Cara membina senarai akses kontraktor untuk lokasi acara
Dua belas kontraktor akan bekerja di lokasi sebelum pintu dibuka, dan meja keselamatan tiada senarai siapa mereka.
Jawapan ringkas
Senarai akses kontraktor merekod setiap orang atau pasukan yang perlu masuk ke lokasi untuk bekerja, syarikat mereka, tarikh dan kawasan yang diperlukan serta penghubung yang menjamin mereka. Lokasi menentukan apa yang diperlukan daripada anda, dalam format apa dan menjelang bila, jadi tanya keperluannya sebelum membina senarai.
Anggap senarai itu data peribadi. Tanya lokasi apa yang diperlukan, cara ia menggunakan dan menyimpan data, dan hantar hanya yang perlu.
Mulakan daripada keperluan lokasi
Minta prosedur akses kontraktor lokasi secara bertulis: maklumat yang diperlukan, sama ada kontraktor memerlukan induksi atau kelulusan, cara kelayakan akses dikeluarkan dan tarikh akhir penghantaran. Lihat peraturan kelayakan akses lokasi untuk bahagian kelayakan.
Sesetengah lokasi memerlukan nama individu, sesetengahnya menerima label syarikat dengan bilangan orang. Jangan anggap formatnya; sahkan.
Apa yang perlu ada pada setiap entri
| Medan | Tujuan |
|---|---|
| Syarikat dan peranan | Supaya lokasi tahu kerja yang dilakukan |
| Nama orang yang masuk, jika diperlukan lokasi | Memadankan kelayakan akses dengan individu |
| Tarikh dan tetingkap ketibaan | Sepadan dengan jadual pemunggahan |
| Kawasan yang diperlukan | Mengehadkan akses kepada apa yang diperlukan kerja |
| Butiran kenderaan, jika lokasi bertanya | Untuk kawasan pemunggahan dan susunan parkir |
| Penghubung penganjur yang bertanggungjawab | Seorang yang menjawab bagi kontraktor |
| Keperluan dan status lokasi (induksi, kelulusan, kelayakan dikeluarkan) | Menunjukkan apa yang masih terbuka |
Satu urutan
- Minta prosedur, templat dan tarikh akhir daripada lokasi.
- Kumpulkan butiran kontraktor daripada pembekal melalui satu titik hubungan.
- Semak setiap entri berbanding jadual pemunggahan dan pelan lantai supaya tarikh dan kawasan sepadan.
- Hantar senarai kepada lokasi menjelang tarikh akhir dan simpan pengesahannya.
- Kemas kini senarai apabila ada perubahan dan maklumkan lokasi dalam format yang diminta.
Mengendalikan data peribadi
- Kumpulkan hanya apa yang diminta lokasi, seperti nama dan syarikat, dan elakkan mengumpul nombor pengenalan kecuali lokasi menyatakan ia perlu dan menerangkan sebabnya.
- Tanya lokasi cara ia menyimpan data dan untuk berapa lama.
- Hadkan edaran senarai dalam organisasi kepada mereka yang memerlukannya.
- Jika anda tidak pasti peraturan data peribadi yang terpakai, kemukakan soalan kepada pegawai perlindungan data organisasi anda atau penasihat berkelayakan.
Pengurusan pada hari acara
Berikan ketua tapak penganjur salinan senarai dan penghubung. Persetujui siapa membenarkan tambahan lewat dan cara ia direkod.
Selepas acara, tanya lokasi apa yang dijangkakan daripada anda terhadap data itu dan sahkan ia dikendalikan dengan cara yang sama.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Senarai akses untuk pembinaan persidangan dengan dua belas kontraktor
Organisasi dan angka rekaan, ditulis untuk menunjukkan kaedah.
Sebuah institut kejuruteraan rekaan meminta prosedur kontraktor daripada lokasi. Lokasi mahu syarikat, peranan, nama, tarikh dan kawasan, dengan penghantaran menjelang tarikh yang dinyatakan. Penyelaras projek mengumpul butiran daripada setiap pembekal pada templat yang sama.
Beliau menyemak setiap entri berbanding jadual pemunggahan, mendapati satu pembekal disenaraikan pada hari yang slotnya berada pada hari lain, membetulkannya dan menghantar. Lokasi memulangkan senarai dengan dua nama ditanda memerlukan induksi sebelum ketibaan.
Gunakan sendiri
Templat senarai akses kontraktor
Salin ke dalam hamparan. Isi hanya medan yang diminta lokasi.
| Syarikat | Peranan | Nama (jika diperlukan) | Tarikh dan tetingkap | Kawasan | Butiran kenderaan (jika ditanya) | Penghubung penganjur | Keperluan dan status lokasi |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Syarikat pentas | Pembinaan pentas | Seperti dikehendaki lokasi | Daripada jadual pemunggahan | Bilik plenari | Jika ditanya | Nama | Induksi: akan disahkan |
| Syarikat AV | Bunyi dan skrin | Seperti dikehendaki lokasi | Daripada jadual pemunggahan | Plenari dan selari | Jika ditanya | Nama | Kelulusan: akan disahkan |
| Kontraktor katering | Perkhidmatan hidangan | Seperti dikehendaki lokasi | Daripada jadual pemunggahan | Dapur dan foyer | Jika ditanya | Nama | Akan disahkan |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Beberapa kontraktor, lokasi dengan prosedur ringkas dan seorang pegawai untuk mengumpul butiran.
- Kontraktor sudah bekerja dengan lokasi dan tahu prosesnya.
- Perubahan semasa pembinaan kecil.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Ramai kontraktor, peserta pameran atau tambahan saat akhir memerlukan satu senarai yang diurus.
- Keperluan lokasi terperinci dan melibatkan induksi atau kelulusan.
- Anda memerlukan seseorang untuk menyelaraskan senarai dengan jadual pemunggahan dan mengendalikan perubahan pada hari acara.
Mahu senarai kontraktor diuruskan untuk anda?
Ketua projek persidangan boleh meminta prosedur lokasi, mengumpul butiran pembekal melalui satu saluran, menyelaraskan senarai dengan jadual pemunggahan dan pelan lantai, menghantarnya menjelang tarikh akhir lokasi dan mengekalkannya terkini semasa pembinaan. Hantar senarai pembekal dan prosedur lokasi jika ada.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa yang menentukan kandungan senarai?
Lokasi. Minta prosedurnya secara bertulis dan ikut formatnya.
Perlukah saya mengumpul nombor pengenalan?
Hanya jika lokasi menyatakan ia perlu dan menerangkan sebabnya. Jika ragu, tanya pegawai perlindungan data anda.
Bagaimana dengan kontraktor yang ditambah lewat?
Tanya lokasi cara tambahan lewat dikendalikan dan siapa boleh meluluskannya pada hari itu.
Adakah ini semakan keselamatan?
Tidak. Senarai ini menyokong penyelarasan. Keputusan keselamatan kekal dengan lokasi.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.