk jawatankuasa dan bahagian kewangan anda putuskan. Sempadan yang sesuai bergantung pada bajet, toleransi risiko dan betapa hampirnya acara. Tulis ambang itu dan semak selepas beberapa laporan pertama.
Adakah kepimpinan akan berasa kurang penglihatan?
Tidak, jika baris pengesahan mengikut jadual dan pautan ke penjejak penuh kekal dalam laporan. Pembaca boleh meneliti apabila mahu.
Bolehkah pengecualian berupa berita baik?
Laporan ini untuk perkara yang perlu tindakan, jadi simpan berita baik dalam baris perubahan. Jika sesuatu jauh mendahului jadual dan membebaskan sumber, bangkitkan sebagai keputusan.
Berapa banyak pengecualian dikira terlalu banyak?
Jika kebanyakan baris ialah pengecualian, rancangan atau pencetus perlu disemak. Bangkitkan itu sebagai perkara pertama dalam laporan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.