Format permintaan keputusan acara
Anda perlukan jawatankuasa memilih antara dua pilihan sebelum hari Jumaat, dan permintaan lalu kembali dengan soalan dan bukan jawapan.
Jawapan ringkas
Permintaan keputusan ialah satu muka surat yang menyatakan soalan, pilihan, kos dan masa bagi setiap satu, cadangan anda jika ada, siapa memutuskan dan tarikh anda perlukan jawapan. Tulis supaya pelulus boleh membalas dengan satu huruf atau satu perkataan.
Rekodkan permintaan dan jawapan dalam log keputusan, supaya keputusan boleh dijumpai kemudian dan tidak dibuka semula secara tidak sengaja.
Tujuh baris sesuatu permintaan
- Soalan: satu ayat yang boleh dijawab dengan memilih, seperti Antara dua pilihan tempat acara, yang mana patut kita tandatangani?
- Mengapa sekarang: apa yang menunggu jawapan dan tarikh ia mesti diputuskan.
- Pilihan: dua atau tiga, setiap satu dalam beberapa baris, termasuk tidak buat apa-apa atau tangguh jika itu benar-benar pilihan.
- Kesan setiap satu: kos, masa, risiko dan siapa lagi terkesan.
- Cadangan: pilihan yang anda akan ambil dan sebabnya, atau nyatakan anda tiada cadangan.
- Pemutus: orang atau kumpulan yang memutuskan, dan sesiapa yang mesti dirujuk dahulu.
- Balas sebelum: tarikh dan bentuk jawapan, seperti balas e-mel ini dengan A atau B.
Jadikan pilihan boleh dibandingkan
Gunakan tajuk yang sama bagi setiap pilihan supaya pembaca membandingkan perkara yang setara. Jika sesuatu fakta belum disahkan, seperti harga belum bertulis, tandakan sebagai belum disahkan dan jangan menganggar.
| Aspek | Pilihan A | Pilihan B |
|---|---|---|
| Apa itu | Penerangan ringkas | Penerangan ringkas |
| Kos | Angka dan apa yang termasuk, atau belum disahkan | Angka dan apa yang termasuk, atau belum disahkan |
| Masa | Apa yang ditetapkan pada bila | Apa yang ditetapkan pada bila |
| Risiko utama | Satu baris | Satu baris |
| Siapa terkesan | Kumpulan dinamakan | Kumpulan dinamakan |
Kelemahan lazim
- Soalan ialah topik, seperti Tempat acara, dan bukan satu pilihan.
- Permintaan tiba dengan lampiran panjang tanpa ringkasan.
- Pilihan berbeza dari segi apa yang termasuk, jadi kos tidak boleh dibandingkan.
- Pemutus tidak jelas, jadi permintaan berpusing.
- Tiada tarikh balas, jadi jawapan datang selepas tarikh akhir pembekal.
Di mana ia sesuai dalam kitaran mesyuarat
Hantar permintaan segera antara mesyuarat dan senaraikan yang lain dalam pek bacaan awal untuk mesyuarat perancangan seterusnya. Semak matriks tanggungjawab untuk melihat siapa memegang kuasa bagi topik itu.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Meminta majlis memilih antara dua pilihan tempat acara
Organisasi dan angka rekaan, bagi menunjukkan tahap perincian yang berguna.
Persatuan Fiktif Arkitek Lanskap memerlukan majlisnya memilih tempat untuk forum tahunan. Dua sebut harga telah diterima. Tempat A disebut harga RM 42,000 bagi dewan utama dengan pentas termasuk. Tempat B disebut harga RM 36,500 bagi dewan, dengan pentas disebut harga berasingan dan belum diterima.
Permintaan itu menyatakan soalan, menyatakan tahanan pada kedua-dua dewan tamat pada hari Jumaat, membandingkan kedua-duanya dari segi kos, masa dan risiko, menandakan harga pentas Tempat B sebagai belum disahkan, dan mengesyorkan Tempat A kerana kepastian kos. Setiausaha kehormat meminta majlis membalas A atau B sebelum petang Khamis dan merekod jawapan sebagai keputusan D-12 pada malam yang sama.
Gunakan sendiri
Templat permintaan keputusan
Salin ke dalam e-mel atau dokumen, satu permintaan bagi setiap keputusan.
- Keputusan diminta: [soalan yang boleh dijawab dengan memilih]
- Pemutus: [nama atau kumpulan]; dirujuk dahulu: [nama]
- Balas sebelum: [tarikh dan masa], melalui [bentuk balasan]
- Mengapa sekarang: [apa yang menunggu, dan tarikh ia penting]
- Pilihan A: [penerangan]; kos [angka, termasuk, atau belum disahkan]; masa [ ]; risiko [ ]; terkesan [ ]
- Pilihan B: [penerangan]; kos [ ]; masa [ ]; risiko [ ]; terkesan [ ]
- Pilihan C atau tangguh (jika benar): [penerangan dan akibat]
- Cadangan: [pilihan dan sebab, atau tiada]
- Lampiran: [satu atau dua, dinamakan, dengan halaman berkaitan ditandakan]
- Rujukan log: [ID keputusan]
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Keputusan sedikit dan pemutus seorang yang jelas.
- Anda boleh menulis pilihan daripada maklumat yang sedia ada.
- Jawatankuasa membalas dalam masa sehari dua.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Keputusan merentasi beberapa jawatankuasa atau organisasi dan perlu dirujuk mengikut susunan.
- Pilihan bergantung pada sebut harga pembekal yang mesti dibandingkan dengan setara.
- Permintaan terus kembali dengan soalan, dan program tertunda.
Mahu keputusan disediakan untuk anda?
Ketua projek persidangan boleh menulis setiap permintaan keputusan, mengumpul dan membandingkan sebut harga pembekal, menyemak siapa yang mesti dirujuk, mengejar jawapan dan merekod jawapan dalam log keputusan. Jawatankuasa atau pelulus anda masih membuat keputusan. Hantar tiga keputusan seterusnya yang anda jangka akan diperlukan.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Perlukah saya sentiasa memberi cadangan?
Beri satu apabila anda ada pandangan dan boleh menjustifikasinya. Jika neutral, nyatakannya dan huraikan pertukaran ganti.
Bagaimana jika pemutus tidak membalas pada tarikh?
Nyatakan dalam permintaan apa yang berlaku jika tiada balasan, seperti tahanan awal luput. Kemudian susul sekali dan rujuk kepada pengerusi.
Bolehkah keputusan dibuat melalui aplikasi pemesejan?
Boleh jika pemutus membalas dengan jelas dan anda menyalin jawapan ke dalam log dengan tarikh. Elakkan balasan yang tidak jelas seperti ibu jari ke atas pada mesej panjang.
Berapa banyak pilihan patut saya beri?
Dua atau tiga. Lebih daripada itu biasanya bermakna langkah menyenarai pendek tertinggal.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.