多个业务部门共同邀请客户时如何协调
三个业务部门各掌握一部分客户名单，都希望自己的客户受邀，有些客户同时出现在三份名单上。
简要回答
建立一份主名单，每个客户机构一行，并为每一行指定唯一的邀请负责人。业务部门提名，由一个人决定，每个客户只发一次邀请。
目标是客户不会收到两封说法不同的活动邮件，也不会因为每个部门都以为别人已经邀请而被漏掉。
客户为何会收到重复邀请或被漏掉
每个部门用自己的名单、自己的联系人名称，以及自己对谁算客户的理解。同一家公司以不同拼写出现，同一个人被两个团队联系。
等到回复来了两次，或重要客户说什么都没收到，才有人看到全貌。
合并名单前要确定的事项
| 事项 | 选项 | 需要留意 |
|---|---|---|
| 客户的记录单位 | 公司、集团或联系人。 | 有多家子公司的集团，对本次活动可能算一个或多个客户。 |
| 每位客户的邀请负责人 | 关系最深的部门、客户主管或指定的替补。 | 两个部门都声称同一位客户时会起争议。 |
| 每位客户的联系人 | 指定一位联系人，或每个部门各一位。 | 高层联系人会收到多封邀请。 |
| 邀请内容 | 统一一封邀请，或在模板内各部门自行调整措辞。 | 语气或优惠说法互相矛盾。 |
| 个人资料的使用 | 是否使用客户联络资料发出本次活动邀请。 | 请向隐私负责人确认此用途是否允许，以及适用什么告知。 |
| 例外与暂缓 | 不应联系的客户，例如正处于争议期。 | 暂缓名单没有告知所有部门。 |
谁持有主名单
由一个人或一个团队保管名单，通常是活动团队，各部门把修改提交给他们，而不是各自编辑副本。
由一位高层负责人裁决谁来邀请某位客户的争议。请在第一次争议发生前就定好这个人，而不是争议发生时。
建立并使用名单的步骤
常见出错之处
- 某个部门在主名单确定前就自行发出邀请。
- 暂缓名单上的客户收到活动邮件，因为没人对照过暂缓名单。
- 客户联系人已离职，但只有一个部门知道。
- 回复发到各部门的邮箱，没有录入主名单。
实例演示 · 虚构示例
虚构金融服务集团的联合客户晚宴
虚构机构与数字，仅作示意。
Kumpulan Kewangan Contoh（虚构）设有银行、保险和资产管理部门，合计持有420个客户联系人，晚宴有120个座位。
合并名单后得到310个机构，其中38个同时出现在两个或三个部门。活动团队指定主要关系所在的部门为邀请负责人，请各部门标出11位暂缓客户，并为每个机构只发一封邀请，附上各部门自己的欢迎语。
可直接使用
客户邀请归属表
把它当作主名单的表头，并为每个客户机构填写。
| 客户机构 | 有关系的业务部门 | 邀请负责人 | 唯一联系人 | 是否暂缓或例外？ | 邀请发出日期 | 回复 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 按约定的名称 | 列出所有部门 | 一位指定人员 | 姓名与职位 | 是或否，并写明原因和提出者 | 日期 | 接受、婉拒或未回复 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 两个部门，客户名单小而且界限清楚。
- 有一位高层负责人能迅速裁决争议。
- 名单多为熟悉的联系人，重叠很少。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 三个或更多部门，重叠多，系统各异。
- 不同部门的高层赞助人都认为自己有权决定邀请谁。
- 团队里没有人有时间合并、核对并维护一份名单。
想要一份各部门都信任的邀请名单吗？
会议项目负责人可以与您的业务部门一起完成名单合并，保管主名单和暂缓名单，在一处跟踪回复，并把有关归属的争议以简短的决策说明交给您的高层负责人。客户关系以及邀请谁的批准权仍在您手中。
主办方常见问题
应由哪个部门发邀请？
通常由关系最深的部门或客户主管发出。发送前为每位客户确定，并告知其他部门由谁发送。
可以用各部门的客户资料来发邀请吗？
请询问您的隐私负责人。为某一目的收集的资料能否用于活动邀请，以及适用什么告知，由他们判断。
两个部门都坚持要邀请同一位客户怎么办？
交给事先指定的高层负责人裁决，记录决定，只邀请一次。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。