按段规划贵宾陪同动线
嘉宾将抵达、受到迎接、在某处等候，然后走向舞台，每一步都有别人控制的门、走廊或电梯。
简要回答
把动线规划成一系列分段，每段有起点、终点、负责人和现场核查。常见分段为：下车点到迎接点、迎接点到休息室、休息室到舞台入口、舞台入口到座位。
计划中的每个时间和距离都应来自与场地方的现场走查，而不是平面图或估算。请场地以书面确认哪些门、电梯和走廊可以使用，以及由谁开门。
从已确认的安排出发
动线取决于出席确认和抵达顺序中已确认的嘉宾角色和抵达方式。若其中之一仍是暂定，动线也标为暂定。
请问嘉宾办公室是否有无障碍需求、偏好的入口，或希望主办方直接与场地沟通的安排。无障碍要求由嘉宾办公室和场地确认，不应由您自行假定。
把动线分成几段
| 分段 | 起点与终点 | 负责人 | 走查时核对 |
|---|---|---|---|
| 1 | 下车点到迎接点 | 门口负责人 | 谁可以使用该入口，是否与代表或送货共用？ |
| 2 | 迎接点到休息室 | 主办方联络人 | 走哪条走廊或电梯，谁持有钥匙或门禁卡？ |
| 3 | 休息室到舞台入口 | 舞台经理 | 是否有门、幕布或台阶，移动前能否清场？ |
| 4 | 舞台入口到座位或讲台 | 舞台经理 | 嘉宾在哪里等候，谁发出移动信号？ |
| 5 | 座位到出口（见离场安排） | 主办方联络人 | 出口动线是否与进入动线相同？ |
向场地方提出的问题
- 本动线可使用哪些入口、电梯和走廊，其中有没有与公众或服务通道共用的？
- 谁控制受限区域的出入，活动期间能否随时待命？
- 动线上有没有可能被其他活动或送货穿插的地点？
- 场地自己的保安或值班经理能否参加走查？
- 如果当天电梯或门无法使用，场地的处理流程是什么？
进行现场走查
- 与场地联络人、主办方联络人和舞台经理一起走一遍。
- 在每一段，记录从容步速下的实际用时，以及任何台阶、门槛或障碍。
- 经场地许可，拍照或画出决策点草图。
- 为依赖电梯或上锁门的分段商定备用动线。
- 更新计划，并只把最终版本分享给动线表上的人员。
把动线与嘉宾隐私分开
动线表是内部工作文件，不要发到群聊或公开渠道。
如嘉宾办公室有安全或隐私要求，以其要求为先。参见贵宾隐私边界。
实例演示 · 虚构示例
一次虚构的走查发现了缺口
虚构机构和数字，仅作说明。
Majlis Fiktif Profesional Kejuruteraan 计划举行有一位贵宾和一位助理的开幕式。项目负责人与场地值班经理一起走查，发现原定的休息室所在走廊在开幕期间也用于餐饮送货。
双方与场地商定，把休息室改到舞台入口附近的另一个房间，并在开幕结束前暂停送货。各段用时在现场重新测量，经第二部电梯的备用动线也已记录，修订后的表格只发给门口负责人、联络人和舞台经理。
可直接使用
贵宾陪同动线走查表
走查时每段填一行。时间在实测前留空。
| 分段 | 起点与终点 | 负责人 | 门、电梯、钥匙 | 现场实测用时 | 备用动线 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | |||||
| 2 | |||||
| 3 | |||||
| 4 | |||||
| 5（离场） |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 场地熟悉，动线短而直接。
- 只有一位贵宾，且场地联络人可以陪您走一遍。
- 主办机构已为动线配备礼宾人员。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多位贵宾从不同入口或在不同时间抵达。
- 动线穿过由不同方控制的区域，例如场地、楼宇管理和保安。
- 团队里没有人走过场地的后台区域。
需要有人走查并写成文件吗？
会议项目负责人可以与场地一起参加走查，整理成列明负责人和备用方案的分段动线表，并向门口、舞台和联络团队交代任务。礼宾和安保决定仍由您的主办机构、场地和嘉宾办公室负责。
主办方常见问题
走查需要多长时间？
取决于场地和分段数量。请提前与场地预约，并邀请各段的负责人参加，这样只需走一遍。
嘉宾需要提前看到动线吗？
只有嘉宾办公室提出要求时才需要。可向嘉宾方联络人提供摘要，工作表保持内部使用。
场地不允许使用后台动线怎么办？
请场地以书面说明替代方案，并据此规划。不要假定可以进入场地未确认的区域。
抵达须知放在哪里？
前往场地的嘉宾和讲者，可使用抵达须知生成器起草路线说明。陪同动线从嘉宾到达场地的那一点开始。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。