高管圆桌与利益相关方会议
您要组织一场小规模的高层讨论，嘉宾名单和基本规则比场地更重要。
简要回答
圆桌会议是受邀者之间小规模、有结构的讨论。它的价值来自谁在场、提出什么问题，以及参与者同意会后可以说什么。后勤很轻，对人的判断很重。
策划支持负责邀请流程、日期、场地布置要求和后续跟进，让主办方专心处理嘉宾和讨论。嘉宾遴选、主持人和保密规则仍由您负责。
这类活动需要什么
- 讨论必须回答的一个问题或主题。
- 依据明确标准制定的嘉宾名单，并由指定的人批准。
- 对议题保持中立、事先已获说明的主持人。
- 关于保密和署名的基本规则，在活动前写好并发给大家。
- 有利于交谈的场地，布置由主办方批准。
- 对录音、记录以及谁能看到记录的明确立场。
- 在活动之前，而非之后，就已商定的后续跟进计划。
需要尽早确定的决策
| 决策 | 通常由谁负责 | 项目负责人准备什么 |
|---|---|---|
| 讨论问题与期望成果 | 主办机构 | 简要说明，以及成果将用于何处的备注 |
| 嘉宾标准与人数 | 主办机构 | 遴选表，并跟踪邀请和回复 |
| 主持人与说明 | 主办机构 | 说明包，以及流程的预演 |
| 保密与署名规则 | 主办机构，必要时征求法律意见 | 供主办方审阅的措辞草稿，以及给顾问的问题清单 |
| 赞助方或合作方出席 | 主办机构 | 列出各选项及其对会场影响的决策备忘 |
| 记录、录音与摘要 | 主办机构 | 记录、参与者审阅和发布的流程 |
保密是一项决策，不是一个标签
只说会议是私下的并不够。参与者需要知道发言是否署名、记录是否分享，以及是否会公开发布摘要。
请在发出邀请之前确定这些事项，参考圆桌基本规则指南。如果出现法律或个人资料保护方面的问题，应交给合资格的顾问，并记录其答复。
利益相关方会议
利益相关方会议形式相近，但目的不同：向对某项决定有利害关系的群体通报或征询意见。额外的问题是必须邀请谁、如何记录各方观点，以及事后由谁作决定。
项目负责人可以把邀请名单、议程和行动记录集中在一处。决定本身仍属于掌握权限的人。
谁负责什么
| 范围 | 客户 | 项目负责人 | 专业供应商 |
|---|---|---|---|
| 嘉宾与邀请 | 选择并批准 | 管理邀请流程和回复 | 不适用 |
| 主持与内容 | 选定主持人并设定问题 | 准备说明包 | 如已委任专业主持人，则由其准备并主持 |
| 基本规则与记录 | 决定并批准 | 起草待审稿并保存记录 | 不适用 |
| 场地与茶点 | 批准 | 撰写要求并协调 | 提供场地和服务 |
| 后续行动 | 拥有承诺 | 按负责人和日期跟踪行动 | 按委任 |
策划支持适用于哪里
单场圆桌很少需要超过一份按其范围定制的活动蓝图。系列圆桌，或涉及多个利益相关方群体和批准的会议，适合由项目管理负责邀请、说明和后续跟进的工作流。
详细指南
- 总览：高管圆桌策划指南。
- 嘉宾：选择嘉宾组合而不挤满会场。
- 问题：为闭门讨论设计问题。
- 赞助方：应对要求出席受限讨论的赞助方。
- 会后：撰写不泄露机密发言的摘要。
实例演示 · 虚构示例
一个虚构圆桌订立规则
虚构机构与数字，仅作说明。
一个虚构的保险联合会邀请 14 位资深人士讨论理赔处理标准。一家商业合作伙伴主动提出承办，并要求派两名观察员出席。
联合会先写下基本规则：发言不署名，摘要在发布前由参与者审阅，出席仅限受邀者。依据这些规则，这一场礼貌婉拒了合作方的要求，并向对方提供了另一种取得已发布摘要的方式。
可直接使用
圆桌基本规则与邀请模板
请调整措辞，并在使用前请主办方审阅；内容敏感时，还应请法律顾问审阅。
- 目的：本次圆桌讨论[问题]，以便形成[成果]。
- 出席者：仅限受邀者。如需替补，须事先获主办方批准。
- 署名：发言[不署名 / 仅在获得许可后署名]。
- 记录：[记录员记录主题而非姓名]。摘要在分享之前由参与者审阅。
- 录音：本次会议[不录音 / 仅供主办方内部使用而录音]。
- 摘要接收者：[仅限参与者 / 指定的更大范围 / 公开发布]。
- 后续：主办方将在[日期]前就[事项]联系参与者。
- 活动前的问题请发送给：[指定联系人]。
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 单场小型会议，嘉宾名单已定。
- 主办方团队办过闭门讨论。
- 没有赞助方或合作方的参与使嘉宾组合复杂化。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 系列圆桌，或涉及多个利益相关方群体的一场。
- 赞助方或合作方想出席或影响会场。
- 保密和摘要问题未解决，拖延了邀请。
想把邀请和基本规则处理妥当吗？
如果您的圆桌依赖仔细挑选的嘉宾名单、已获说明的主持人和书面的保密规则，项目负责人可以执行邀请流程，起草基本规则供您批准，并跟踪后续行动。请把讨论必须回答的问题和您心中的嘉宾发过来。
主办方常见问题
多少位嘉宾适合一场圆桌？
这取决于形式和场地。先根据讨论设计确定人数，再请场地以书面确认能提供的布置。
项目负责人可以担任主持人吗？
主持人应对议题保持中立，并经主办方同意。项目负责人负责说明和支持主持人，而不是取代主持人。
圆桌是否录音由谁决定？
由主办方决定，涉及隐私或法律问题时先征求意见。请在参与者接受邀请之前告知这一决定。
这一页也涵盖利益相关方征询吗？
涵盖后勤和记录。征询的设计以及任何决定，属于掌握权限的人。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。