Memo cadangan perolehan acara
Pemarkahan sudah selesai, dan kini jawatankuasa memerlukan dokumen ringkas yang boleh diluluskan dan difailkan.
Jawapan ringkas
Memo cadangan perolehan ialah kertas satu hingga dua muka surat yang menyatakan apa yang dibeli, cara pembida dibandingkan, pembekal yang anda cadangkan, risiko utama dan keputusan tepat yang dipohon.
Ia patut membolehkan ahli jawatankuasa yang tidak membaca apa-apa lagi meluluskan dengan yakin, dan membolehkan juruaudit melihat kemudian bagaimana keputusan dicapai.
Fungsi memo
Memo merekodkan keputusan. Ia bukan fail penilaian yang menyimpan markah dan log, dan bukan dokumen jualan. Ia meringkaskan fail itu dan merujuknya.
Tulis untuk orang yang meluluskan perbelanjaan, selalunya pengerusi, bendahari atau pengarah, yang belum melihat cadangan.
Urutan keputusan
- Sahkan pemarkahan muktamad: markah yang diselaras daripada matriks pemarkahan berwajaran dan log penjelasan sudah ditutup.
- Nyatakan cadangan dahulu, kemudian sebabnya. Pembaca memutuskan dalam lima baris pertama.
- Tunjukkan harga setara. Jika sebut harga berbeza dari segi apa yang termasuk, normalkan dengan penormal sebut harga dan tunjukkan angka yang dilaraskan.
- Namakan risiko sebenar pembekal yang dicadangkan dan langkah pengurangan yang anda cadangkan, dengan pemilik.
- Rekodkan pengisytiharan kepentingan dan siapa yang menarik diri daripada pemarkahan.
- Akhiri dengan keputusan yang dipohon, nama pelulus, tarikh diperlukan dan langkah selepas kelulusan, seperti semakan kontrak dan pemberitahuan kepada pembida yang tidak berjaya.
Bahagian memo
| Bahagian | Apa yang dinyatakan |
|---|---|
| Cadangan | Pembekal, skop, jumlah kos dan keputusan yang dipohon, dalam tiga atau empat baris. |
| Latar belakang | Apa yang dibeli, untuk acara mana, dan kod bajet yang berkaitan. |
| Proses | Siapa dijemput, berapa yang lulus kelayakan, cara pemarkahan dan bila. |
| Perbandingan | Markah dan harga setara dalam satu jadual. |
| Mengapa pembekal ini | Dua atau tiga sebab yang dikaitkan dengan kriteria dan bukti. |
| Risiko dan syarat | Apa yang boleh berlaku dan apa yang dipersetujui untuk mengurangkannya. |
| Konflik dan pengisytiharan | Kepentingan yang diisytiharkan dan cara ia dikendalikan. |
| Langkah seterusnya | Semakan kontrak, pemberitahuan, deposit dan tarikh. |
Apabila cadangan bukan markah tertinggi
Kadangkala jumlah tertinggi bukan pilihan yang betul kerana risiko yang tidak ditangkap oleh angka. Jika anda mencadangkan pembekal bermarkah lebih rendah, nyatakan secara terbuka, terangkan sebab dengan bukti dan minta jawatankuasa memutuskan dengan maklumat itu.
Semak polisi perolehan anda sendiri tentang perkara ini. Sesetengah organisasi memerlukan justifikasi bertulis atau pelulus kedua.
Kesilapan biasa
- Menyembunyikan cadangan selepas tiga muka surat proses.
- Membandingkan sebut harga yang mengecualikan perkara berbeza lalu menyebut yang termurah sebagai nilai terbaik.
- Meninggalkan risiko pemenang kerana pemarkahan terasa muktamad.
- Tidak menyertakan langkah seterusnya, lalu kelulusan diikuti beberapa minggu senyap.
- Menghantar memo kepada pembekal yang tidak berjaya atau berkongsi markah mereka dengan pemenang.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Memo bagi pelantikan katering
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Sebuah persatuan jurulatih profesional rekaan menganjurkan persidangan dua hari untuk kira-kira 300 delegasi. Tiga pengusaha katering lulus kelayakan. Sebut harga ialah RM41,800, RM44,500 dan RM38,200, tetapi yang terendah tidak termasuk petugas khidmat (RM4,600 perlu ditambah).
Selepas dinormalkan, jumlah setara ialah RM41,800, RM44,500 dan RM42,800. Markah berwajaran ialah 79, 74 dan 81. Memo mencadangkan pengusaha katering ketiga, menyatakan bahawa markahnya bergantung pada tenaga kerja yang kini mesti ditulis dalam kontrak, dan menyenaraikan satu syarat: pengesahan bertulis tarikh bilangan akhir. Memo memohon bendahari meluluskan jumlah RM42,800 menjelang tarikh yang dinyatakan. Angka ini ilustrasi, bukan harga pasaran.
Gunakan sendiri
Templat memo cadangan
Salin ke dokumen. Hadkan kepada dua muka surat dan lampirkan fail penilaian, jangan tampal ke dalamnya.
- Kepada / Daripada / Tarikh / Acara / Kod bajet:
- Cadangan: lantik [pembekal] untuk [skop] pada [jumlah setara]. Keputusan dipohon daripada [pelulus] menjelang [tarikh].
- Apa yang dibeli dan sebabnya:
- Proses: dijemput [n], lulus kelayakan [n], dimarkah oleh [nama], diselaras pada [tarikh]:
- Jadual perbandingan: pembekal, markah berwajaran, harga setara, perbezaan utama:
- Mengapa pembekal ini (dua atau tiga sebab dengan bukti):
- Risiko dan syarat, setiap satu dengan pemilik:
- Jika bukan markah tertinggi: sebabnya, dan apa yang patut dipertimbangkan jawatankuasa:
- Pengisytiharan kepentingan dan siapa yang menarik diri:
- Langkah seterusnya: semakan kontrak oleh [siapa], maklumkan pembida tidak berjaya menjelang [tarikh], tarikh deposit dan bayaran:
- Lampiran: fail penilaian, log penjelasan, helaian kelayakan:
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Pemarkahan jelas dan seorang boleh menulis kertas ringkas.
- Jawatankuasa anda biasa meluluskan keputusan pembekal secara bertulis.
- Nilai kontrak kecil dan polisi hanya memerlukan seorang pelulus.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Sebut harga sukar dibandingkan dan tiada siapa menormalkannya.
- Jawatankuasa berbelah bahagi dan memerlukan ringkasan neutral tentang pilihan.
- Pembiaya atau lembaga mengharapkan dokumentasi yang tahan semakan kemudian.
Mahu memo disediakan bersama fail penilaian?
Event Blueprint boleh merangkumi ringkasan penilaian dan struktur memo cadangan yang disesuaikan dengan laluan kelulusan anda, dengan risiko, syarat dan langkah seterusnya disusun. Keputusan dan kontrak kekal pada jawatankuasa serta penasihat anda.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Berapa panjang memo patut ditulis?
Satu hingga dua muka surat. Letakkan butiran dalam lampiran. Jika pelulus tidak dapat memutuskan daripada muka surat pertama, cadangan belum cukup jelas.
Siapa patut menandatangani atau meluluskan memo?
Orang atau badan yang dinamakan polisi anda sendiri bagi nilai kontrak itu, seperti pengerusi, bendahari atau lembaga. Semak had itu sebelum menulis, bukan selepas.
Adakah kami memberitahu pembida yang tidak berjaya sebabnya?
Maklumkan keputusan dengan segera dan sopan. Putuskan lebih awal berapa banyak maklum balas yang akan diberi, dan jangan sekali-kali berkongsi harga atau markah pembida lain.
Bolehkah memo mencadangkan dua pembekal?
Boleh, jika anda membahagikan skop, contohnya lokasi dan audiovisual. Bentangkan setiap satu sebagai cadangan sendiri dengan perbandingan sendiri, supaya kelulusan bersih.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.