Menjejak tempoh isu acara belum diselesaikan
Isu terbuka terus bertambah dalam penjejak dan tiada siapa dapat menyatakan yang mana telah tersangkut paling lama.
Jawapan ringkas
Penjejakan tempoh isu bermaksud merekodkan tarikh setiap isu dibuka dan menunjukkan berapa hari ia terbuka, disusun dari yang paling lama. Pasukan anda kemudian bersetuju tentang jalur tempoh yang mencetuskan peringatan, penaikan isu atau keputusan.
Tempoh ialah dorongan untuk bertanya mengapa, bukan markah. Isu lama mungkin menunggu pembekal, keputusan atau seseorang, dan penyelesaiannya berbeza dalam setiap kes.
Apa yang direkodkan bagi setiap isu
- Penerangan satu baris yang boleh difahami oleh orang di luar pasukan.
- Tarikh ia dibuka, bukan tarikh ia terakhir dibincangkan.
- Seorang pemilik yang dinamakan, yang mungkin bukan orang yang membaikinya.
- Apa yang ditunggu: seseorang, pembekal, keputusan, maklumat atau tiada apa-apa.
- Langkah seterusnya dan tarikh langkah itu.
- Apa yang dihalang, seperti pencapaian, bayaran atau tugas lain.
Tetapkan jalur tempoh yang sesuai dengan garis masa anda
Bilangan hari terbuka yang sama bermakna lain pada enam bulan sebelum acara berbanding tiga minggu sebelumnya. Nyatakan jalur relatif kepada tarikh acara atau pencapaian yang dihalang oleh isu itu, dan biarkan jawatankuasa memilih had.
Jadual memberi struktur. Bilangan hari dibiarkan untuk anda tetapkan.
| Jalur | Maksud | Tindakan |
|---|---|---|
| Baru | Dibuka dalam had pertama anda. | Pemilik mengesahkan langkah seterusnya. |
| Semakin lama | Melepasi had pertama tanpa pergerakan. | Ketua projek bertanya apa yang ditunggu. |
| Tersangkut | Melepasi had kedua, atau kini menghalang pencapaian. | Bangkitkan kepada pengerusi atau pelulus dengan permintaan keputusan jika keputusan ialah penghalang. |
| Kritikal | Dalam jarak tertentu daripada acara, atau menghalang tarikh kontrak. | Tambah dalam ringkasan kepimpinan dan putuskan satu pilihan. |
Tanya soalan yang betul tentang setiap isu lama
- Menunggu keputusan: siapa memutuskan, sebelum bila, dan apa berlaku jika tidak diputuskan?
- Menunggu pembekal: bila permintaan terakhir, dan adakah ada hubungan kedua?
- Menunggu maklumat: siapa memegangnya, dan bolehkah andaian direkodkan sementara itu?
- Tidak menunggu apa-apa: adakah isu ini masih benar, atau boleh ditutup atau digabungkan?
Rentak semakan
- Sebelum setiap laporan mingguan, susun senarai isu dari yang paling lama.
- Alihkan mana-mana isu yang melepasi jalur dan catat tarikh ia dialihkan.
- Minta pemilik isu Tersangkut dan Kritikal menulis langkah seterusnya.
- Laporkan bilangan mengikut jalur dan dua atau tiga perkara paling lama dalam laporan status.
- Tutup isu hanya apabila pemilik merekodkan apa yang menyelesaikannya.
Perangkap
- Menetapkan semula tarikh setiap kali ada yang memberi komen, yang menyembunyikan tempoh sebenar.
- Menutup isu untuk memperbaiki angka dan bukannya menyelesaikannya.
- Menganggap semua isu sama, sehingga isu kecil yang lama mengatasi isu baru yang menghalang kontrak venue.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Pasukan forum rekaan membaca senarai isunya
Organisasi dan angka rekaan, ditulis untuk menunjukkan tahap perincian yang berguna.
Persatuan Fiktif Jurutera Pengurusan mempunyai tujuh isu terbuka. Disusun mengikut tempoh, yang paling lama ialah senarai alergen katering yang diminta daripada venue 21 hari lalu, menunggu balasan venue.
Ketua projek melihat ia menghalang pencapaian bilangan akhir katering, mengalihkannya ke Tersangkut, dan meminta ketua sekretariat menelefon hubungan kedua di venue. Isu yang lebih baru tentang gambar penceramah berada di Semakin lama tetapi tidak menghalang apa-apa, jadi ia kekal dengan pemiliknya. Laporan menunjukkan tujuh isu: tiga Baru, dua Semakin lama, dua Tersangkut.
Gunakan sendiri
Log tempoh isu
Salin jadual ini ke dalam penjejak anda dan tambah satu baris bagi setiap isu terbuka. Hari terbuka ialah tarikh laporan tolak tarikh dibuka.
| Isu | Dibuka | Hari terbuka | Pemilik | Menunggu | Menghalang | Jalur | Langkah seterusnya dan tarikh |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Contoh: senarai alergen venue belum diterima | Tarikh dibuka | Tarikh laporan tolak tarikh dibuka | Nama | Balasan venue | Bilangan akhir katering | Tersangkut | Telefon hubungan kedua venue sebelum tarikh |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Penjejak sudah merekodkan tarikh dibuka dan pemilik.
- Hanya beberapa isu terbuka serentak dan pasukan bertemu setiap minggu.
- Pemilik memberi respons apabila diminta langkah seterusnya.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Isu berada pada pembekal atau ahli jawatankuasa yang lambat membalas dan perlu dikejar.
- Tiada sesiapa mempunyai kuasa untuk membangkitkan isu kepada pengerusi.
- Senarai isu bercampur antara penghalang sebenar dengan nota lama dan tiada masa untuk membersihkannya.
Perlukan seseorang untuk mengejar isu yang tersangkut?
Ketua projek persidangan boleh mengekalkan senarai isu terkini, bertanya pemilik dan pembekal apa yang ditunggu oleh setiap isu lama, dan membawa perkara tersangkut kepada pengerusi anda bersama keputusan yang diperlukan. Jawatankuasa anda kekal berkuasa atas pilihan. Hantar senarai isu semasa anda dan bilangan orang yang terlibat.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa hari patut mencetuskan penaikan isu?
Jawatankuasa anda patut menetapkannya, relatif kepada tarikh acara dan pencapaian yang dihalang oleh isu itu. Had yang sesuai untuk pelan tujuh bulan akan terlalu perlahan pada bulan terakhir.
Perlukah kita mengira hujung minggu dan cuti umum?
Pilih satu peraturan, hari kalendar atau hari bekerja, dan gunakan setiap kali. Nyatakan peraturan di bahagian atas log.
Bagaimana jika isu itu milik pembekal?
Simpan dalam senarai anda dengan seorang pemilik di pihak anda, dan rekodkan apa yang pembekal terhutang serta sebelum bila.
Adakah ini sama dengan daftar risiko?
Tidak. Isu sudah berlaku. Risiko mungkin berlaku. Jejak secara berasingan dan pautkan isu kepada risikonya jika ada.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.