Pek bacaan awal mesyuarat acara
Ahli jawatankuasa tiba di setiap mesyuarat selepas membaca sekilas kertas kerja di telefon, dan item yang sukar kehabisan masa.
Jawapan ringkas
Pek bacaan awal ialah set kertas ringkas yang dihantar dua hari bekerja lebih awal, setiap satu dikaitkan dengan item agenda dan menyatakan apa yang diminta daripada pembaca. Hadkan kepada apa yang perlu diputuskan oleh mesyuarat.
Mulakan pek dengan nota penghantar satu muka surat yang menyenaraikan keputusan yang perlu dibuat, supaya ahli yang sibuk boleh membaca halaman itu sahaja dan masih menyumbang.
Apa yang patut ada dalam pek
- Agenda daripada halaman agenda mesyuarat, bersama masa.
- Satu kertas ringkas bagi setiap keputusan: soalan, pilihan, cadangan jika ada, kesan kos atau masa, dan siapa memutuskan.
- Minit terakhir dan petikan item terbuka daripada log keputusan semasa.
- Laporan status mingguan hanya jika mesyuarat memerlukan lebih daripada pengecualiannya.
- Sebut harga pembekal atau dokumen yang menjadi asas keputusan, dengan halaman berkaitan ditandakan.
Apa yang ditinggalkan
- Laporan penuh yang tiada siapa perlu bertindak. Berikan pautan sebaliknya.
- Draf yang masih berubah. Hantar satu versi dan nyatakan ia muktamad untuk mesyuarat.
- Item tanpa keputusan atau tindakan. Letakkan dalam nota maklumat ringkas.
- Lampiran dengan rantaian e-mel panjang. Ringkaskan fakta dan simpan rantaian dalam fail.
Bina nota penghantar
- Tulis tarikh, masa dan tempat atau pautan di bahagian atas.
- Senaraikan setiap keputusan dalam satu baris, sebagai soalan, bersama pemilik dan nombor kertas.
- Nyatakan apa yang anda perlukan daripada setiap pembaca: putuskan, beri komen sebelum tarikh, atau ambil maklum sahaja.
- Beri satu hubungan untuk soalan sebelum mesyuarat.
- Hantar dua hari bekerja lebih awal dan minta komen mengenai mana-mana kertas pada hari sebelumnya.
Menangani ahli yang tidak membaca
Mulakan dengan bacaan senyap lima minit di awal mesyuarat hanya bagi satu kertas yang tiba lewat. Bagi yang lain, minta pengerusi membuka setiap keputusan dengan soalan dan cadangan dan bukan membentang semula kertas.
Jika seorang ahli kerap tiba tanpa bersedia, bersetuju dengan mereka tentang format yang sesuai, seperti ringkasan tiga baris melalui mesej.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Pek bacaan awal untuk jawatankuasa memilih senarai pendek tempat acara
Organisasi dan angka rekaan, bagi menunjukkan tahap perincian yang berguna.
Persatuan Fiktif Jurutera Perunding mengadakan mesyuarat untuk memilih antara tiga tempat bagi forum sehari. Urus setia menghantar pek empat muka surat pada hari Rabu untuk hari Jumaat.
Muka satu ialah nota penghantar dengan satu keputusan: senarai pendek dua daripada tiga tempat. Muka dua ialah jadual perbandingan sebut harga bertulis tiga tempat itu, dengan item yang belum disahkan ditandakan. Muka tiga ialah petikan item terbuka daripada log keputusan, dan muka empat ialah agenda. Ahli membalas dengan komen sebelum hari Khamis, dan pengerusi membuka mesyuarat pada keputusan itu.
Gunakan sendiri
Senarai semak pek bacaan awal dan nota penghantar
Gunakan ini untuk membina setiap pek dan menyemaknya sebelum dihantar.
- Nota penghantar satu muka surat: tarikh, tempat, hubungan untuk soalan
- Setiap keputusan disenaraikan sebagai soalan, dengan pemilik dan nombor kertas
- Apa yang diminta daripada setiap pembaca: putuskan, komen sebelum tarikh, atau ambil maklum
- Agenda dengan masa dilampirkan
- Satu kertas bagi setiap keputusan, dengan pilihan, kesan dan siapa memutuskan
- Minit terakhir dan item terbuka daripada log keputusan dilampirkan
- Hanya versi muktamad dilampirkan, dan versi dinyatakan
- Laporan besar diberi pautan dan tidak dilampirkan
- Dihantar dua hari bekerja sebelum mesyuarat
- Komen dikehendaki sehari sebelumnya, orang dinamakan mengumpulnya
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Jawatankuasa memutuskan beberapa perkara pada satu masa.
- Urus setia boleh menulis setiap kertas dalam satu muka surat.
- Ahli membalas kertas yang dihantar melalui e-mel.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Banyak aliran kerja menyumbang kepada setiap mesyuarat dan kertas tiba lewat dalam format berbeza.
- Ahli daripada beberapa organisasi memerlukan tahap latar belakang berbeza.
- Satu keputusan bergantung pada dokumen pembekal yang perlu diringkaskan sebelum mesyuarat.
Mahu pek disediakan bagi setiap mesyuarat?
Ketua projek persidangan boleh mengumpul kertas, meringkaskan dokumen pembekal, menulis nota penghantar daripada log keputusan dan menghantar pek pada hari tetap sebelum setiap mesyuarat. Jawatankuasa masih memutuskan setiap item. Kongsi agenda seterusnya dan dokumen di sebaliknya.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa panjang pek bacaan awal patut dibuat?
Sependek yang dibenarkan oleh keputusan. Nota penghantar dan satu muka surat bagi setiap keputusan ialah sasaran yang baik.
Perlukah dokumen sulit dimasukkan?
Tanya pemilik dokumen cara ia boleh dikongsi dan tandakan pek dengan sewajarnya. Bawa soalan privasi atau undang-undang kepada penasihat anda.
Bagaimana jika kertas lewat?
Alihkan item ke mesyuarat seterusnya atau minta pengerusi memutuskan lebih awal sama ada kertas lewat boleh dibentang.
Siapa menghantar pek?
Seorang yang dinamakan, biasanya urus setia atau ketua projek, supaya ada satu versi dan satu tarikh.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.