活动形式选择：选出与目的相配的形态
有人说办会议，有人说办研讨会，而筹委会还没有决定究竟要办什么。
讨论您的活动形式将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
依据目的来选形式，而不是依据习惯。问一问参加者在场内必须做什么：接收资讯、讨论、做决定，还是彼此认识。然后选能做到这一点的最轻量的形式。
形式也决定了工作量：分会场数量、讲者、房间和供应商。一个符合目的、却超出团队能力的形式，应该重新塑造，而不是硬撑。
让场内的行为与形式相配
| 参加者必须做什么 | 适合的形式 | 注意事项 |
|---|---|---|
| 向专家学习资讯 | 研讨会、单一会场的会议 | 被动的一天会让人失去注意力。加入有结构的提问环节。 |
| 讨论并比较做法 | 圆桌、工作坊、以分组讨论为主的论坛 | 需要主持人，并控制小组人数。 |
| 做决定或达成共识 | 闭门论坛、工作会议 | 需要合适的决策者和事先准备的文件。 |
| 结识并建立关系 | 含交流时间的会议、招待会 | 交流的时间和空间必须事先安排，而不是用剩下的。 |
| 触及无法出行的人 | 混合式或线上跟进 | 混合式活动其实是两批对象。要问清谁负责远程体验。 |
决策顺序
容易被忽略的取舍
- 多分会场的议程需要更多房间、更多主持人，以及让人选择的清晰方法。
- 较小的形式让每个人有更多发言机会，但人均成本更高。
- 混合式会增加制作和互动的工作量，很少是免费的附加。
- 会员喜欢的形式未必适合目的，例如把年度晚宴当作政策论坛。
- 专业形式，例如临床或受监管的内容，在定下形式之前可能需要有资质的一方审阅。
实例演示 · 虚构示例
一家虚构协会比较三种形式
组织和数字均为虚构，仅作说明。
一家虚构的公共部门会计师协会希望会员就一份报告模板达成共识。筹委会考虑过一日会议、半天论坛和两场圆桌会议。
由于目的是达成共识而不是传递资讯，会议被搁置。最后选定约60名受邀代表参加的半天闭门论坛，事先传阅文件，决定环节由主持人带领。待模板通过后，会议仍可作为之后的选项。
可直接使用
形式比较工作表
复制此表。通过阅读笔记来评判每一项，并记录决定以及由谁做出。
| 候选形式 | 参加者在场内做什么 | 符合目的吗？为什么 | 对团队和供应商的要求 | 我们的人手和时间能做到吗？ | 决定 |
|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 您办过类似的形式，目的与上次相同。
- 筹委会对参加者在场内应做什么意见一致。
- 现实可选的形式不多。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 筹委会在几种形式之间意见分歧，需要有结构的方法来决定。
- 目的已经改变，形式却没变。
- 联合主办的活动需要一个能让两个主办方都满意的形式。
需要协助选择并塑造形式吗？
活动蓝图（Event Blueprint）包含一项形式决定，对照您的目的、参加者调研发现和团队能力进行检验，并记录被否决的方案。之后会把选定的形式带入议程框架、时间表和供应商要求。
讨论您的活动形式将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。活动蓝图（策划方案）
主办方常见问题
会议和论坛有什么区别？
叫法不一。实际上，会议多以面向较广对象的演讲为主，论坛则以特定群体内的讨论为主。请根据参加者做什么来决定，而不是看名称。
要不要做成混合式？
只有在有明确的对象无法亲自出席、并且有人负责他们的体验时才做。问一问：如果根本不办现场活动，您会为这批对象做什么。
公布之后还能改形式吗？
可以，但每次更改都会消耗善意，也可能违反供应商条款。请在首次公开公布之前定下形式。
谁来决定形式？
由项目章程中指定负责议程决定的人或机构决定，并参考参加者调研发现和可行性检查。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。