活动会议预读资料包
委员们每次都是在手机上匆匆翻过资料就来开会，难办的事项最后总是没时间谈。
讨论预读资料包将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
预读资料包是提前两个工作日发出的一组简短文件，每份对应议程上的一项，并写明读者需要做什么。内容只限会议需要决定的事项。
资料包以一页封面说明开头，列出到期要决定的事项，让忙碌的成员只读这一页也能参与。
资料包里应该有什么
哪些不要放
- 无需任何人行动的完整报告，改为附链接。
- 仍在修改的草稿。只发一个版本，并说明此为本次会议的最终版。
- 没有决策或行动的事项，放进简短的信息通报。
- 带有长串邮件往来的附件。概括事实，把往来邮件留档。
撰写封面说明
- 在最上方写明日期、时间、地点或链接。
- 每项待决事项写成一行问题，附负责人和文件编号。
- 说明对每位读者的要求：决定、在某日前提交意见，还是仅知悉。
- 提供一位会前答疑联系人。
- 提前两个工作日发出，并请大家在会前一天提交对任何文件的意见。
遇到不看资料的成员
只有一份文件迟到时，才在会议开始时安排五分钟默读。其他情况下，请主席用问题和建议开场，而不是把文件重新讲一遍。
如果某位成员经常没准备，就和对方商定适合的形式，例如通过消息发三行摘要。
实例演示 · 虚构示例
为选择场地短名单的委员会准备的预读资料包
虚构机构和数字，仅用于说明有用的细节程度。
虚构的 Persatuan Fiktif Jurutera Perunding 要开会，在三个场地中为一日论坛作选择。秘书处在周三发出四页资料包，供周五使用。
第一页是封面说明，只有一项决策：从三个场地中选出两个入围。第二页是三个场地书面报价的对比表，未确认的项目已标注。第三页是决策记录中未解决事项的摘录，第四页是议程。成员在周四前回复意见，主席直接从该决策开始会议。
可直接使用
预读资料包核对清单与封面说明
用它来制作每一份资料包，并在发出前核对。
- 一页封面说明：日期、地点、答疑联系人
- 每项待决事项写成问题，附负责人和文件编号
- 对每位读者的要求：决定、在某日前提交意见，或知悉
- 附带含时间的议程
- 每项决策一份文件，含选项、影响和决定人
- 附上次会议记录及决策记录中的未解决事项
- 只附最终版本，并写明版本
- 大型报告附链接，不作附件
- 在会前两个工作日发出
- 意见截止日为会前一天，由指定人员收集
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 委员会一次只决定少数几件事。
- 秘书处能把每份文件写在一页内。
- 成员会回复邮件发出的文件。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多条工作线都向每次会议供稿，文件迟到且格式不一。
- 来自多个机构的成员需要不同程度的背景介绍。
- 某项决策依赖需要在会前概括的供应商文件。
希望每次会议的资料包有人准备吗？
会议项目负责人可以收集文件、概括供应商文件、根据决策记录撰写封面说明，并在每次会议前的固定日期发出资料包。每一项决定仍由委员会作出。请把下一次的议程及其背后的文件发来。
主办方常见问题
预读资料包应有多长？
在决策允许的范围内越短越好。一页封面说明加每项决策一页，是不错的目标。
可以放入保密文件吗？
先问文件所有者可以如何分享，并相应标注资料包。隐私或法律问题请交给顾问。
资料迟到怎么办？
把事项移到下次会议，或请主席事先决定迟到的文件能否提交。
谁来发送资料包？
指定一个人，通常是秘书处或项目负责人，这样只有一个版本、一个日期。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。