混合活动如何联络和照应远程讲者
有两位讲者将从外国发言，而团队中还没有人负责联络他们。
洽谈讲者联络将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
远程讲者联络人是一位指定的人，从发出邀请到致谢，全程负责与每位远程讲者的联系：说明、技术检查、幻灯片、时间、与现场的交接，以及连线失败时的方案。
没有这个人，讲者会同时收到几家供应商和委员会的信息，直到会议开始才有人发现缺了幻灯片文件。
联络人负责什么
- 讲者的联络方式、时区、偏好语言，以及对方已告知的无障碍需求。
- 讲者说明：会议题目、时长、同台还有谁、如何接受提问，以及如何介绍。
- 幻灯片：谁接收、何时、什么格式、由谁翻页。
- 彩排与现场提示：谁通知讲者开始，讲者能看到什么。
- 录制和回放的许可，以书面商定，见回放访问方案。
每位远程讲者的时间表
| 时间 | 工作 | 负责人 |
|---|---|---|
| 确认时 | 发送说明函，询问时区和联络方式 | 联络人 |
| 约两周前 | 商定幻灯片格式和截止日期，确认录制许可 | 联络人与议程负责人 |
| 约一周前 | 在与活动当天相同的平台和设置下做技术彩排 | 联络人与平台操作员 |
| 前一天 | 以两地时间确认开始时间和后备方案 | 联络人 |
| 会议前 | 提前加入，与制作人一起检查声音、摄像头和幻灯片 | 联络人与制作人 |
| 会议后 | 向讲者致谢，确认回放安排，征求反馈 | 联络人 |
现场与屏幕之间的交接
最常见的失误，是某个时刻现场主持人和讲者都不知道接下来由谁发言。请把交接用语和提示写进执行流程表。
告诉现场主持人远程讲者能看到和听到什么，也告诉讲者如何得知现场已准备好。
在出问题之前先做好预案
- 商定声音的替代方案：电话拨入或第二台设备，前提是平台供应商确认可用。
- 征得讲者同意后，请其提供预先录制的版本，由制作人保管，作为紧急选项。
- 写明由谁决定切换，以及议程继续前的时间上限。
- 决定如何告知观众，写成主持人可以直接念出来的话。
- 在场地开门前，向现场主持人和制作人说明这套预案。
实例演示 · 虚构示例
有两位海外讲者的混合式会议
虚构的机构和数字，仅作说明。
Fictional Digital Health Practitioners Society 举办一天的混合式会议，现场约 200 人，两位讲者将从不同时区加入。
一名职员担任联络人。彩排时，一位讲者的笔记本电脑切换网络导致音频中断，联络人便与讲者商定改用有线网络，并以电话拨入作后备。活动当天，联络人坐在制作人旁边，手上有两位讲者的手机号码，预先录制的版本也已备妥。
可直接使用
远程讲者联络表
每位远程讲者一张。可用建议书征询文件完整性检查器检查给场地和平台的要求是否涵盖远程讲者。
- 讲者姓名、时区和联络方式：
- 联络人姓名及活动当天的手机号码：
- 会议题目、时长和同台讲者：
- 说明函发出日期：
- 幻灯片：格式、截止日期、由谁翻页：
- 彩排日期及所用平台设置：
- 录制与回放许可（日期，书面）：
- 执行流程表中的开始提示和交接用语：
- 声音后备方案（电话拨入或第二设备，经平台供应商确认）：
- 预先录制版本由谁保管，由谁决定是否启用：
- 讲者告知的无障碍需求，以及我们商定的安排：
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 只有一位讲者远程加入，团队以前彩排过。
- 有职员有时间随时待命。
- 技术检查由平台供应商负责。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多位跨时区的远程讲者需要说明和彩排。
- 现场、制作人和讲者需要一位统一协调的人。
- 录制许可和后备方案需要整理成文件，交给委员会。
需要远程讲者的联络人吗？
会议项目负责人可以作为远程讲者的单一联络窗口，与您的平台操作员一起安排说明和彩排时间表，并把交接和后备方案写进执行流程表。平台、音频和直播仍由您的供应商负责。
主办方常见问题
远程讲者应该预先录制吗？
这是议程决定。现场直播有互动，录制则能减少连线风险。有些主办方采用直播，并在讲者同意下预留录制版本作后备。
幻灯片由谁操作？
在说明阶段就商定：由讲者自己翻页，或由制作人按提示翻页。并在彩排时测试所选做法。
应显示几个时区？
给讲者的每条信息，都同时写明马来西亚时间和讲者当地时间。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。