Bahan digital dengan alternatif akses
Anda mahu mengurangkan cetakan dengan memindahkan atur cara dan bahan penceramah ke dalam talian, tanpa membiarkan sebahagian peserta tidak dapat menggunakannya.
Jawapan ringkas
Beralih kepada digital hanya berkesan jika setiap bahan ada cara untuk dicapai oleh setiap peserta. Bagi setiap item, tentukan versi digital, siapa yang mungkin tidak dapat menggunakannya, dan alternatif yang anda tawarkan, seperti salinan bercetak atas permintaan atau paparan pada skrin.
Sama ada sesuatu format boleh diakses ialah soalan untuk penasihat kebolehcapaian yang berwibawa, dan cara data peserta dikendalikan ialah soalan untuk pemilik privasi anda. Rekod apa yang diputuskan dan sebabnya dalam semakan pertimbangan, dan cetakan yang dielakkan dalam penjejak bukti.
Senaraikan setiap bahan dan siapa yang mungkin sukar
Mulakan dengan bahan yang benar-benar digunakan peserta: atur cara, slaid penceramah, senarai delegasi, peta venue, maklumat pempamer, borang maklum balas.
Bagi setiap satu, tanya siapa yang mungkin sukar dengan versi digital: mereka tanpa peranti atau bateri, dengan sambungan lemah, dengan keperluan bahasa berbeza atau kurang upaya. Tanya peserta anda jika boleh, jangan andaikan.
Padankan setiap bahan dengan alternatif
| Bahan | Versi digital | Alternatif yang mungkin | Pemilik keputusan |
|---|---|---|---|
| Atur cara | Laman web atau PDF dihantar sebelum acara | Cetakan kecil atas permintaan; atur cara dipaparkan pada skrin | Sekretariat |
| Slaid penceramah | Pautan muat turun selepas sesi | Risalah bercetak untuk sesi terpilih atas permintaan | Pengerusi program |
| Peta venue dan senarai bilik | Halaman mudah alih | Papan tanda di pintu masuk; kad bercetak di meja | Ketua operasi |
| Borang maklum balas | Borang dalam talian | Borang kertas di meja, dimasukkan kemudian | Sekretariat |
| Maklumat pempamer | Senarai dalam talian | Pempamer boleh membawa bahan bercetak sendiri | Pegawai perhubungan penaja |
Pek soalan untuk pihak yang berwibawa
- Kepada penasihat kebolehcapaian: format, jenis fail dan susun atur mana yang patut digunakan supaya teknologi bantuan boleh membacanya, dan apa yang patut diuji sebelum acara?
- Kepada pemilik privasi: jika kami menggunakan apl acara, kod QR atau daftar masuk, data peribadi apa dikumpul, siapa melihatnya dan berapa lama disimpan?
- Kepada venue: adakah sambungan tanpa wayar tersedia di setiap bilik, siapa boleh mengesahkannya secara bertulis dan apa berlaku jika ia gagal?
- Kepada pencetak: berapa tempoh dan kos untuk cetakan kecil atas permintaan?
Urutan kerja
- Senaraikan bahan dan tandakan siapa yang mungkin tidak dilayan oleh versi digital.
- Pilih alternatif bagi setiap satu dan namakan pemilik yang akan menyampaikannya.
- Tanya soalan di atas dan rekod jawapan.
- Beritahu peserta sebelum acara cara mencapai setiap bahan dan cara meminta format lain.
- Kira apa yang dicetak atas permintaan dan laporkannya, bukan penjimatan yang diandaikan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Mesyuarat tahunan yang kurang kertas
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan profesional rekaan memindahkan atur cara dan slaid ke dalam talian untuk kira-kira 220 peserta. Borang pendaftaran bertanya sama ada sesiapa mahu atur cara bercetak atau format lain, dan 18 orang menjawab ya.
Sekretariat mencetak 25 atur cara, memaparkan jadual hari itu pada skrin, dan menyediakan borang maklum balas kertas di meja. Selepas acara ia melaporkan 25 dicetak berbanding 220 dalam cetakan tahun lepas, dan menandakan kesan lain sebagai tidak diukur.
Gunakan sendiri
Senarai soalan alternatif akses
Salin senarai ini dan jawab setiap item sebelum anda mengeluarkan sebarang bahan bercetak.
- Bahan mana berpindah ke digital, dan mana kekal atas kertas?
- Siapa yang mungkin tidak dapat menggunakan setiap versi digital, dan bagaimana kita tahu?
- Alternatif apa ditawarkan kepada setiap orang, dan siapa menyampaikannya?
- Bagaimana peserta meminta format lain, dan sebelum bila?
- Adakah penasihat kebolehcapaian yang berwibawa telah menyemak format yang akan digunakan? Namakan mereka dan tarikhnya.
- Data peserta apa dikumpul oleh setiap alat digital, dan adakah pemilik privasi telah bersetuju?
- Adakah sambungan disahkan secara bertulis bagi setiap bilik, dan apa pelan sandaran?
- Berapa salinan bercetak dibuat atas permintaan, dan di mana kiraan itu direkod?
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kumpulan peserta kecil dan dikenali, dan permintaan alternatif boleh dikendalikan oleh seorang.
- Anda sudah menggunakan sistem pendaftaran yang merekod permintaan format.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Peserta merangkumi banyak kumpulan dengan keperluan akses berbeza dan anda tidak pasti apa yang perlu ditawarkan.
- Apl mudah alih atau sistem QR akan mengumpul data peribadi merentas beberapa pembekal.
- Beberapa pembekal dan bilik memerlukan keperluan yang sejajar untuk bahan digital dan bercetak.
Mahu pelan bahan yang merangkumi digital dan cetakan?
Event Blueprint boleh memetakan setiap bahan kepada versi digital, alternatif, pemilik dan keperluan pembekal, serta menyenaraikan soalan untuk penasihat kebolehcapaian dan privasi anda. Kesimpulan penasihat kekal dengan mereka. Kongsi senarai bahan dan cara peserta mendaftar.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah kami membuang bahan bercetak sepenuhnya?
Hanya jika setiap peserta ada cara untuk mencapai setiap bahan. Tanya keperluan peserta semasa pendaftaran, dan kekalkan pilihan atas permintaan kecuali ada sebab kukuh untuk membuangnya.
Adakah PDF boleh diakses?
Itu bergantung pada cara ia dibuat. Minta penasihat kebolehcapaian yang berwibawa menyemak format yang dirancang dan jangan andaikan.
Adakah kod QR menimbulkan soalan privasi?
Boleh, jika imbasan dikaitkan dengan seseorang atau apl. Tanya pemilik privasi data apa dikumpul dan cara ia disimpan sebelum menggunakannya.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.