Mendokumenkan hasil konsultasi tanpa mendakwa sokongan rasmi
Laporan konsultasi dibaca oleh orang yang tiada di dalam bilik, dan perkataannya menentukan sama ada ia kelihatan sebagai rekod atau sokongan.
Jawapan ringkas
Tulis nota hasil sebagai rekod apa yang dibincang, dengan atribusi seperti dipersetujui, dan nyatakan statusnya pada halaman pertama: siapa menganjur, siapa menyumbang, siapa telah melihat draf dan apa yang bukan dakwaannya. Sokongan rasmi, jika ada, datang daripada badan yang memegang kuasa itu, dalam perkataannya sendiri.
Setujui perkataan status dan laluan kelulusan dengan jawatankuasa penganjur sebelum acara, kemudian gunakan pada setiap hasil: nota, slaid, kenyataan akhbar dan hantaran sosial.
Tentukan status hasil sebelum acara
Adakah hasil itu ringkasan pandangan, set cadangan penganjur, kenyataan bersama atau input kepada badan awam? Setiap satu mempunyai laluan kelulusan berbeza. Tulis jawapan dalam satu ayat dan letakkan di bahagian atas dokumen.
Jika mana-mana badan rasmi akan menggunakan hasil itu, tanya badan itu bagaimana ia mahu menerima dan menghuraikannya.
Bahasa yang merekod tanpa menyokong
| Gantikan | Pertimbangkan |
|---|---|
| Forum bersetuju bahawa... | Peserta membincangkan... ; pandangan berbeza tentang... |
| Disokong oleh kementerian | Wakil kementerian mengambil bahagian dalam sesi tentang... |
| Cadangan rasmi | Cadangan daripada penganjur, diambil daripada perbincangan |
| Hasil diluluskan kerajaan | Hasil seperti direkod urus setia; tidak disemak mana-mana agensi kecuali dinyatakan |
| Peserta menyokong... | Peserta yang mengulas sebelum dikeluarkan: [nama], dengan perubahan yang mereka minta |
Apa yang mesti dibawa setiap hasil
- Tajuk yang menamakan penganjur dan tarikh.
- Pernyataan status: siapa menganjur, siapa menyumbang, siapa menyemak dan apa yang bukan dakwaan dokumen.
- Peraturan atribusi yang digunakan: bernama, mengikut kumpulan atau tanpa atribusi.
- Nombor versi dan tarikh pembetulan fakta terakhir.
- Logo hanya organisasi yang membenarkan penggunaan logo secara bertulis.
- Di mana perselisihan direkod dan bagaimana.
- Orang perhubungan untuk pembetulan.
Urutan menghasilkan rekod
- Setujui pernyataan status dan peraturan atribusi dengan jawatankuasa penganjur.
- Catat nota mengikut struktur agenda, bukan mengikut pendirian.
- Draf nota tanpa menilai atau menyusun pandangan.
- Hantar draf kepada peserta yang dinamakan untuk pembetulan fakta sahaja, dengan tarikh akhir.
- Rekod permintaan dan respons bagi setiap satu.
- Semak logo, petikan dan gelaran terhadap kebenaran bertulis.
- Terbitkan dengan versi dan pernyataan status, dan simpan jejak kelulusan.
Hasil yang bergerak pantas
Kenyataan akhbar, hantaran sosial dan ringkasan slaid mengulang risiko status yang sama dalam bentuk lebih pendek. Letakkan perkataan status dalam satu ayat pendek yang boleh digunakan semua, dan minta jawatankuasa meluluskan setiap hasil luaran. Senarai pemilikan kandungan bersama membantu; lihat matriks pemilikan kandungan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Konsultasi fiksyen tentang mobiliti bandar
Organisasi dan angka fiksyen, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan fiksyen menganjurkan konsultasi separuh hari dengan agensi perbandaran, dua badan industri dan tiga kumpulan komuniti. Draf nota menyatakan "Agensi menyokong cadangan tentang penggunaan lorong".
Wakil agensi membalas bahawa beliau mengambil bahagian dalam sesi tetapi agensi tidak mempunyai pendirian. Urus setia menukar ayat itu untuk merekod penyertaannya dan perkara yang dibangkitkan, dan menambah pernyataan status: tidak disemak mana-mana agensi.
Nota dikeluarkan sebagai versi 2 dengan tarikh pembetulan fakta dan catatan tentang tiga peserta yang mengulas.
Gunakan sendiri
Senarai semak status hasil konsultasi
Salin jadual ini, jalankan sebelum sebarang nota, slaid atau hantaran dikeluarkan.
| Hasil | Pernyataan status ada | Peraturan atribusi digunakan | Peserta yang menyemak | Logo dan gelaran dibenarkan secara bertulis | Diluluskan oleh | Versi dan tarikh |
|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Konsultasi dalaman kecil dengan satu penganjur dan peraturan atribusi dipersetujui.
- Tiada penerbitan luaran selain kepada peserta.
- Pengerusi jawatankuasa menyemak setiap hasil.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa organisasi, badan awam dalam bilik dan pengeluaran awam dirancang.
- Peserta berbeza pendapat dan perkataan dipertikaikan.
- Kelajuan pengeluaran menekan semakan logo, petikan dan status.
Perlukan rekod ditulis dan diluluskan dengan kemas?
Ketua projek persidangan boleh menyetujui pernyataan status dan peraturan atribusi dengan jawatankuasa anda, menjalankan nota mengikut agenda, mengedarkan draf untuk pembetulan fakta, menyemak logo dan petikan terhadap kebenaran bertulis dan menyimpan jejak versi. Pendirian dan hak bercakap bagi mana-mana organisasi kekal pada peserta dan badan berkenaan. Hantar agenda dan senarai peserta untuk menentukan skop kerja.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah kami kata kementerian terlibat?
Nyatakan apa yang benar: wakil hadir atau menyumbang. Jangan membayangkan kementerian menyokong hasil kecuali ia telah menyatakannya secara bertulis.
Perlukah kelulusan peserta untuk nota?
Untuk pembetulan fakta dan petikan beratribusi, ya. Penganjur memutuskan teks akhir.
Bolehkah logo penaja muncul pada nota?
Hanya jika jawatankuasa meluluskan dan hubungan pembiaya dinyatakan dengan jelas. Lihat halaman keterlihatan pembiaya.
Bagaimana dengan rakaman?
Layan transkrip atau rakaman sebagai hasil berasingan dengan kebenaran dan status sendiri.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.