Merancang makan malam kakitangan dengan kelulusan perbelanjaan dalaman jelas
Kakitangan dan kewangan sama-sama bertanya ke mana wang makan malam pergi, dan pemilik hanya mempunyai bajet lisan.
Jawapan ringkas
Tulis laluan kelulusan sebelum sebarang sebut harga tiba: had, apa yang termasuk, siapa boleh komit sehingga jumlah berapa, siapa menandatangani apa-apa di atasnya dan bagaimana perubahan direkodkan. Kemudian kongsi ringkasan supaya kakitangan dan kewangan melihat angka yang sama.
Kewangan memiliki peraturan bajet, dan sebarang soalan tentang layanan perbelanjaan untuk cukai atau faedah dirujuk kepada kewangan dan penasihat syarikat. Pemilik acara menyimpan log dan sebut harga pembekal. Acara keseluruhan ada dalam panduan perancangan makan malam tahunan.
Tetapkan had dan skopnya
Minta kewangan satu angka dan senarai perkara yang dilindungi: venue, makanan, hiburan, pengangkutan, hiasan, hadiah dan sebarang sumbangan kakitangan. Angka tanpa skop mengundang pertikaian pada invois akhir.
Setuju siapa boleh komit apa
| Langkah | Siapa | Had atau pencetus | Rekod |
|---|---|---|---|
| Minta sebut harga | Pemilik acara | Dalam had | Fail sebut harga |
| Senarai pendek dan cadangan | Pemilik acara bersama HR | Sebut harga dibandingkan atas skop sama | Helaian perbandingan |
| Meluluskan tempahan | Penaja dan kewangan | Jumlah ditetapkan peraturan organisasi sendiri | Kelulusan bertandatangan |
| Meluluskan perubahan | Penaja dan kewangan | Sebarang kenaikan melebihi angka dipersetujui atau perubahan skop | Entri log keputusan |
| Meluluskan bayaran akhir | Kewangan | Invois dipadankan dengan tempahan dan perubahan diluluskan | Rekod bayaran |
Gunakan satu asas perbandingan untuk sebut harga
- Minta setiap venue memetik julat bilangan, tahap menu dan jam yang sama.
- Minta setiap satu menyenaraikan apa yang termasuk dan apa yang tambahan, termasuk caj perkhidmatan dan cukai jika terpakai, supaya kewangan boleh membaca jumlahnya.
- Rekod pengecualian, seperti tempat letak kereta atau caj bawa minuman, sebagai soalan untuk dijawab venue secara bertulis.
- Simpan sebut harga yang tamat tempoh atau disemak semula dalam fail supaya jejaknya jelas.
Jadikan ia kelihatan tanpa berkongsi berlebihan
Ringkasan pendek kepada kakitangan boleh menyatakan tujuan, jenis perbelanjaan yang diluluskan syarikat dan siapa untuk ditanya, tanpa menyiarkan terma pembekal. Setuju dengan kewangan dan penaja apa yang dalaman dan apa yang boleh dinyatakan.
Gunakan log keputusan untuk merekod setiap kelulusan dan perubahan dengan tarikh, orang dan sebab.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Syarikat fiktif berhenti berbalah tentang bajet makan malam
Organisasi dan angka fiktif, untuk ilustrasi sahaja.
Di sebuah syarikat perdagangan fiktif, HR diberitahu tahun lalu bahawa makan malam tidak melebihi jumlah yang dipersetujui, tetapi tiada siapa menulis apa yang termasuk. Kakitangan kemudian bertanya mengapa hadiah kecil dibatalkan.
Tahun ini kewangan memberi HR had satu muka surat yang menyenaraikan item termasuk. Pengarah urusan dan kewangan menandatangani tempahan venue. Permintaan kemudian untuk menambah band langsung direkod, dinilai kos dan ditolak dalam had, dan entri log menerangkan sebabnya.
Gunakan sendiri
Helaian kelulusan perbelanjaan makan malam
Lengkapkan bersama kewangan sebelum lawatan venue pertama.
- Had yang diluluskan dan tarikh kelulusan:
- Apa yang termasuk dan dikecualikan daripada had:
- Siapa boleh komit sehingga jumlah berapa:
- Siapa menandatangani tempahan dan sebarang perubahan:
- Asas sebut harga (julat bilangan, tahap menu, jam, perkara termasuk):
- Soalan kepada kewangan tentang layanan cukai atau faedah, dihantar kepada:
- Apa yang kakitangan akan diberitahu tentang perbelanjaan, dan siapa meluluskan ayatnya:
- Tempat kelulusan dan perubahan dilog:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kewangan mempunyai borang kelulusan standard dan makan malam muat di dalamnya.
- Venue berulang dan kos boleh diramal.
- Seorang pemilik dipercayai untuk komit dalam had yang jelas.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa pelulus tidak sependapat tentang apa yang termasuk.
- Sebut harga tiba atas asas berbeza dan kewangan tidak dapat membandingkannya.
- Perubahan terus datang dan tiada siapa merekodnya.
Perlukan kelulusan dan sebut harga disusun?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan draf tangga kelulusan untuk disahkan kewangan, menghantar satu senarai keperluan kepada pembekal, menyediakan helaian perbandingan dan mengemas kini log perubahan. Soalan bajet, cukai dan faedah, serta setiap kelulusan, kekal di bawah kewangan dan penaja anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa patut memberitahu kakitangan kos makan malam?
Pimpinan dan kewangan memutuskan apa yang dikongsi. Setujui ayat lebih awal dan nyatakan apa yang dilindungi angka itu.
Bolehkah pemilik acara menandatangani kontrak?
Hanya jika peraturan kuasa organisasi sendiri membenarkan. Jika tidak, hantar tandatangan kepada orang yang memegang kuasa.
Bagaimana jika sebut harga melebihi had?
Tanya penaja dan kewangan sama ada untuk mengubah skop, had atau venue, dan rekod keputusan itu.
Sumber berkaitan
- Panduan perancangan makan malam tahunan syarikat
- Mengurus tempat duduk, diet dan tetamu kakitangan dalam makan malam tahunan
- Memilih hiburan yang sesuai untuk acara kakitangan profesional
- Acara kakitangan dan acara dalaman korporat
- Pembina log keputusan acara
- Pengurusan projek persidangan secara penyumberan luar
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.