Agenda mesyuarat perancangan acara
Jawatankuasa perancangan anda bermesyuarat setiap dua minggu, dan setiap mesyuarat berakhir dengan soalan terbuka yang sama seperti sebelumnya.
Jawapan ringkas
Agenda mesyuarat perancangan harus dibina berdasarkan keputusan yang perlu dibuat, bukan laporan. Letakkan keputusan dahulu, status kemudian, dan akhiri dengan bacaan semula tindakan serta pemiliknya.
Hantar dua hari lebih awal dengan kertas kerja dilampirkan, supaya mesyuarat untuk memutuskan dan bukan untuk membaca.
Susunan item yang memendekkan mesyuarat
- Pembukaan dan permohonan maaf, dua minit: sahkan kuorum dan siapa berkuasa memutuskan hari ini.
- Keputusan perlu dibuat, dua puluh hingga tiga puluh minit: setiap satu dengan soalan, pilihan dan siapa memutuskan. Lihat format permintaan keputusan acara.
- Status mengikut aliran kerja, sepuluh minit: pengecualian sahaja, kerana laporan status mingguan sudah diedarkan.
- Risiko dan halangan, sepuluh minit: apa yang memerlukan seseorang di luar bilik.
- Bacaan semula tindakan, lima minit: baca setiap tindakan, pemilik dan tarikh dengan lantang.
- Tarikh mesyuarat seterusnya dan apa yang mesti siap menjelangnya.
Apa yang mesti ada pada setiap baris agenda
- Tajuk item sebagai soalan, contohnya Senarai pendek tempat acara mana dihantar kepada majlis?
- Siapa membentang dan untuk berapa minit.
- Hasil yang diperlukan: putuskan, ambil maklum, atau nasihatkan.
- Kertas untuk dibaca lebih awal, disenaraikan dalam pek bacaan awal.
- Orang yang akan merekod keputusan dalam log keputusan.
Siapa perlu hadir
Jemput mereka yang memutuskan, memiliki tindakan atau membekalkan maklumat yang diperlukan. Yang lain boleh membaca minit. Bilik yang lebih kecil memutuskan lebih pantas, tetapi rekodkan siapa yang tidak hadir supaya keputusan tidak dibuka semula kemudian.
Semak matriks tanggungjawab untuk melihat pemilik aliran kerja mana yang perlu berada dalam bilik.
Kelemahan lazim
- Keputusan disenaraikan sebagai topik perbincangan, jadi tiada siapa pulang dengan hasil.
- Laporan memakan hampir sejam dan item yang sukar ditinggalkan untuk lima minit terakhir.
- Tiada pengerusi dinamakan, atau pengerusi juga pembentang bagi kebanyakan item.
- Agenda tiada masa, jadi item awal melebihi tempoh.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Mesyuarat jawatankuasa dua mingguan untuk forum industri sehari
Organisasi dan angka rekaan, bagi menunjukkan tahap perincian yang berguna.
Persatuan Fiktif Pengilang Makanan menjalankan jawatankuasa tujuh orang untuk forum tahunannya. Mesyuarat lama mereka sembilan puluh minit kemas kini lisan.
Urus setia beralih kepada agenda enam puluh minit: dua keputusan (senarai pendek penceramah dan pendekatan yuran pendaftaran), pusingan pengecualian lima minit, dan bacaan semula tindakan. Kertas kerja diedarkan pada hari Rabu untuk mesyuarat hari Jumaat. Dalam tiga mesyuarat, bilangan keputusan terbuka pada log menurun dan minit hanya satu muka surat.
Gunakan sendiri
Templat agenda mesyuarat perancangan
Salin ke dalam dokumen dan isi bagi setiap mesyuarat.
- Mesyuarat: [nama jawatankuasa], [tarikh, masa, tempat atau pautan], pengerusi: [nama], pencatat minit: [nama]
- Kertas dilampirkan: [tajuk dan pautan]
- 1. Pembukaan, kuorum dan kuasa memutuskan (2 minit), [pengerusi]
- 2. Keputusan 1: [soalan] (minit), pemutus: [nama], kertas: [tajuk]
- 3. Keputusan 2: [soalan] (minit), pemutus: [nama], kertas: [tajuk]
- 4. Pengecualian status mengikut aliran kerja (10 minit), [ketua aliran kerja]
- 5. Risiko dan halangan yang memerlukan bantuan (10 minit), [ketua projek]
- 6. Bacaan semula tindakan (5 minit): [pemilik, tindakan, tarikh], [pencatat minit]
- 7. Mesyuarat seterusnya: [tarikh]; item perlu siap menjelangnya: [senarai]
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Jawatankuasa kecil dan orang yang sama hadir setiap kali.
- Seorang ada masa menyediakan kertas kerja dua hari lebih awal.
- Keputusan sedikit dan kebanyakannya dalaman.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Beberapa jabatan atau jawatankuasa perlu didengar dan agenda terus bertambah.
- Keputusan yang sama kembali setiap mesyuarat kerana tiada siapa menjejaknya.
- Pembekal dan ahli perlu diselaras bersama keputusan jawatankuasa sendiri.
Mahu kitaran mesyuarat dijalankan untuk anda?
Ketua projek persidangan boleh menyediakan draf setiap agenda daripada log keputusan, menyediakan pek bacaan awal, mempengerusikan atau membantu pengerusi, dan menghantar minit serta senarai tindakan dalam masa yang dipersetujui. Jawatankuasa anda kekal memutuskan setiap perkara. Hantar dua set minit terakhir anda untuk melihat apa yang boleh diperkemas.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa lama mesyuarat perancangan patut berlangsung?
Enam puluh minit sesuai bagi kebanyakan jawatankuasa jika kertas kerja diedarkan lebih awal. Mesyuarat lebih panjang biasanya bermakna keputusan dibuat daripada laporan lisan.
Perlukah kami menggunakan agenda yang sama setiap kali?
Kekalkan struktur dan tukar item keputusan. Susunan tetap membantu orang tahu bila item mereka tiba.
Bagaimana jika pembuat keputusan tidak dapat hadir?
Minta mereka menghantar pendirian bertulis lebih awal atau alihkan item. Rekodkan siapa yang tidak hadir dalam minit.
Siapa menulis minit?
Seseorang selain pengerusi. Lihat penulisan item tindakan untuk cara menulis baris tindakan.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.