供应商未达到准备进度节点
供应商本应在上周五交付确认的舞台与技术方案，但至今没有收到任何文件。
简要回答
把已知和假设分开：请供应商给出带日期的答复，让有资格的一方核对合同中关于节点的措辞，并在答案未出之前先决定备选方案。
决定权属于批准该供应商的人，而不是发现延误的人。如需对备用报价做同口径比较，可使用供应商报价标准化工具。
已知与未知
| 已知 | 尚不清楚 |
|---|---|
| 约定计划把周五定为视听供应商交付确认技术方案的日期。 | 供应商是否收到最新议程，还是在等待主办方的某些资料。 |
| 三个工作日内两次提醒信息都没有回复。 | 供应商是延误、生病、人手不足，还是已无法履行该范围。 |
| 会议在三周后，场地进场时间已固定。 | 供应商合同对节点、延误和终止如何规定。这是向有资格的一方提出的问题。 |
| 第二家供应商早前报价较高。 | 该供应商在这些日期是否有档期，其报价是否涵盖同样的范围。 |
谁有权作决定
批准供应商的人，通常是节目负责人或会议主席，决定是等待、升级还是更换。财务主管批准任何成本变动。合同措辞、通知与终止是向律师或审阅合同者提出的问题，项目团队不应自行下结论。
把决定、负责人和截止日期写入决策记录，让下一次给供应商的信息只有一个声音。
可行的选择
| 选择 | 涉及内容 | 需权衡的后果 |
|---|---|---|
| 升级并约定新的带日期节点 | 致电供应商的高层联系人，询问原因并索取书面的新日期。 | 保留关系与价格。若新日期再次错过，风险依然存在。 |
| 同意缩减范围 | 询问供应商技术方案哪些部分现在就能确认，哪些要等待。 | 可能缩减议程，例如减少分组会场。需要变更申请和批准。 |
| 同时准备备用供应商 | 请第二家供应商确认档期和最新范围。 | 耗费时间，可能需要订金。本身并不终止第一份合同。 |
| 延期或缩减相关环节 | 把受影响的场次后移，或在方案确认前取消该环节。 | 影响讲者和代表。请与其他选项一并权衡。 |
沟通：谁对谁说什么
向供应商清楚写明：应交什么、尚未收到、需要什么、何时之前。抄送批准供应商的人。只有进场计划可能变化时才通知场地。
向委员会说明事实和决定日期。在决定形成之前，不要向讲者或代表透露任何消息。
- 简短信息模板: 我们尚未收到原定于【日期】交付的确认技术方案。请在【日期和时间】前回复方案，或提供书面的新日期及延误原因。也请告知哪些范围存在风险。
后续跟进与避免再次发生
- 在状态报告中记录事情经过和日期。
- 下次与供应商指定联系人设定节点，并要求书面确认收到。
- 请财务确认是否有订金或付款与错过的节点挂钩。
- 活动结束后请有资格的一方复核合同中关于节点和延误的措辞。
实例演示 · 虚构示例
Persatuan Fiktif Pergigian：视听方案迟了三周
虚构的机构和数字，仅用于展示有用的细节程度。
一个虚构牙科协会的视听供应商，在为期两天的会议前三周错过了周五的技术方案节点。秘书处去信并注明回复期限，抄送会议负责人，同时请第二家供应商确认档期。
供应商两天后回复：部分方案四天内发出，其余在现场勘察后提供。主席批准在完整方案出来前先采用缩减的分组会场布置，提出变更申请，财务主管记录备用报价已保留但尚未接受。合同问题交给协会顾问。
可直接使用
错过节点应对检查清单
按顺序逐项处理，并在每一行写明负责人和日期。
- 节点、约定日期及记录它的文件：
- 目前已发信息，附日期和回复：
- 给供应商的回复期限：
- 批准供应商并决定下一步的人：
- 向有资格一方提出的合同问题（节点、延误、通知）：
- 备选方案：缩减范围、备用供应商、延后环节：
- 备用供应商档期及同口径报价：
- 成本影响及批准人：
- 给委员会的信息及下次更新日期：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 延误很短，供应商已书面回复了可信的日期。
- 范围小，容易找到替代者。
- 同一个人同时负责供应商和预算。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 供应商毫无回音，而活动日期临近。
- 合同不清楚，没有人读过。
- 舞台、直播和餐饮等多条工作线依赖同一份方案。
需要把连带决定理清吗？
策划诊断可以追踪哪些任务依赖缺失的节点，并列出各备选方案的决定、负责人和日期。之后，会议项目负责人可在一段时间内协调已商定的沟通和替代报价步骤。合同与终止问题仍由您自己的顾问处理。
主办方常见问题
应等多久再升级？
在合理的回复期过后仍无答复就升级，并书面写明具体的回复时间。合适的期限取决于活动有多近。
可以直接更换供应商吗？
这取决于合同以及其他供应商的档期。在向第一家供应商作出任何最终表态前，请先向顾问询问通知和订金事宜。
需要告诉代表们这次延误吗？
只有议程会变时才需要。告诉他们什么变了、何时变，而不是供应商名称或原因。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。