Agenda permulaan projek acara yang berakhir dengan pemilik dan tarikh
Acara sudah diluluskan, jawatankuasa akan bermesyuarat buat kali pertama sebagai pasukan projek, dan anda mahu sejam itu bermakna.
Jawapan ringkas
Mesyuarat permulaan yang baik berlangsung kira-kira sembilan puluh minit dan berakhir dengan tiga perkara bertulis: siapa memiliki setiap aliran kerja, tarikh keputusan pertama, dan bagaimana serta bila pasukan akan bertemu dan melapor.
Jangan gunakannya untuk merancang acara. Gunakannya untuk bersetuju tentang apa acara itu, siapa melakukan apa dan bagaimana keputusan dibuat, supaya perancangan bermula di atas asas yang sama.
Sebelum mesyuarat
- Edarkan piagam projek atau draf taklimat sekurang-kurangnya dua hari lebih awal dan minta orang menandakan apa yang tidak dipersetujui.
- Jemput penaung, ketua harian dan setiap pemilik aliran kerja. Tambah kewangan jika kelulusan bajet masih terbuka.
- Sediakan jadual tanggungjawab kosong dan senarai keputusan. Pembina matriks tanggungjawab dan pembina log keputusan memberi titik mula yang boleh disunting.
- Tempah bilik dan seorang pencatat minit, dan persetujui minit dihantar dalam tempoh dua hari bekerja.
Agenda sembilan puluh minit
| Minit | Perkara | Hasil |
|---|---|---|
| 0 hingga 10 | Sambutan, tujuan dan kriteria kejayaan dibaca daripada piagam | Setiap orang menyatakan tujuan dengan kata-kata sendiri. |
| 10 hingga 25 | Skop termasuk, tidak dan belum diputuskan; andaian utama | Perselisihan dicatat, tidak dibahaskan panjang. |
| 25 hingga 45 | Peranan: penaung, ketua, pemilik aliran kerja, pelulus | Pemilik dinamakan bagi setiap aliran kerja. |
| 45 hingga 60 | Keputusan terbuka dan tarikhnya | Lima keputusan teratas dengan pemilik dan tarikh. |
| 60 hingga 75 | Kedudukan bajet dan laluan kelulusan; risiko dan komitmen diketahui | Siapa meluluskan apa dan tarikh pertama yang tidak boleh dipulangkan. |
| 75 hingga 85 | Cara bekerja: rentak mesyuarat, pelaporan, tempat dokumen | Rentak dan tempat dipersetujui. |
| 85 hingga 90 | Bacaan semula tindakan | Tindakan disahkan dengan kuat. |
Menangani saat sukar
Jika bilik membuka semula keputusan yang sudah dibuat, tanya sama ada ada fakta baharu. Jika tiada, catat pandangan itu dan teruskan; jika ada, tambah pada senarai keputusan dengan pemilik.
Jika penaung atau pelulus tidak hadir, rekod bahawa perkara kuasa bersifat sementara sehingga mereka mengesahkan. Jangan biarkan mesyuarat tanpa pembuat keputusan menyelesaikan sesuatu keputusan.
Selepas mesyuarat
- Hantar minit dengan tindakan, pemilik dan tarikh dalam tempoh dua hari bekerja.
- Kemas kini log keputusan dan senarai andaian.
- Sahkan tarikh mesyuarat seterusnya dan apa yang akan diputuskan.
- Semak pada mesyuarat seterusnya bahawa setiap tindakan sudah bergerak atau ditarikh semula.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Agenda permulaan rekaan untuk forum ahli
Organisasi dan angka rekaan, sebagai ilustrasi sahaja.
Persatuan Fiktif Jurutera Awam mengadakan mesyuarat permulaan sembilan puluh minit untuk forum sehari. Lapan orang hadir, termasuk presiden sebagai penaung dan setiausaha kehormat sebagai ketua.
Mesyuarat berakhir dengan lima keputusan bertarikh, tiga aliran kerja dengan pemilik, panggilan dua mingguan empat puluh lima minit, dan folder kongsi dipersetujui. Satu perkara dibiarkan terbuka: presiden perlu mengesahkan sama ada bukan ahli boleh hadir, dan agenda menandakannya sementara sehingga beliau menjawab.
Gunakan sendiri
Agenda permulaan dan helaian tangkapan tindakan
Salin ini ke dalam jemputan mesyuarat, kemudian gunakan separuh kedua untuk mencatat tindakan secara langsung.
- Tarikh, masa, tempat mesyuarat, pencatat minit:
- Hadirin dan peranan (penaung, ketua, pemilik, kewangan):
- Bacaan awal diedarkan: piagam atau taklimat, tarikh dihantar:
- Perkara 1: tujuan dan kriteria kejayaan (10 minit):
- Perkara 2: skop termasuk, tidak, belum diputuskan; andaian (15 minit):
- Perkara 3: peranan dan pemilik aliran kerja (20 minit):
- Perkara 4: keputusan terbuka dengan pemilik dan tarikh (15 minit):
- Perkara 5: kedudukan bajet, laluan kelulusan, tarikh pertama tidak boleh dipulangkan (15 minit):
- Perkara 6: rentak mesyuarat, pelaporan, lokasi dokumen (10 minit):
- Bacaan semula: tindakan / pemilik / tarikh akhir, satu baris setiap satu:
- Perkara sementara menunggu pembuat keputusan yang tidak hadir:
- Tarikh mesyuarat seterusnya dan apa yang akan diputuskan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pasukan kecil dan pernah bekerja bersama.
- Piagam atau taklimat sudah ada dan sudah dibaca.
- Seorang boleh mempengerusikan dan seorang lagi mencatat minit.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa organisasi atau jawatankuasa bertemu buat kali pertama sebagai satu pasukan.
- Peranan dipertikaikan dan memerlukan orang neutral untuk mempengerusikan.
- Pasukan diketuai sukarelawan dan penaung mahu ketua projek menjalankan rentak mesyuarat.
Mahu seseorang mengendalikan mesyuarat permulaan dan selepasnya?
Event Blueprint merangkumi pek permulaan: agenda, bacaan awal daripada piagam anda, jadual tanggungjawab dan senarai keputusan yang disediakan untuk mesyuarat. Ketua projek boleh mempengerusikannya, mencatat tindakan dan meneruskan rentak mesyuarat selepas itu, dengan keputusan kekal pada pelulus anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Siapa yang patut hadir pada mesyuarat permulaan?
Penaung, ketua harian, setiap pemilik aliran kerja dan sesiapa yang meluluskan wang. Hadkan kepada orang yang akan bertindak atas hasilnya.
Patutkah pembekal hadir?
Biasanya tidak pada peringkat ini. Adakan taklimat pembekal berasingan selepas pasukan sehaluan tentang skop dan keputusan.
Berapa kerap pasukan patut bertemu selepas itu?
Persetujui rentak yang sesuai dengan garis masa, lazimnya dua mingguan pada awalnya dan mingguan menghampiri tarikh. Pastikan mesyuarat ringkas dan tertumpu pada keputusan.
Bagaimana jika piagam belum siap?
Gunakan mesyuarat permulaan untuk menyelesaikan kekosongan, tetapi rekod bahawa kuasa dan skop bersifat sementara. Halaman batas skop membantu melukis garis dengan cepat.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.