活动参加者后续跟进责任
活动结束了，参加者被承诺会收到跟进，而三个团队都以为是别人在发送。
洽谈跟进责任将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
每项跟进都需要一位具名负责人、发送日期、参加者能认得的理由，以及确认本机构可以为该目的联系他们。
请在活动结束前列出所有跟进事项。感谢信、讲义、问卷、会员邀请和合作方引荐，通常分属不同的人。
列出所有已承诺或隐含的跟进
检查报名页面、开场致辞、讲者须知和合作协议。凡是告知参加者可以期待的内容，都是承诺。
再加上自己团队想做的跟进，例如续会或下一届邀请，并单独标记。它们需要不同的许可核对。
每项跟进一位负责人
| 跟进事项 | 常见负责人 | 发送期限 | 发送前核对 |
|---|---|---|---|
| 感谢信和讲义 | 秘书处或传讯部门 | 数日内 | 讲者同意分享讲义 |
| 反馈问卷 | 活动负责人 | 数日内 | 说明用途；决定是否匿名 |
| 学习情况回访 | 项目负责人 | 计划日期，例如八周后 | 与学习成效证据衔接 |
| 会员或下届活动邀请 | 会员或市场部门 | 感谢信之后 | 已确认此用途获得同意 |
| 合作方引荐 | 合作事务负责人 | 按双方约定 | 双方同意被引荐 |
联系许可
能否发送每一类信息，取决于参加者在报名时同意了什么，以及适用于贵机构的个人资料规定。请负责隐私的人员就每个用途确认情况，并记录答复。
不要由项目团队自行决定。给隐私负责人一份简短清单：用途、持有的资料、由谁持有，以及计划的保存期限。
移交仍未完成的事项
- 把每项未发送的事项连同负责人和日期放入交接资料包。
- 在计划发送日开一次十分钟的核对，确认每条信息已发出。
- 记录需要行动的回复并分配负责人。
- 只有当每项都已发送、已附原因取消，或已移交具名负责人，才关闭清单。
实例演示 · 虚构示例
承诺了五项跟进的两天行业论坛
虚构组织和数字，仅作示例。
虚构的行业协会承诺发送讲义、问卷和两次合作方引荐。秘书处以为讲者办公室会发讲义，讲者办公室则以为是秘书处。
跟进表为每一项指定了负责人和日期。会员邀请被暂缓，直到隐私负责人确认报名时的同意涵盖该用途，之后只发给符合范围的人。
可直接使用
跟进责任表
复制并在活动结束前填写。
| 跟进事项 | 告知参加者的内容 | 负责人 | 发送日期 | 许可核对人 | 状态 |
|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 只有两三项跟进，由一个人全部发送。
- 报名措辞和同意事项已经确定。
- 不涉及合作方引荐。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 几个团队或合作方各持有部分参加者资料。
- 跟进跨越多个机构，例如主办方与协办方。
- 没有人清楚许可情况，发送一再拖延。
希望活动结束后跟进仍有人负责？
常设活动项目经理可以把跟进清单、负责人和日期放入项目日历，让承诺从一届延续到下一届。若只涉及单次活动，会议项目负责人可以指定负责人、追踪日期，并把隐私问题转交给合适的人。
主办方常见问题
应何时指定跟进负责人？
活动之前，最好在撰写报名页面时，因为该页面产生第一批承诺。
赞助方或合作方可以给参加者发邮件吗？
只有在许可情况允许且隐私负责人确认后才可以。不要凭假设分享参加者名单。
需要行动的回复由谁负责？
由跟进负责人分类，并在既定的工作日目标内分配给合适的人。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。