Menyelaras bahan jurulatih dan keperluan akses peserta

Jurulatih menghantar slaid pada malam sebelumnya, dan permintaan akses seorang peserta tiba tiga minggu lalu dalam peti masuk yang lain.

Susun akses dan bahanMembuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.

Jawapan ringkas

Jalankan dua pengumpulan serentak dan padankan lebih awal: tarikh akhir untuk jurulatih menghantar bahan dalam format yang dipersetujui, dan soalan pendaftaran yang mempelawa peserta menyatakan keperluan akses mereka. Kemudian seorang individu membandingkan kedua-dua senarai dan membangkitkan jurang semasa masih ada masa untuk membetulkannya.

Penganjur menyelaras permintaan, tarikh akhir dan rekod. Apa yang mencukupi bagi seseorang, serta sebarang standard kebolehcapaian atau kewajipan undang-undang, adalah untuk peserta, pemilik kebolehcapaian penyedia atau penasihat berkelayakan memutuskannya.

Dua senarai yang mesti bertemu

Bahan dan keperluan akses biasanya berada pada orang berbeza. Jurulatih memegang kandungan dan pasukan pendaftaran memegang permintaan, jadi peserta yang memerlukan dokumen dalam bentuk lain hanya ditemui pada hari acara.

Tetapkan tarikh supaya tarikh akhir jurulatih jatuh selepas tarikh akhir permintaan, bukan sebelumnya, dan beri masa antara keduanya untuk penukaran format.

Padankan keperluan dengan bahan

Pastikan permintaan khusus dan penuh hormat: tanya apa yang akan membantu, bukan apa keadaan seseorang. Kongsi dengan jurulatih hanya apa yang diperlukan untuk bersiap.

Keperluan yang mungkin dibangkitkan	Maksudnya untuk bahan	Siapa menyediakan	Soalan untuk ditanya
Teks lebih besar atau penggunaan pembaca skrin	Dokumen dalam format berstruktur yang boleh disunting, selain slaid.	Jurulatih, disemak penganjur	Bolehkah anda hantar fail dalam format ini dua minggu lebih awal?
Bahan bercetak dalam bentuk lain	Cetakan lebih besar atau susun atur berbeza.	Penganjur bersama pencetak	Bentuk mana yang dipilih peserta, dan menjelang bila?
Sari kata atau jurubahasa isyarat	Skrip atau slaid dihantar lebih awal kepada jurubahasa atau penyedia sari kata.	Jurulatih menghantar, penganjur meneruskan	Siapa menempah perkhidmatan dan siapa memberi taklimat?
Akses tanpa tangga atau pilihan tempat duduk	Susun atur bilik dan lokasi bilik kumpulan.	Penganjur bersama tempat	Bilik mana digunakan, dan adakah tempat telah mengesahkan akses secara bertulis?
Kadar, rehat atau ruang senyap	Masa program dan ketersediaan bilik.	Pemilik program	Bolehkah jadual memasukkan rehat yang diminta?

Urutan dalam minggu sebelum acara

Tambah satu soalan terbuka tentang keperluan akses pada pendaftaran, dengan tarikh akhir dan seorang pegawai hubungan.
Maklumkan jurulatih tarikh akhir bahan dan format yang diperlukan apabila anda mengesahkan tempahan mereka.
Catat setiap permintaan dengan kaedah hubungan pilihan peserta, keperluan seperti yang diterangkan dan apa yang dipersetujui.
Banding permintaan dengan senarai bahan setiap minggu dan bangkitkan jurang kepada jurulatih atau pembekal.
Sahkan pelarasan dengan setiap peserta sebelum acara dan beri taklimat kepada jurulatih pada hari itu.

Apa yang tidak patut diputuskan oleh penganjur

Sama ada sesuatu pelarasan mencukupi untuk keperluan peserta.
Sama ada bahan memenuhi sebarang standard kebolehcapaian atau keperluan undang-undang.
Sama ada peserta patut berkongsi butiran lebih daripada yang dipilihnya.
Pembahagian kos, kecuali penyedia telah menetapkan dasar itu.

Rekod dan privasi

Permintaan akses ialah maklumat peribadi. Simpan dalam senarai terhad, kongsi yang minimum dengan setiap jurulatih atau pembekal, dan tanya pemilik privasi penyedia berapa lama ia boleh disimpan.

Jika siri berulang, bawa pelarasan yang dipersetujui ke depan hanya dengan persetujuan peserta. Lihat merancang sesi pembelajaran profesional berulang.

Contoh kerja · Contoh rekaan

Contoh fiksyen: penyedia memadankan bahan dengan permintaan

Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.

Pusat Latihan Fiktif mendaftarkan 45 peserta untuk kursus dua hari. Empat orang menulis dengan keperluan akses: seorang meminta bahan dalam format boleh disunting, seorang bahan bercetak dengan huruf lebih besar, seorang bilik senyap semasa rehat dan seorang sari kata.

Slaid jurulatih perlu dihantar pada hujung minggu kedua, dan pasukan pendaftaran telah menghantar borang ringkas yang ditutup pada awal minggu kedua. Penyelaras menghantar format yang diperlukan kepada jurulatih, menempah bilik yang kekal dibuka semasa rehat dan menyerahkan permintaan sari kata kepada pemilik kebolehcapaian penyedia.

Pada hari acara, jurulatih mempunyai fail boleh disunting untuk semua orang dan pek bercetak telah dibuat dalam saiz yang betul seminggu sebelumnya.

Gunakan sendiri

Borang permintaan akses dan bahan

Gunakan medan ini pada borang pendaftaran dan dalam helaian penjejakan penganjur. Tanya hanya apa yang diperlukan pasukan untuk membuat aturan.

Nama peserta dan kaedah hubungan pilihan:
Apa yang akan membantu anda menyertai sesi ini?
Format bahan pilihan anda (digital, boleh disunting, bercetak, lain-lain):
Apa-apa yang diperlukan di dalam bilik, pada skrin atau dalam jadual:
Tarikh anda perlukan aturan disahkan:
Persetujuan berkongsi permintaan ini dengan jurulatih: ya / tidak
Nota penganjur: apa yang dipersetujui, siapa bertanggungjawab, tarikh disahkan:
Bahan jurulatih: tarikh akhir, format diminta, diterima pada, ditukar oleh:

Buka alat: Penyemak tempoh program acara

Urus sendiri atau dapatkan bantuan?

Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila

Kumpulan kecil dan seorang jurulatih.
Penyedia mempunyai pemilik kebolehcapaian yang boleh dihubungi.
Bahan sudah dalam format boleh disunting.

Bantuan perancangan luar berbaloi apabila

Beberapa jurulatih menghantar lewat dan dalam format bercampur.
Permintaan tiba melalui saluran berbeza dan hilang.
Acara menggunakan beberapa bilik, pembekal jurubahasa atau sari kata dan kumpulan yang berubah.

Mahu permintaan dan bahan dijejak di satu tempat?

Jika permintaan akses dan fail jurulatih tiba melalui utas berasingan, Event Blueprint boleh menyediakan borang permintaan, tarikh akhir untuk jurulatih dan peserta, senarai tanggungjawab dan dokumen serah tugas. Penyemak tempoh program juga boleh mengesahkan rehat yang dipersetujui muat dalam jadual harian.

Susun akses dan bahanMembuka WhatsApp dengan draf yang boleh anda ubah sebelum dihantar. Tiada apa-apa dihantar secara automatik.Pelan Acara (pakej perancangan)

Soalan yang biasa ditanya penganjur

Patutkah pendaftaran bertanya tentang kecacatan secara langsung?

Tanya apa yang akan membantu peserta menyertai, bukan diagnosis. Jadikan soalan itu pilihan dan nyatakan siapa yang akan melihat jawapannya.

Siapa memutuskan sama ada pelarasan mencukupi?

Peserta dan pemilik kebolehcapaian penyedia, atau penasihat berkelayakan. Penganjur merekod apa yang dipersetujui dan mengaturkannya.

Seawal mana jurulatih patut menghantar bahan?

Tetapkan tarikh akhir selepas tarikh akhir permintaan dan beri masa untuk penukaran. Tanya jurulatih dan mana-mana jurubahasa atau penyedia sari kata berapa lama masa yang mereka perlukan.

Sumber berkaitan

Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.