简要回答
为每位讲者指定一位联络员，从确认到离开都是他们唯一的联系人，并为当天指定一位后备。写明这个角色负责什么、哪些事交给别人。
联络员做什么，不做什么
联络员是讲者的单一联系窗口。他们回答问题、催收资料、在当天迎接并引导讲者，并把问题交给对应的负责人。
他们不做节目、预算或技术方面的决定，这些仍归节目负责人、财务和视听供应商。
- 活动前：确认细节，催收简介、幻灯片和行程表。
- 抵达：迎接或指引讲者，使用已约定的抵达指引。
- 场次当天：说明房间和时间，带讲者到舞台入口，讲者准备好时通知舞台经理。
- 场次结束后：致谢并转交后续请求。
如何挑人
- 当天有时间的人，而不是自己的场次正好同时进行的人。
- 能迅速联系到秘书处和视听团队的人。
- 资深讲者可以配一位更资深或经验丰富的联络员（如有）。
- 需要语言或无障碍支持的讲者，在征询其意见后，配给能安排这些支持的联络员。
一位联络员照应几位讲者
没有固定数字。合适的数量取决于场次间隔多紧、房间多远，以及每位讲者的需要多少。
先在纸上检验：把每位联络员的讲者按时间和房间列出，确认没有人需要同时出现在两个地方。出现冲突，说明要增加人手，而不是寄望于运气。彩排时间表生成器可以对彩排显示同类冲突。
当天交接
- 给每位联络员一页纸，写明其负责的讲者、场次时间、房间和联系方式。
- 约定一个联络员与秘书处之间的沟通渠道，例如消息群组。
- 为每位联络员指定后备，并告知讲者。
- 记录谁已见到谁，让秘书处知道所有讲者何时到齐。
- 活动后趁记忆新鲜收集联络员的笔记。
实例演示 · 虚构示例
六位联络员照应十八位讲者
虚构组织与数字，仅作说明。
一个虚构协会为分布在两个房间的十八位讲者配了六位联络员。团队按时间列出场次后发现，有位联络员的两位讲者相隔十分钟、在不同房间开场。
节目负责人把其中一位讲者改给后备联络员，通知两位讲者，并在打印之前更新那页纸。
可直接使用
讲者联络员表
每位讲者一行。当天为每位联络员打印一份。
| 讲者 | 场次、时间与房间 | 联络员 | 后备联络员 | 抵达迎接（时间） | 到达舞台入口（时间） | 备注 |
|---|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 讲者不多，当天有几位团队成员有空。
- 场次都在同一个房间。
- 团队成员都熟悉场地。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 讲者多，分布在多个房间和时段。
- 讲者有不同的支持需要，例如语言或无障碍。
- 秘书处忙于注册，无法兼顾讲者抵达。
希望联络员计划有人制定并做简报？
会议项目负责人可以为讲者匹配联络员，用时间表检验计划，为联络员做简报，并在当天管理沟通渠道。由谁担任这个角色，仍由您决定。
主办方常见问题
联络员应该是志愿者还是员工？
都可以，只要做过简报并且当天有空。志愿者的安排请与顾问确认。
所有讲者都需要联络员吗？
大多数讲者都会受益。小型活动如果场次不重叠，一位联络员可以照应几位讲者。
联络员临时无法到场怎么办？
事先为每位联络员指定后备，并告知讲者两个人的姓名。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。