Penjejakan penghantaran barang acara
Kotak program bercetak dan sepanduk dalam perjalanan ke lokasi, dan tiada sesiapa dapat menyatakan siapa akan menandatangani penerimaan atau di mana ia akan disimpan.
Jawapan ringkas
Jejak setiap penghantaran dalam satu log yang merekod apa yang dihantar, siapa menghantar, siapa menerima di destinasi, di mana ia disimpan dan menjelang bila ia mesti berada di tapak. Kemas kini log daripada penjejakan pengangkut sendiri atau pengesahan bertulis, dan label sebarang tarikh yang belum anda sahkan.
Penganjur tidak meramal masa transit. Minta penghantar atau pengangkut menyatakan tempoh penghantaran secara bertulis, dan setujui dengan lokasi apa berlaku jika bungkusan tiba lebih awal atau lewat daripada tempoh yang diterimanya.
Selesaikan penerimaan sebelum apa-apa dihantar
- Sama ada lokasi atau hotel menerima penghantaran, pada hari apa, dan sama ada ia mengenakan caj untuk menyimpan barang.
- Alamat penerimaan yang tepat dan nama yang mesti dibawa bungkusan.
- Siapa menandatangani penghantaran dan apa yang disemak semasa menerima.
- Di mana barang disimpan dan siapa mempunyai akses.
- Tarikh terakhir setiap barang mesti berada di tapak supaya program boleh menggunakannya.
Log penghantaran
| Lajur | Apa yang direkod |
|---|---|
| Barang dan kuantiti | Apa dalam penghantaran, berapa kotak dan keterangan pendek. |
| Penghantar dan rujukan | Siapa menghantar dan nombor penjejakan atau rujukan pengangkut. |
| Tempoh penghantaran | Tempoh yang dinyatakan penghantar atau pengangkut secara bertulis, dengan tarikh diberi. |
| Alamat dan nama penerimaan | Seperti disahkan lokasi secara bertulis. |
| Penerima di tapak | Seorang bernama, dan pengganti. |
| Simpanan | Di mana disimpan, dan siapa mempunyai akses. |
| Diperlukan menjelang | Tarikh dan masa terkini barang mesti berada di tapak, dan sebabnya. |
| Status | Belum dihantar, dihantar, penjejakan dikemas kini, diterima lengkap, diterima dengan isu. |
| Isu dan tindakan | Apa yang salah, siapa diberitahu, apa dibuat. |
Semakan penerimaan
- Semak bilangan kotak dengan log sebelum menandatangani.
- Catat kerosakan yang nampak pada rekod penghantaran dan ambil gambar.
- Buka satu kotak bagi setiap jenis barang cukup awal untuk membetulkan masalah.
- Kemas kini log dengan apa yang diterima dan masanya.
- Beritahu pemilik program apabila barang yang diperlukan untuk sesi pertama disahkan berada di tapak.
- Bagi peralatan yang mesti dipulangkan, log tarikh pulang dan siapa mengaturnya.
Merentas bandar atau sempadan
Bagi barang yang dihantar antara bandar, setujui siapa menyelaras serahan di setiap hujung. Lihat serahan logistik antara bandar. Untuk slot penghantaran lokasi dan pemunggahan, gunakan perancang slot penghantaran.
Jika barang merentas sempadan, penghantar atau penghantar kargo mesti menyatakan dokumen dan caj apa yang terpakai. Letakkan soalan secara bertulis dan jangan nyatakan keperluan sendiri.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Menjejak program bercetak dan sepanduk ke lokasi
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah forum industri kimia rekaan menghantar 12 kotak program bercetak dan dua sepanduk daripada pencetak ke lokasi hotel. Sekretariat melog kedua-dua penghantaran, meminta tempoh penghantaran pencetak secara bertulis dan meminta hotel mengesahkan nama penerimaan serta hari ia menerima penghantaran.
Apabila kotak tiba, penerima bernama hotel mengira 12 kotak dan mencatat satu sudut rosak. Penyelaras mengambil gambarnya, membuka kotak itu, mengemas kini log dan memberitahu pencetak pada hari yang sama.
Gunakan sendiri
Log penjejakan penghantaran acara
Salin sebagai jadual. Satu baris bagi setiap penghantaran.
| Barang dan kuantiti | Penghantar dan rujukan | Tempoh penghantaran dinyatakan (tarikh diberi) | Nama dan alamat penerimaan (disahkan oleh) | Penerima di tapak | Simpanan | Diperlukan menjelang | Status | Isu dan tindakan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Belum dihantar | ||||||||
| Belum dihantar |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Beberapa bungkusan ke satu lokasi dengan penghubung penerimaan sudah dinamakan.
- Seseorang daripada jawatankuasa berada di tapak apabila ia tiba.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Banyak penghantaran daripada beberapa penghantar ke lebih daripada satu lokasi.
- Barang kritikal kepada program dan tiada sesiapa di tapak boleh menerimanya.
- Pergerakan antara bandar atau merentas sempadan memerlukan penyelaras bernama di kedua-dua hujung.
Perlukan penghantaran dijejak sehingga ke pintu?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan log, menyetujui susunan penerimaan dengan lokasi, meminta penghantar dan pengangkut menyatakan tempoh penghantaran secara bertulis, mengikuti penjejakan dan menjalankan semakan penerimaan di tapak. Penghantar dan pengangkut kekal bertanggungjawab ke atas barang semasa transit, dan soalan kastam atau dokumen dirujuk kepada penghantar atau penghantar kargo. Hantarkan senarai penghantaran anda dan peraturan penerimaan lokasi.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Seawal mana barang patut tiba?
Tanya lokasi apa yang diterimanya dan pemilik program bila setiap barang diperlukan, kemudian setujui tempoh secara bertulis. Jangan bergantung pada anggaran.
Siapa menandatangani penerimaan?
Seorang bernama di lokasi atau acara, dengan pengganti, yang mengira dan menyemak sebelum menandatangani.
Bagaimana jika bungkusan tiba rosak?
Catat pada rekod penghantaran, ambil gambar, beritahu penghantar atau pengangkut pada hari yang sama dan log tindakan.
Perlukah dokumen untuk barang dari luar negara?
Tanya penghantar atau penghantar kargo secara bertulis apa yang terpakai. Halaman ini tidak menyatakan keperluan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.