Penugasan pegawai perhubungan penceramah
Lapan belas penceramah akan tiba dalam satu pagi, dan setiap seorang akan bertanya sesiapa sahaja ke mana hendak pergi dan siapa untuk dihubungi.
Jawapan ringkas
Beri setiap penceramah seorang pegawai perhubungan yang dinamakan sebagai satu-satunya hubungan mereka dari pengesahan hingga berlepas, dengan seorang pengganti dinamakan untuk hari acara. Tulis apa yang dilindungi peranan itu dan apa yang diserahkan kepada pihak lain.
Taklimat pegawai perhubungan dengan pek yang sama seperti penceramah, menggunakan penjana taklimat penceramah, dan hantar nama pegawai perhubungan kepada setiap penceramah bersama borang logistik.
Apa yang dilakukan dan tidak dilakukan pegawai perhubungan
Pegawai perhubungan ialah satu titik hubungan bagi penceramah. Mereka menjawab soalan, mengejar bahan, menyambut dan membimbing penceramah pada hari acara dan menyampaikan masalah kepada pemilik yang betul.
Mereka tidak membuat keputusan program, bajet atau teknikal. Itu kekal dengan ketua program, kewangan dan pembekal AV.
- Sebelum acara: sahkan butiran, kejar biografi, slaid dan borang logistik.
- Ketibaan: sambut atau tunjuk arah penceramah, menggunakan arahan ketibaan yang dipersetujui.
- Hari sesi: taklimat tentang bilik dan masa, bawa penceramah ke pintu masuk pentas, beritahu pengurus pentas apabila penceramah bersedia.
- Selepas sesi: ucap terima kasih dan sampaikan permintaan susulan.
Memilih orangnya
- Seseorang yang mempunyai masa pada hari itu, bukan orang yang sesinya sendiri berlangsung pada masa sama.
- Seseorang yang boleh menghubungi urus setia dan pasukan AV dengan cepat.
- Penceramah kanan boleh dipadankan dengan pegawai perhubungan yang lebih kanan atau berpengalaman, jika ada.
- Penceramah yang memerlukan sokongan bahasa atau akses perlu dipadankan dengan pegawai perhubungan yang boleh mengaturnya, selepas bertanya penceramah.
Berapa penceramah bagi setiap pegawai perhubungan
Tiada angka tetap. Bilangan yang betul bergantung pada betapa rapatnya sesi, betapa jauhnya bilik dan betapa banyaknya keperluan setiap penceramah.
Uji pelan di atas kertas: senaraikan penceramah setiap pegawai perhubungan mengikut masa dan bilik dan semak tiada pegawai perhubungan perlu berada di dua tempat serentak. Pertindihan ialah tanda untuk menambah orang, bukan untuk berharap. Pembina jadual raptai menunjukkan pertindihan seumpama itu bagi raptai.
Serah tugas pada hari acara
- Beri setiap pegawai perhubungan satu helaian muka surat tunggal dengan penceramah, masa sesi, bilik dan hubungan mereka.
- Sepakati satu saluran, seperti kumpulan pesanan, untuk pegawai perhubungan kepada urus setia.
- Namakan pengganti bagi setiap pegawai perhubungan dan beritahu penceramah.
- Rekod siapa telah bertemu siapa supaya urus setia tahu bila semua penceramah telah tiba.
- Kumpul nota pegawai perhubungan selepas acara semasa ingatan masih segar.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Enam pegawai perhubungan untuk lapan belas penceramah
Organisasi dan angka fiksyen, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan fiksyen memadankan enam pegawai perhubungan dengan lapan belas penceramah merentasi dua bilik. Apabila pasukan menyenaraikan sesi mengikut masa, seorang pegawai perhubungan mempunyai dua penceramah yang bermula berselang sepuluh minit di bilik berbeza.
Ketua program memindahkan seorang daripada penceramah itu kepada pegawai perhubungan pengganti, memberitahu kedua-dua penceramah, dan mengemas kini helaian muka surat tunggal sebelum dicetak.
Gunakan sendiri
Helaian pegawai perhubungan penceramah
Satu baris bagi setiap penceramah. Cetak satu helaian bagi setiap pegawai perhubungan untuk hari acara.
| Penceramah | Sesi, masa dan bilik | Pegawai perhubungan | Pegawai pengganti | Disambut semasa ketibaan (masa) | Di pintu pentas (masa) | Nota |
|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Penceramah sedikit dan beberapa ahli pasukan lapang pada hari itu.
- Sesi dalam satu bilik.
- Semua orang dalam pasukan mengenali venue.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai penceramah merentasi beberapa bilik dan masa.
- Penceramah dengan keperluan sokongan berbeza, seperti bahasa atau akses.
- Urus setia sibuk dengan pendaftaran dan tidak dapat juga menguruskan ketibaan penceramah.
Mahu pelan pegawai perhubungan disediakan dan ditaklimatkan?
Ketua projek persidangan boleh memadankan pegawai perhubungan dengan penceramah, menguji pelan terhadap jadual waktu, memberi taklimat kepada mereka dan mengendalikan saluran pada hari acara. Siapa yang memikul peranan itu kekal keputusan anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah pegawai perhubungan sukarelawan atau kakitangan?
Salah satu, jika mereka diberi taklimat dan ada pada hari acara. Semak sebarang pengaturan sukarelawan dengan penasihat anda.
Adakah semua penceramah memerlukan pegawai perhubungan?
Kebanyakannya mendapat manfaat. Acara kecil boleh menggunakan seorang pegawai perhubungan untuk beberapa penceramah jika sesi tidak bertindih.
Bagaimana jika pegawai perhubungan tidak dapat hadir?
Namakan pengganti bagi setiap pegawai perhubungan lebih awal dan beritahu penceramah kedua-dua nama.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.