如何协调会员事务所的会议团体报名？

团体报名为何需要独立途径

派 30 人参会的事务所有个人没有的问题：谁付款，谁可以替换，谁接收记录，饮食与无障碍需求如何收集，座位由谁分配。

没有这条途径，秘书处就要回复三十个人的三十封邮件，而一位事务所联络人本可以一次回答全部。

需设定的团体报名规则

建立团体途径

1. 写出团体报名规则，请委员会和财务联络人确认。
2. 请每家事务所指定联络人和副手。
3. 给联络人一份电子表格，列明每位参加者的姓名、会员号或编号、类别、环节选择以及无障碍或饮食需求。
4. 在设定日期前收齐名单，向各联络人书面确认人数，并按约定开票。
5. 通过联络人处理替换，并记入决策记录。
6. 活动结束后，按约定格式通过联络人发送出席记录。

向事务所和主办团体提出的问题

• 联络人是谁，不在时副手是谁？
• 向事务所开一张发票是否可以，账单联络人是谁？
• 增加、更改或删除姓名的最后日期是哪天？
• 同一家事务所内不同会员类别或费用如何适用？
• 参加不同环节的员工，其出席记录由谁接收？

常见困难

姓名迟交，格式各异。使用一份列已锁定的统一模板可以减少这类问题。

事务所可能在截止日之后再加人。应尽早定好规则，并一视同仁地执行。