活动采购推荐备忘录
评分已经完成，现在筹委会需要一份简短的文件，用来批准并存档。
简要回答
采购推荐备忘录是一到两页的文件，说明采购什么、投标方如何比较、推荐哪家供应商、主要风险，以及请求批准的具体决定。
它应让只读了这一份文件的筹委会成员也能放心批准，也让审计人员日后看得出决定是怎么作出的。
备忘录的用途
备忘录记录决定。它不是存放分数和记录的评审文件，也不是销售文件，而是对评审文件的概括和指引。
请为批准开支的人而写，通常是主席、财政或董事，他们没有看过各份建议书。
决策顺序
备忘录的组成部分
| 部分 | 内容 |
|---|---|
| 推荐意见 | 用三四行写明供应商、范围、总费用和请求的决定。 |
| 背景 | 采购什么、用于哪场活动、归入哪个预算项目。 |
| 过程 | 邀请了谁、多少家通过资格审查、评分如何进行、何时进行。 |
| 比较 | 把分数和可比价格放在一张表里。 |
| 为何选这家 | 两三条与标准和证据相联系的理由。 |
| 风险与条件 | 可能出什么问题，以及已商定的缓解办法。 |
| 冲突与申报 | 已申报的利益及处理方式。 |
| 后续步骤 | 合约审阅、通知、订金和日期。 |
推荐对象不是最高分时
有时最高总分并不是正确的选择，因为存在数字没有反映的风险。如果您推荐的是分数较低的供应商，请公开说明，用证据解释原因，并请筹委会在掌握这些信息的情况下决定。
请查阅贵方自己的采购政策。有些机构要求书面理由或第二位批准人。
常见误区
- 把推荐意见埋在三页的过程叙述之后。
- 比较各自遗漏了不同项目的报价，却把最便宜的当成最物有所值。
- 因为评分看似定论，就省略得标者的风险。
- 漏写后续步骤，批准之后又是数周没有动静。
- 把备忘录发给落选供应商，或把他们的分数透露给得标者。
实例演示 · 虚构示例
餐饮聘用备忘录
虚构组织与数字，仅作说明。
一个虚构的专业培训师协会举办两天会议，约 300 位代表。三家餐饮商通过资格审查。报价分别为 RM41,800、RM44,500 和 RM38,200，但最低的一家不含服务人员（需加 RM4,600）。
调整后，可比总价分别为 RM41,800、RM44,500 和 RM42,800。加权分数为 79、74 和 81。备忘录推荐第三家餐饮商，指出其分数取决于现在必须写进合约的人手安排，并列出一项条件：书面确认最终人数的截止日期。备忘录请财政在指定日期前批准总额 RM42,800。这些数字仅为示例，并非市场价格。
可直接使用
推荐备忘录模板
复制到文档中。控制在两页内，评审文件作为附件，不要粘贴进去。
- 致 / 发件人 / 日期 / 活动 / 预算项目：
- 推荐意见：聘用 [供应商] 承担 [范围]，可比总价 [金额]。请 [批准人] 在 [日期] 前作出决定。
- 采购内容及原因：
- 过程：邀请 [n] 家，通过资格审查 [n] 家，评分人 [姓名]，协调日期 [日期]：
- 比较表：供应商、加权分数、可比价格、主要差异：
- 为何选这家（两三条带证据的理由）：
- 风险与条件，每项注明负责人：
- 如非最高分：原因，以及筹委会应权衡的事项：
- 利益申报及回避者：
- 后续步骤：由 [谁] 审阅合约，在 [日期] 前通知落选者，订金和付款日期：
- 附件：评审文件、澄清记录、资格表：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 评分清楚，一个人就能写出简短文件。
- 筹委会习惯以书面形式批准供应商决定。
- 合约金额不大，政策只需一位批准人。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 报价难以比较，也没有人做过标准化。
- 筹委会意见分歧，需要一份中立的方案摘要。
- 资助方或理事会要求能经得起日后复核的文件。
想连同评审文件一起准备备忘录吗？
活动蓝图可以包含评审摘要，以及符合您审批流程的推荐备忘录结构，把风险、条件和后续步骤逐一列明。决定和合约仍由您的筹委会及其顾问负责。
主办方常见问题
备忘录应该写多长？
一到两页。细节放进附件。如果批准人读完第一页还无法决定，说明推荐意见还不够清楚。
谁应该签署或批准备忘录？
按您自己的政策，该合约金额对应的个人或机构，例如主席、财政或理事会。请在动笔前查清权限，而不是事后。
要向落选的投标方说明原因吗？
及时、礼貌地告知结果。事先决定提供多少反馈，并且绝不透露其他投标方的价格或分数。
备忘录可以推荐两家供应商吗？
可以，前提是您把范围拆开了，例如场地和视听。把每一项作为独立推荐，附上各自的比较，批准手续才清晰。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。