活动负责人和现场指挥发出冲突指令怎么办
工作人员和讲者听到了两个人下达的不同指令，而这两个人看起来都有权做主。
简要回答
暂停有争议的那项指令，而不是整场活动，请两位负责人离开工作人员，单独开五分钟的会。商定谁决定什么，用一句话写下来，并在同一时间向所有人传达同样的内容。
通常由活动负责人决定节目内容是什么，现场指挥决定其中每个提示何时执行。涉及安全或场馆规定的事项，属于场馆和相关专业人员，不属于任何一方。
已知与未知
写下实际下达过的指令、下达的人，以及听到的人。最后一列写明谁能确认每一点。
| 已知 | 未知 | 谁能回答 |
|---|---|---|
| 两项指令、下达的人和时间 | 两项指令是实质冲突，还是只在时间和措辞上不同 | 两位负责人，简短的当面沟通 |
| 流程表和说明中谁被指定为现场指挥、谁是活动负责人 | 两人之间的决策权限是否曾经书面写明 | 活动主办方；说明和流程表 |
| 哪些工作人员和讲者已按各项指令行动 | 已做的事是否需要撤回 | 现场指挥；舞台经理 |
| 距离下一个提示或开门还剩多少时间 | 是否有指令涉及安全、通行或场馆规定 | 场馆联络人及负责该区域的供应商 |
谁有权决定
由活动主办方或客户决定谁担任哪个角色。如果从未记录，主办方就在此刻决定，哪怕只管接下来几个小时。活动负责人通常负责节目内容和优先事项，现场指挥通常负责运行期间的提示时间。
安全、疏散和场馆规定方面的指令，属于场馆和有资质的供应商。如果任何一人发出这类指令，请转给场馆联络人，由他们确认。
- 角色分工和最终决定权：活动主办方或客户，书面确认。
- 节目内容和优先事项：活动负责人。
- 演出期间的提示时间：现场指挥。
- 安全和场馆规定：场馆和有资质的供应商。
可行的选项，包括停止或缩小规模
比较恢复单一指令渠道的几种方式，并把简化演出流程也列进去。
| 选项 | 涉及的工作 | 需要权衡的后果 |
|---|---|---|
| 暂由活动负责人做所有决定 | 在下一次休息前由一人发出所有指令，现场指挥负责执行。 | 简单快速；现场指挥对提示的了解可能没有被充分利用。 |
| 现场指挥只决定提示 | 活动负责人在演出前商定内容变更，演出期间不再临场指挥。 | 分工清楚；活动负责人必须在演出期间克制。 |
| 由活动主办方裁决每次争议 | 指定一位资深人士在活动结束前负责裁决。 | 有明确的仲裁人；每项决定都会变慢。 |
| 简化演出流程 | 删除或合并部分提示，减少有争议的决定。 | 冲突减少；部分节目内容会被舍弃。 |
| 推迟下一个环节 | 在确定角色期间短暂暂停。 | 工作人员更平静；代表会看到延误。 |
沟通：谁对谁说什么
先同时与两位负责人沟通。然后由主办方指定的人用一条信息通知工作人员和舞台经理。除非议程有变，否则不需要通知代表。
请按自身情况调整下面的草稿。
- 给两位负责人：工作人员就[事项]收到了两项不同的指令。请与[活动主办方]一起开五分钟的会，商定在活动余下时间里谁决定什么。
- 给工作人员：从现在起到[时间]，[内容]方面的指令由[姓名]下达，提示时间由[姓名]负责。如果收到不同的指令，请先向[姓名]确认再行动。
- 给场馆联络人（如涉及安全或场馆规定）：现提出[指令]。请在任何人行动前确认需要怎么做。
后续跟进与防止再次发生
- 把商定的决策权限记入决策记录，并写进每位工作人员拿到的流程表。
- 在每周状态报告中为每个区域指定一位负责人，让未解决的冲突在活动前就浮现。
- 让现场指挥参加彩排，并在彩排中测试决策权限，把观察到的情况记入证据记录。
- 在今后的说明中加一页角色说明：谁决定内容，谁决定提示，谁与场馆确认安全问题。
- 更广泛的情形可参考团队收到相互矛盾的指令。
实例演示 · 虚构示例
两位负责人，一个舞台
机构与数字均为虚构，用来展示合适的详细程度。
虚构协会的年会有一位来自秘书处的活动负责人和一位自由职业的现场指挥。开门前三十分钟，活动负责人要求工作人员把一场座谈提前，现场指挥却说流程表已经锁定。
舞台经理暂停了两项指令并要求开会。主办方确认内容变更到开门时截止，之后提示时间由现场指挥负责。两人同意，舞台经理通知工作人员，决定写在流程表上。
可直接使用
决策权限记录
与两位负责人和活动主办方一起填写，再把副本交给每位工作组长。
- 拥有最终决定权的活动主办方或客户：
- 活动负责人：决定什么，到几点为止：
- 现场指挥：决定什么，从几点开始：
- 分歧如何解决，由谁做最终裁决：
- 谁与场馆确认安全和场馆规定问题：
- 谁以何种方式通知工作人员任何变更：
- 当前流程表版本及时间戳：
- 仍未解决的问题及负责人：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 冲突只涉及时间或措辞，两位负责人都愿意面谈。
- 活动主办方在场，可以确认角色。
- 没有指令涉及安全或场馆规定。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 角色从未书面写明，多家供应商按不同指令行事。
- 活动负责人和现场指挥来自不同机构，汇报线不同。
- 资深赞助方或客户不断在中途加入指令。
需要一个统一的协调点？
会议项目负责人可以在活动前确立角色、决策权限和单一的指令渠道，并在彩排中协调活动负责人、现场指挥、场馆和供应商。安全决定仍由场馆和有资质的供应商负责。策划诊断可以提前检视角色分工和交接。
主办方常见问题
活动当天谁应拥有最终决定权？
由活动主办方或客户决定，并应写下来。通常活动负责人管内容、现场指挥管提示时间，但这是需要记录的约定，不是固定规则。
要在工作人员面前纠正他们吗？
不要。暂停有争议的指令，私下简短地与两位负责人沟通，然后用一条信息一次性通知工作人员。
如果分歧涉及安全怎么办？
任何一方都不能自行决定。请提交给场馆联络人和有资质的供应商，并遵照他们的确认。
下次如何避免？
把角色和决策权限写进说明和流程表，并在彩排时让所有工作组长到场测试。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。