Pemilihan format acara: memilih bentuk yang sesuai dengan tujuan
Seseorang berkata persidangan, seorang lagi berkata seminar, dan jawatankuasa belum memutuskan apa sebenarnya yang cuba dijalankan.
Jawapan ringkas
Pilih format berdasarkan tujuan, bukan kebiasaan. Tanya apa yang mesti dilakukan peserta di dalam bilik: menerima maklumat, berbincang, memutuskan atau bertemu sesama sendiri. Kemudian pilih format paling ringan yang membolehkannya.
Format juga menentukan kerja: bilangan trek, penceramah, bilik dan pembekal. Format yang sesuai dengan tujuan tetapi tidak dengan kapasiti pasukan patut dibentuk semula, bukan dipaksa.
Padankan apa yang dilakukan orang di dalam bilik dengan format
| Apa yang mesti dilakukan peserta | Format yang sesuai | Perhatikan |
|---|---|---|
| Menerima maklumat daripada pakar | Seminar, persidangan satu trek | Hari yang pasif kehilangan perhatian. Tambah soal jawab berstruktur. |
| Berbincang dan membandingkan amalan | Meja bulat, bengkel, forum berasaskan sesi kumpulan | Memerlukan fasilitator dan saiz kumpulan yang terkawal. |
| Memutuskan atau bersetuju tentang pendirian | Forum tertutup, sesi kerja | Memerlukan pembuat keputusan yang betul dan kertas yang disediakan. |
| Bertemu dan membina hubungan | Persidangan dengan masa rangkaian, majlis resepsi | Masa dan ruang untuk perbualan mesti dirancang, bukan ditinggalkan. |
| Mencapai orang yang tidak dapat bermusafir | Hibrid atau susulan dalam talian | Acara hibrid ialah dua khalayak. Tanya siapa yang memiliki pengalaman jauh. |
Urutan keputusan
- Nyatakan semula tujuan dan kriteria kejayaan. Catat sama ada hasil bergantung pada perbincangan, pembelajaran, keputusan atau hubungan.
- Ambil dapatan temu bual peserta: berapa hari orang boleh keluar, sejauh mana mereka boleh bermusafir, siapa lagi yang meluluskan.
- Senaraikan dua atau tiga format calon, bukan satu. Bagi setiap satu, tulis apa yang peserta lakukan di dalam bilik.
- Uji setiap satu dengan lima semakan dalam penilaian kebolehlaksanaan, terutama orang dan masa.
- Pilih format paling ringan yang memenuhi tujuan. Rekod sebab dan format yang ditolak dalam log keputusan.
Pertukaran yang sering terlepas pandang
- Atur cara berbilang trek memerlukan lebih banyak bilik, pengerusi sesi dan cara yang jelas untuk orang memilih.
- Format yang lebih kecil memberi setiap orang lebih suara tetapi kosnya lebih tinggi seorang.
- Hibrid menambah beban produksi dan penglibatan dan jarang menjadi tambahan percuma.
- Format yang disukai ahli mungkin tidak sesuai dengan tujuan, contohnya majlis makan malam tahunan sebagai forum dasar.
- Format khusus, seperti kandungan klinikal atau terkawal, mungkin memerlukan semakan pihak berwibawa sebelum format dimuktamadkan.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persatuan rekaan membandingkan tiga format
Organisasi dan angka rekaan, sebagai ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan akauntan sektor awam rekaan mahu ahli bersetuju tentang templat pelaporan. Jawatankuasa mempertimbangkan persidangan sehari, forum separuh hari dan dua meja bulat.
Oleh sebab tujuannya ialah persetujuan, bukan maklumat, persidangan diketepikan. Forum tertutup separuh hari untuk kira-kira 60 wakil yang dijemput dipilih, dengan kertas diedarkan lebih awal dan seorang fasilitator untuk sesi keputusan. Persidangan kekal sebagai pilihan kemudian setelah templat dipersetujui.
Gunakan sendiri
Lembaran kerja perbandingan format
Salin jadual ini. Nilai setiap satu dengan membaca catatan anda, dan rekod keputusan serta siapa yang membuatnya.
| Format calon | Apa yang peserta lakukan di dalam bilik | Sesuai dengan tujuan? Mengapa | Beban pada pasukan dan pembekal | Boleh dilaksanakan dengan orang dan masa kita? | Keputusan |
|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Anda pernah mengendalikan format yang serupa dan tujuannya sama seperti kali lalu.
- Jawatankuasa bersetuju tentang apa yang peserta patut lakukan di dalam bilik.
- Hanya sedikit format yang realistik di atas meja.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Jawatankuasa berpecah antara format dan memerlukan cara berstruktur untuk memutuskan.
- Tujuan sudah berubah tetapi format tidak.
- Acara anjuran bersama memerlukan format yang memuaskan dua penganjur.
Mahu bantuan memilih dan membentuk format?
Event Blueprint merangkumi keputusan format yang diuji terhadap tujuan, dapatan peserta dan kapasiti pasukan anda, dengan pilihan yang ditolak direkodkan. Ia kemudian membawa format yang dipilih ke dalam bentuk atur cara, garis masa dan keperluan pembekal.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Apakah beza antara persidangan dengan forum?
Label berbeza-beza. Dalam amalan, persidangan cenderung berpusat pada pembentangan kepada khalayak lebih luas, dan forum pada perbincangan dalam kumpulan tertentu. Tentukan berdasarkan apa yang peserta lakukan, bukan nama.
Patutkah kita menjadikan acara hibrid?
Hanya jika ada khalayak tertentu yang tidak dapat hadir secara fizikal dan ada orang yang memiliki pengalaman mereka. Tanya apa yang anda lakukan untuk khalayak itu jika anda tidak mengadakan acara langsung.
Bolehkah format berubah selepas pengumuman?
Boleh, tetapi setiap perubahan menggunakan muhibah dan mungkin melanggar terma pembekal. Muktamadkan format sebelum pengumuman awam pertama.
Siapa yang memutuskan format?
Orang atau badan yang dinamakan dalam piagam projek untuk keputusan atur cara, dimaklumkan oleh dapatan peserta dan semakan kebolehlaksanaan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.