以责任人和日期收尾的活动项目启动会议议程

活动已获批准，筹委会即将第一次以项目团队的身份开会，您希望这一个小时有价值。

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简要回答

好的启动会议大约九十分钟，结束时写下三件事：每个工作线由谁负责、第一批决定的日期，以及团队如何、何时开会和汇报。

不要用它来规划活动。用它来统一认识：这场活动是什么、谁做什么、怎样做决定，让规划建立在共同的基础上。

会议之前

至少提前两天传阅项目章程或需求说明草稿，请大家标出不同意的地方。
邀请主事人、日常负责人和各工作线负责人。如果预算批准仍未定，请财务一同参加。
准备一张空白的责任表和一份决定清单。责任矩阵生成工具和决策记录生成工具提供可编辑的起点。
订好会议室并安排记录员，约定会议记录在两个工作日内发出。

九十分钟议程

分钟	议题	产出
0至10	欢迎，宣读章程中的目的和成功标准	每个人用自己的话说出目的。
10至25	范围：包含、不含、待定；关键假设	记下分歧，不作长时间辩论。
25至45	角色：主事人、负责人、工作线负责人、批准人	每条工作线都有指定负责人。
45至60	未决事项及其日期	最重要的五项决定，附负责人和日期。
60至75	预算状况和批准路径；已知风险和承诺	谁批准什么，以及第一个不可退回的日期。
75至85	工作方式：会议节奏、汇报、文件存放处	节奏和存放处达成一致。
85至90	复述行动事项	当场大声确认。

应对困难时刻

如果会上重新讨论已做的决定，先问是否有新的事实。如果没有，记下意见后继续；如果有，就加入决定清单并指定负责人。

如果主事人或批准人缺席，记录涉及权限的事项在他们确认之前属于暂定。不要让没有决策者的会议拍板定案。

会议之后

两个工作日内发出会议记录，附行动事项、负责人和日期。
更新决策记录和假设清单。
确认下次会议日期及其将决定的事项。
下次会议上检查每项行动都已推进或重新定期。

实例演示 · 虚构示例

一场虚构会员论坛的启动会议

组织和数字均为虚构，仅作说明。

虚构的Persatuan Fiktif Jurutera Awam为一日论坛召开九十分钟的启动会议。八人出席，包括担任主事人的会长和担任负责人的名誉秘书。

会议结束时：五项决定有了日期，三条工作线有了负责人，商定每两周一次四十五分钟的通话，并确定了共享文件夹。有一项仍未决定：会长需要确认非会员能否参加，议程在她回复之前标为暂定。

可直接使用

启动会议议程和行动记录表

复制到会议邀请中，再用后半部分当场记录行动事项。

会议日期、时间、地点、记录员：
出席者和角色（主事人、负责人、各线负责人、财务）：
已传阅的会前资料：章程或需求说明，发出日期：
议题1：目的和成功标准（10分钟）：
议题2：范围包含、不含、待定；假设（15分钟）：
议题3：角色和工作线负责人（20分钟）：
议题4：未决事项，附负责人和日期（15分钟）：
议题5：预算状况、批准路径、第一个不可退回日期（15分钟）：
议题6：会议节奏、汇报、文件位置（10分钟）：
复述：行动 / 负责人 / 截止日期，每项一行：
等待缺席决策者的暂定事项：
下次会议日期及其将决定的事项：

打开工具: 活动需求说明生成器

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

团队不大，以前合作过。
章程或需求说明已经存在并且大家读过。
有人能主持，另一人能做记录。

以下情况，外部策划协助更有价值

几个机构或委员会第一次作为一个团队开会。
角色存在争议，需要中立的人主持。
团队以志愿者为主，主事人希望由项目负责人来带动会议节奏。

希望有人主持启动会议及之后的跟进？

活动蓝图（Event Blueprint）包含启动会议资料包：议程、根据您的章程整理的会前资料，以及为会议准备的责任表和决定清单。项目负责人可以主持会议、记录行动事项，并在之后维持会议节奏，决定权仍在您的批准人手中。

讨论您的启动会议将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。活动蓝图（策划方案）

主办方常见问题

谁应该参加启动会议？

主事人、日常负责人、各工作线负责人，以及批准款项的人。只邀请会根据结果采取行动的人。

供应商要参加吗？

现阶段一般不用。等团队对范围和决定达成一致之后，再另开供应商说明会。

之后团队多久开一次会？

按时间表商定节奏，常见做法是早期每两周一次，接近日期时每周一次。会议要简短，聚焦在决定上。

章程还没准备好怎么办？

用启动会议补上缺口，但要记录权限和范围属于暂定。范围边界一文能帮助快速划线。