数字资料与无障碍替代方案
您想把议程和讲者资料搬到线上以减少印刷，又不想让部分与会者无法使用。
规划您的资料将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
数字化只有在每位与会者都有办法取得每份资料时才可行。对每一项资料，决定数字版本、谁可能无法使用，以及您提供的替代方式，例如按需印刷或在屏幕上展示。
某种格式是否无障碍，应请合格的无障碍顾问判断；与会者数据如何处理，应由您的隐私负责人判断。把决定和理由记入取舍评估，把避免印刷的数量记入证据跟踪表。
列出每份资料以及谁可能有困难
从与会者实际会用的资料开始：议程、讲者幻灯片、代表名单、场地地图、参展商信息、反馈表。
对每一项，问谁可能觉得数字版本难用：没有设备或电量的人、网络差的人、有不同语言需求或有残障的人。可以的话直接询问与会者，不要想当然。
为每份资料配上替代方式
| 资料 | 数字版本 | 可能的替代方式 | 决策负责人 |
|---|---|---|---|
| 议程 | 活动前发送的网页或 PDF | 按需少量印刷；在屏幕上展示议程 | 秘书处 |
| 讲者幻灯片 | 场次结束后提供下载链接 | 选定场次按需提供纸质讲义 | 议程主席 |
| 场地地图和房间列表 | 手机页面 | 入口处的标识；登记台的纸质卡片 | 运营负责人 |
| 反馈表 | 线上表格 | 登记台的纸质表格，事后录入 | 秘书处 |
| 参展商信息 | 线上列表 | 参展商可自带纸质资料 | 赞助联络人 |
给合格各方的问题清单
- 给无障碍顾问：应使用哪些格式、文件类型和版式，辅助技术才能读取？活动前应测试什么？
- 给隐私负责人：如果使用活动应用、二维码或签到，会收集哪些个人数据，谁能看到，保存多久？
- 给场地方：每个房间是否都有无线网络，谁能书面确认，网络故障时怎么办？
- 给印刷商：小批量按需印刷的交付时间和费用是多少？
步骤
- 列出资料，并标出数字版本可能无法服务的人群。
- 为每份资料选定替代方式，并指定负责提供的人。
- 提出上述问题并记录答复。
- 活动前告知与会者如何取得每份资料，以及如何申请其他格式。
- 统计按需印刷的数量并如实汇报，而不是报告假设的节省。
实例演示 · 虚构示例
减少纸张的年度会议
虚构机构与数字，仅作说明。
一家虚构的专业协会为约 220 名与会者把议程和幻灯片搬到线上。登记表询问是否需要纸质议程或其他格式，有 18 人选择需要。
秘书处印了 25 份议程，在屏幕上显示当天日程，并在登记台备有纸质反馈表。活动后它报告：印刷 25 份，而去年的印刷量是 220 份，其他影响标为未衡量。
可直接使用
访问替代方案问题清单
复制此清单，在撤掉任何纸质资料之前逐项回答。
- 哪些资料转为数字版，哪些仍保留纸质？
- 谁可能无法使用每个数字版本，我们如何得知？
- 每个人会得到什么替代方式，由谁提供？
- 与会者如何申请其他格式，截止何时？
- 合格的无障碍顾问是否审查过我们将使用的格式？请写明姓名和日期。
- 每个数字工具收集哪些与会者数据，隐私负责人是否同意？
- 每个房间的网络是否已书面确认，备用方案是什么？
- 按需印刷了多少份，该数字记录在哪里？
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 与会者人数少、彼此熟悉，一个人就能处理替代方案的申请。
- 您已使用能记录格式需求的登记系统。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 与会者包含多种无障碍需求不同的群体，您不确定该提供什么。
- 手机应用或二维码系统会跨多个供应商收集个人数据。
- 多个供应商和房间需要在数字和纸质资料上统一要求。
想要一份涵盖数字与纸质的资料计划吗？
Event Blueprint 可以把每份资料对应到数字版本、替代方式、负责人和供应商要求，并列出给无障碍顾问和隐私顾问的问题。顾问的结论仍由他们负责。请发来资料清单和与会者的登记方式。
规划您的资料将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。活动蓝图（策划方案）
主办方常见问题
可以完全取消纸质资料吗？
只有在每位与会者都有办法取得每份资料时才可以。登记时询问需求，除非有充分理由，否则保留按需提供的选项。
PDF 就是无障碍的吗？
这取决于它的制作方式。请合格的无障碍顾问检查您打算使用的格式，不要想当然。
二维码会引发隐私问题吗？
如果扫描与个人或应用绑定，就可能。使用前请先问隐私负责人会收集哪些数据、如何保存。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。