评估可持续性方案的取舍
一个节约资源的想法与成本、无障碍或与会者体验相冲突，委员会需要作出决定并写下理由。
简要回答
当某项可持续性选择有弊端时，用相同标准比较各选项，指明由谁决定，并记录决定和理由。如果某个选择让与会者失去了使用机会，或增加了成本却没有写明理由，日后有人追问时就站不住脚。
要列出每个选项放弃了什么，而不只是节省了什么。能证明的内容记入效益证据跟踪表。除非合格的一方以明确的方法证明，否则不要声称所选方案对环境更好。
常见的冲突
- 数字资料减少印刷，但可能让没有设备的与会者无法使用。参见数字资料访问替代方案。
- 可重复使用的杯盘减少一次性用品，但需要清洗、操作空间和餐饮商同意。
- 不带日期的标识可以重复使用，但可能显得朴素，或需要可更换面板。参见可重复使用标识计划。
- 减少送货次数可降低包装，但可能需要场地提供存放空间。
用相同标准比较选项
| 标准 | 选项 A：维持现状 | 选项 B：节约资源的改变 | 由谁回答 |
|---|---|---|---|
| 本次活动成本 | 报价或估算 | 报价或估算，包括额外人工 | 财务 |
| 无障碍与包容 | 谁可以使用？ | 谁可能不能使用，替代方式是什么？ | 无障碍顾问 |
| 与会者体验 | 熟悉 | 与会者会有什么变化？ | 议程主席 |
| 供应商能力 | 已商定 | 供应商能否书面确认可以提供？ | 运营负责人 |
| 可得的证据 | 会有什么记录？ | 会有什么记录？ | 秘书处 |
| 风险与备用方案 | 已知 | 当天失败怎么办？ | 项目负责人 |
如何决定
两列都用事实或报价填写，未知项标为问题并指定负责人。不要为了填满表格而用猜测填补未知项。
决策负责人作出选择，并用一两句话记录理由，包括这个选择放弃了什么。如果涉及无障碍或安全，应交由合格的一方处理，而不是由委员会决定。
步骤
- 用一句话说明要决定的事项以及两个选项。
- 填写表格，并列出未知项，每项指定负责人和日期。
- 对出现的无障碍、食品安全或安全问题，请教合格的一方。
- 在既定会议上作出决定并记录理由。
- 把可衡量的内容加入证据记录，活动后再回顾。
实例演示 · 虚构示例
午餐用可重复使用盘子还是一次性盘子
虚构机构与数字，仅作说明。
一个虚构的协会为约 300 人的午餐讨论是否使用可重复使用的盘子。餐饮商对可重复使用餐具的报价更高，清洗还需要场地方尚未确认的空间。一次性盘子不需要额外空间。
运营负责人书面询问场地方有无清洗空间，并询问餐饮商的流程。在两方答复之前，委员会决定本次活动使用一次性盘子，记录理由，并把可重复使用餐具列为明年要研究的问题。环境效益标为未衡量。
可直接使用
取舍决定记录
每项决定复制一组。未知项保留为问题并指定负责人。
- 要决定的事项：
- 选项 A 和选项 B，各用一句话说明：
- 各自的成本，来自报价或估算（注明是哪一种）：
- 各自对无障碍与包容的影响，以及咨询过的合格方：
- 供应商能力是否已书面确认（是 / 否 / 等待中）：
- 未知项，每项指定负责人和日期：
- 决定、决策负责人和日期：
- 这个选择放弃了什么：
- 事后将记录哪些证据：
- 何时回顾：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 只有一两个清晰的选项，有决策负责人，报价容易比较。
- 不涉及无障碍或安全问题。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 同时有多个冲突，又没有商定的权衡方式。
- 无障碍、食品安全或安全问题需要合格的一方参与，并留下清晰记录。
- 委员会决定前，需要向许多供应商收集成本和条款。
想为委员会整理取舍分析吗？
Event Blueprint 可以整理选项、比较表、向供应商和合格方提出的问题，以及委员会可使用的决定记录。决定权仍在您的委员会。请发来您正在权衡的选项和已有的报价。
主办方常见问题
如果更环保的选项成本更高怎么办？
记录成本、它换来什么以及由谁批准。决策负责人可以接受，但理由应写下来。
可以声称所选方案对环境更好吗？
只有在合格的一方以明确的方法证明后才可以。否则请汇报您统计的内容，其余标为未衡量。
涉及无障碍时由谁决定？
请合格的无障碍顾问提供意见，并记录由谁作出最终决定以及理由。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。