活动开展或终止决策：如何做出并记录

筹委会已经讨论这场活动好几个月，却没有人正式说过可以、不可以或再等等。

讨论您的开展或终止决策将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。

简要回答

开展或终止决策，是在四个结果中做出一个有记录的选择：开展、附带指定条件开展、改变形式或终止。它由章程中指定的人，根据一份简短文件做出，文件写明目的、可行性发现、资金和风险。

请在做出任何无法退回的承诺之前决定，例如订金、公开宣布或确认讲者。在那之后再停下来，要付出真金白银和善意的代价。

决策者需要的文件

一到两页就够：目的和成功标准、可行性评估的评级、预算状况、仍未核实的主要假设，以及最早的承诺日期。

文件以建议和其他方案作结，让会议把时间花在判断上，而不是读材料。

会议的决策顺序

确认由谁决定，依据项目章程中规定的权限；如果没有章程，就在开头先商定。
过一遍可行性的五项检验，以及尚未解答的专业问题。
说明第一项无法撤销的承诺的日期，让大家看到真正的期限。
在四个结果中选一个：开展、有条件开展、改变形式或终止。
如果附条件，逐项写明条件，附负责人和日期，并商定一次简短的复核，复核时再把“开展”定下来。
记录决定、理由、由谁决定、异议（如有）以及后续步骤。

如何理解每个结果

结果	适用情形	必须写下什么
开展	目的清楚、可行性稳固、预算已批准。	日期、批准人、下一个里程碑。
有条件开展	可行但有可能改变答案的未决事项。	每项条件、负责人、日期，以及条件不成立时怎么办。
改变形式	目的成立，但形式、规模或日期超出能力。	改变什么，以及新的决定日期。
终止	以现有资源无法达成目的，或时机不对。	理由、保留什么、是否重新考虑。

常见失误

在没人做决定之前，因为已作的预订而不知不觉走向“开展”。
“开展”却没有写明条件，疑虑日后又浮现。
由不掌握预算的人做决定。
把“终止”视为失败，所以没人敢提出。

实例演示 · 虚构示例

一家虚构理事会做决定

组织和数字均为虚构，仅作说明。

一家虚构专业团体的理事会带着两页文件开会。参加者和地点为“有条件可行”，资金为“薄弱”，因为税务基础尚未确认，也没有指定项目负责人。

理事会选择有条件开展：财政确认预算基础，秘书在三周内指定负责人，在此之前不付订金。复核时条件均已满足，“开展”成为定案，两点都记录在决策记录中。

可直接使用

开展或终止决策记录

复制到您的会议记录或决策记录中。

活动和决定日期：
出席的决策者（职位）和权限依据：
目的和成功标准摘要：
可行性评级：参加者 / 资金 / 人手 / 时间 / 地点：
结果：开展 / 有条件开展 / 改变形式 / 终止：
条件，每项附负责人和日期：
最早的不可退回承诺及其日期：
决定的理由，以及任何异议：
仍未解决的专业问题以及由谁去问：
下次复核日期及其将确认的内容：

打开工具: 活动需求说明生成器

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

决策者人数少，对“决定”的含义看法一致。
已做过可行性检查，事实都在一份简短文件中。
筹委会能坦然选择终止或改变形式。

以下情况，外部策划协助更有价值

联合主办方都必须批准，而谁都不想先做决定。
筹委会围绕这个问题开了好几次会也没有结论。
资助方或理事会在批准之前需要一份独立的摘要。

希望决策文件有人准备、结果有人记录？

活动蓝图（Event Blueprint）可以根据您的目的、可行性发现和预算状况准备决策文件，列出选项和条件，并把结果连同负责人和日期记录下来。如果答案是开展，同一份资料会直接延续进入计划。

讨论您的开展或终止决策将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。活动蓝图（策划方案）

主办方常见问题

谁应该做开展或终止的决定？

章程中指定的、掌握预算和议程决定权的人。通常是主席与财政一起，或整个理事会。

筹委会无法达成一致怎么办？

记录分歧点和缺少的事实，然后选择改变形式，或附上针对这些问题的条件开展。有记录的分歧胜过沉默。

终止的决定可以重新考虑吗？

可以。写下需要什么改变，例如资助方、日期或负责人，并定一个复查日期。

小型研讨会也需要吗？

需要简短版本。一段话写明谁同意、费用多少、第一项承诺是什么，就够了。