简要回答
出版论文集涉及作者、主办方、出版社，有时还有资助方或雇主所拥有的权利与同意。秘书处负责梳理谁必须同意并收集书面答复，法律或合同有何要求，则由合资格顾问而非项目团队判断。
在开放投稿之前就梳理清楚，因为投稿表上的措辞事后很难更改。
职责图
| 问题 | 由谁回答 |
|---|---|
| 摘要或全文的版权归谁？ | 作者、雇主或合同；请向机构的法律顾问询问投稿条款应如何措辞 |
| 作者是否授权出版，条件是什么？ | 机构顾问起草，秘书处把条款写入投稿表 |
| 出版论文集由委员会决定还是出版社决定？ | 学术委员会，如有指定出版社则一并参与 |
| 是否涉及指定出版社或收录服务？ | 委员会与出版社，秘书处书面记录其要求 |
| 印刷品中作者及病人（如有）的个人资料如何处理？ | 询问机构的隐私联系人或顾问，秘书处执行答复 |
| 出版后的更正或撤稿由谁处理？ | 委员会决定政策，秘书处记录请求 |
步骤
- 询问主席是否出版论文集、以什么形式、由谁出版。
- 如果有出版社参与，在征稿之前索取其书面的作者条款与截止日期。
- 把下面的问题清单交给机构的法律顾问，请其提供可放在投稿表上的措辞。
- 把获批的措辞加入投稿表，并保存每个版本的副本。
- 在摘要登记册的一栏中追踪每篇录用摘要的许可状态，并在开始制作前向主席提示缺口。
向法律顾问或出版社提出的问题
- 印刷版、网络版和存档版需要从作者处取得哪些权利？
- 作者的雇主或资助方能否限制出版？
- 作者是否需要确认作品为原创且有权投稿？
- 作者在出版后撤回会怎样？
- 关于提交材料中的个人资料，需要什么措辞？
实例演示 · 虚构示例
投稿截止后才计划出版论文集
机构与数字均为虚构，仅供说明。
一个虚构的工程学会在投稿截止后第二周决定出版论文集，但投稿表中没有任何许可措辞。
秘书处列出74篇录用摘要，把问题清单交给学会的法律顾问，并请作者使用顾问批准的措辞确认许可。登记册上的许可栏显示在排版开始前哪些作者已回复。
可直接使用
论文集出版许可登记册
每篇录用摘要一行。许可措辞本身来自机构的顾问。
- 顾问或出版社列出的每项条件各加一栏。
- 状态栏未填完整之前，不要排版该篇。
- 保存所用措辞的每个版本。
| 摘要编号 | 作者联系人 | 许可措辞版本 | 收到许可日期 | 满足出版社要求 | 状态 | 给委员会的备注 |
|---|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 论文集仅供内部使用，机构顾问已提供标准措辞。
- 出版社自带作者协议并负责收集。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 权利、隐私与出版社要求相互交叉，秘书处需要一份统一协调的问题清单。
- 许可收集得晚，并涉及多种语言。
需要有人收集并追踪许可？
会议项目负责人可以准备问题清单，转交您的顾问和出版社，把获批措辞写入投稿表，并追踪每位作者的回复。权利与同意有何要求，由您的顾问判断，而不是项目团队。
主办方常见问题
秘书处可以起草许可措辞吗？
可以准备问题。措辞应来自贵机构的法律顾问。
论文集需要出版社吗？
这是委员会的决定。请询问委员会的意愿，并书面了解出版社的要求。
作者没有回复怎么办？
向主席反映。该摘要是否收录，由委员会决定。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。