Penulisan item tindakan acara
Minit mesyuarat lepas menyatakan pasukan akan meneliti sebut harga AV, dan tiga minggu kemudian tiada siapa dapat menyatakan siapa atau apa maksudnya.
Jawapan ringkas
Item tindakan yang baik mempunyai seorang pemilik, satu kata kerja, satu hasil yang kelihatan dan satu tarikh. Ia harus boleh dibaca oleh seseorang yang tiada dalam bilik.
Tulis setiap tindakan sebagai: pemilik, akan [kata kerja] [hasil], sebelum [tarikh]. Jika tidak boleh ditulis begitu, item itu masih perbincangan dan belum patut direkod sebagai tindakan.
Empat bahagian sesuatu tindakan
| Bahagian | Apa yang ditulis | Contoh lemah | Contoh lebih baik |
|---|---|---|---|
| Pemilik | Seorang yang dinamakan, bukan pasukan atau jawatankuasa. | Urus setia menyusul | Aisyah (urus setia) akan menghantar e-mel kepada tempat acara |
| Kata kerja | Tindakan konkrit: hantar, sahkan, draf, tempah, putuskan. | Meneliti sebut harga AV | akan meminta sebut harga AV yang disemak dengan butiran diasingkan |
| Hasil | Apa yang wujud apabila selesai. | Selesaikan penceramah | akan menghantar senarai penceramah v3 kepada pengerusi |
| Tarikh | Tarikh kalendar, bukan segera atau minggu depan. | Secepat mungkin | sebelum Khamis 16 Oktober |
Perkataan untuk dielakkan
- Meneliti, meninjau, mempertimbangkan, membincangkan: ini menerangkan pemikiran, bukan hasil. Gantikan dengan menyediakan draf, membandingkan, mengesyorkan.
- Pasukan, semua orang, jawatankuasa: pecahkan kepada pemilik yang dinamakan.
- Berterusan: berikan tarikh semakan.
- Susulan: nyatakan dengan siapa, tentang apa, dan apa yang dijangka kembali.
Keputusan bukan tindakan
Jika mesyuarat bersetuju sesuatu, tulis sebagai keputusan dalam log keputusan, kemudian rekodkan tindakan yang menyusul. Keputusan tanpa tindakan tidak lengkap, dan tindakan tanpa keputusan di belakangnya selalunya permintaan yang perlu diluluskan seseorang.
Semak ayat sebelum minit dihantar
- Baca setiap tindakan dengan lantang di hujung mesyuarat dan minta pemilik mengesahkan ayat dan tarikh.
- Semak pemilik tercatat dalam matriks tanggungjawab bagi aliran kerja itu.
- Hantar senarai tindakan dalam masa yang ditetapkan selepas mesyuarat.
- Bawa tindakan terbuka ke bahagian atas agenda seterusnya.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Menulis semula lima tindakan kabur daripada minit sebuah jawatankuasa
Organisasi dan angka rekaan, bagi menunjukkan tahap perincian yang berguna.
Minit sebuah badan profesional rekaan mempunyai lima tindakan: Penceramah untuk disahkan, Meneliti katering, Kemas kini laman web, Semak pendaftaran dan Susul dengan penaja.
Selepas ditulis semula: Farid akan menghantar e-mel pengesahan kepada empat penceramah senarai pendek sebelum 10 Okt; Mei Ling akan mendapatkan dua sebut harga katering bertulis bagi pilihan 300 tetamu sebelum 14 Okt; Hana akan mengemas kini laman program dengan versi 3 sebelum 12 Okt; Farid akan menguji borang pendaftaran dengan tiga entri sebenar sebelum 9 Okt; pengerusi akan meminta hubungan penaja yang dinamakan mengesahkan fail logo sebelum 11 Okt. Empat daripada lima siap menjelang mesyuarat seterusnya, meningkat daripada satu.
Gunakan sendiri
Log tindakan
Salin lajur ini ke dalam minit mesyuarat atau hamparan kongsi.
| ID | Pemilik | Tindakan (akan + kata kerja + hasil) | Tarikh akhir | Keputusan berkaitan | Status | Catatan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| A-01 | Orang dinamakan | akan menghantar ... kepada ... | Tarikh | D-04 | Terbuka | Menunggu jawapan pembekal |
| A-02 | Orang dinamakan | akan menyediakan draf ... untuk ... | Tarikh | Terbuka |
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Seorang mencatat minit dan boleh menyusun ayat tindakan ketika mesyuarat tamat.
- Pemilik jelas dan sedikit.
- Jawatankuasa bersetuju membaca semula tindakan pada setiap mesyuarat.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Tindakan tersebar merentasi jawatankuasa, sukarelawan dan pembekal.
- Minit tiba lewat, jadi ayat dibina semula daripada ingatan.
- Tindakan berulang kerana pemilik dan tarikh tidak pernah disahkan.
Mahu senarai tindakan disimpan untuk anda?
Ketua projek persidangan boleh mencatat minit, menulis setiap tindakan dengan pemilik dan tarikh, membacanya semula sebelum mesyuarat ditutup dan mengemas kini log. Tanggungjawab kerja kekal pada pemilik yang anda namakan. Kongsi set minit terkini untuk melihat apa yang boleh diperkemas.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Bolehkah satu tindakan mempunyai dua pemilik?
Namakan seorang pemilik yang bertanggungjawab, dan tambah pembantu dalam catatan. Dua pemilik selalunya bermakna tiada siapa.
Bagaimana jika pemilik di luar jawatankuasa?
Namakan mereka, dan pastikan seseorang dalam jawatankuasa meminta mereka mengesahkan ayat dan tarikh.
Berapa banyak tindakan setiap mesyuarat yang munasabah?
Sebanyak yang boleh disiapkan jawatankuasa sebelum mesyuarat seterusnya. Lebih daripada kira-kira sepuluh biasanya bermakna sebahagian ialah keputusan atau idea.
Bagaimana jika tindakan tertunggak?
Gunakan langkah susulan tindakan tertunggak.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.