简要回答
筹备会议的议程应围绕到期要决定的事项来安排，而不是围绕汇报。先放决策，再放进展，最后逐条复述行动事项及负责人。
提前两天发出，并附上资料，让会议用来做决定，而不是用来阅读。
让会议更短的议程顺序
每一条议程必须带的信息
谁需要出席
邀请作决定的人、负责行动的人，以及提供必要信息的人。其他人阅读会议记录即可。人少决定更快，但要记录缺席者，以免决定日后被重新翻出。
对照职责分工矩阵，看每条工作线需要哪位负责人到场。
常见问题
- 把决策写成讨论议题，结果没人带着结论离开。
- 汇报占去大半个小时，最难的事项被放到最后五分钟。
- 没有指定主席，或主席同时讲大部分事项。
- 议程没有时间，前面的事项超时。
实例演示 · 虚构示例
一日行业论坛的双周筹委会
虚构机构和数字，仅用于说明有用的细节程度。
虚构的 Persatuan Fiktif Pengilang Makanan 为年度论坛设有七人筹委会。过去的会议是九十分钟的口头汇报。
秘书处改为六十分钟的议程：两项待决（讲者短名单和注册费用方向）、五分钟例外情况轮询，以及行动复述。资料在周三发出，供周五会议使用。三次会议后，决策记录中的未决数量下降，会议记录缩短为一页。
可直接使用
筹备会议议程模板
复制到文件中，每次会议填写一份。
- 会议：[委员会名称]，[日期、时间、地点或链接]，主席：[姓名]，记录人：[姓名]
- 附件资料：[标题与链接]
- 1. 开场、法定人数与决定权限（2分钟），[主席]
- 2. 决策1：[问题]（分钟），决定人：[姓名]，资料：[标题]
- 3. 决策2：[问题]（分钟），决定人：[姓名]，资料：[标题]
- 4. 各工作线进展例外情况（10分钟），[工作线负责人]
- 5. 需要协助的风险与阻碍（10分钟），[项目负责人]
- 6. 行动复述（5分钟）：[负责人，行动，日期]，[记录人]
- 7. 下次会议：[日期]；届时需完成：[清单]
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 委员会人数少，每次都是同一批人出席。
- 有人能提前两天准备资料。
- 待决事项不多，且多属内部事务。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多个部门或委员会都要听取意见，议程越来越长。
- 同样的决策每次会议又回来，因为没人跟踪。
- 除了委员会自己的决定，还要协调供应商和会员。
希望有人替您运行会议周期吗？
会议项目负责人可以根据决策记录起草每次议程、准备预读资料包、主持或协助主席，并在约定时间内发出会议记录和行动清单。所有决定仍由您的筹委会作出。把最近两份会议记录发来，就能看出哪里可以收紧。
主办方常见问题
筹备会议应开多久？
如果资料提前发出，六十分钟对大多数委员会足够。会议更长通常意味着在根据口头汇报作决定。
每次都用同一份议程吗？
保留结构，更换决策事项。固定顺序能让大家知道自己的事项何时出现。
决定人无法出席怎么办？
请其会前提交书面意见，或把事项移后。在会议记录中写明缺席者。
谁来写会议记录？
由主席以外的人来写。行动事项的写法见活动行动事项表述。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。