Menyelaras tempahan berkumpulan firma ahli
Apabila firma menghantar pasukan lima, dua puluh atau lima puluh orang, satu borang pendaftaran bagi setiap orang tidak lagi berkesan dan laluan tempahan berkumpulan diperlukan.
Jawapan ringkas
Putuskan peraturan tempahan berkumpulan sebelum pendaftaran dibuka: siapa penyelaras firma, apa yang boleh diubah kumpulan, bagaimana invois berfungsi dan apa berlaku kepada penggantian dan pembatalan. Berikan setiap firma seorang penyelaras dan satu laluan jawapan kepada urusetia.
Tahap yuran dan terma bayaran balik ialah keputusan badan penganjur, dan layanan cukai atau invois ialah soalan untuk penasihat kewangan atau cukainya. Penganjur melaksanakan apa yang dipersetujui dan menyimpan rekod.
Mengapa tempahan berkumpulan memerlukan laluan sendiri
Firma yang menghantar 30 orang mempunyai soalan yang tidak dimiliki individu: siapa membayar, siapa boleh menggantikan, siapa menerima rekod, bagaimana keperluan diet dan akses dikumpul dan siapa memutuskan peruntukan tempat duduk.
Tanpa laluan, urusetia menjawab tiga puluh e-mel daripada tiga puluh orang sedangkan seorang orang perhubungan firma boleh menjawab semuanya.
Peraturan tempahan berkumpulan untuk ditetapkan
| Keputusan | Pilihan untuk dipertimbangkan | Siapa memutuskan | Rekod di mana |
|---|---|---|---|
| Saiz kumpulan dan diskaun | Saiz minimum, berperingkat atau tiada. | Badan penganjur. | Halaman pendaftaran dan nota kewangan. |
| Penyelaras firma | Seorang bernama bagi setiap firma, dengan timbalan. | Firma; disahkan urusetia. | Borang tempahan berkumpulan. |
| Invois | Satu invois kepada firma atau invois individu. | Badan penganjur bersama pegawai kewangan. | Pengesahan tempahan. |
| Penggantian | Percuma sehingga tarikh tertentu, kemudian yuran; pertukaran nama. | Badan penganjur. | Terma dan log perubahan. |
| Pembatalan dan bayaran balik | Tarikh akhir dan apa yang dibayar balik. | Badan penganjur. | Terma pendaftaran. |
| Tempat duduk dan sesi | Meja firma atau tempat duduk terbuka; pilihan sesi bagi setiap orang. | Jawatankuasa dan venue. | Pelan tempat duduk dan data pendaftaran. |
| Rekod kehadiran | Bagi setiap orang, dihantar kepada penyelaras atau setiap orang. | Badan penganjur. | Lembaran kerja kehadiran. |
Menyediakan laluan kumpulan
- Tulis peraturan tempahan berkumpulan dan minta jawatankuasa serta pegawai kewangan mengesahkannya.
- Minta setiap firma menamakan penyelaras dan timbalan.
- Hantar kepada penyelaras hamparan untuk menyenaraikan setiap peserta dengan nama, nombor ahli atau rujukan, kategori, pilihan sesi dan keperluan akses atau diet.
- Kumpulkan senarai pada tarikh ditetapkan, sahkan bilangan dengan setiap penyelaras secara bertulis dan keluarkan invois seperti dipersetujui.
- Proses penggantian melalui penyelaras dan rekod dalam log keputusan.
- Selepas acara, hantar kehadiran dan rekod melalui penyelaras dalam format dipersetujui.
Soalan untuk firma dan badan penganjur
- Siapa penyelaras, dan siapa timbalan jika beliau tiada?
- Adakah satu invois kepada firma diterima, dan siapa orang perhubungan bil?
- Apakah tarikh terakhir menambah, menukar atau membuang nama?
- Bagaimana kategori ahli atau yuran berbeza digunakan dalam satu firma?
- Siapa menerima rekod kehadiran bagi kakitangan yang menghadiri sesi berbeza?
Kesukaran lazim
Nama tiba lewat dan dalam format berbeza. Satu templat dengan lajur terkunci mengurangkan masalah ini.
Firma mungkin menambah kakitangan selepas tarikh akhir. Putuskan peraturan awal dan gunakan secara sama rata.
Contoh kerja · Contoh rekaan
Persidangan firma ahli rekaan
Organisasi dan angka rekaan, untuk ilustrasi sahaja.
Persatuan Perakaunan Contoh (rekaan) mengadakan persidangan dua hari dengan kira-kira 280 perwakilan. Daripada jumlah itu, 96 hadir sebagai sebahagian tempahan berkumpulan daripada 14 firma ahli.
Setiap firma menamakan penyelaras. Jawatankuasa menetapkan peraturan tempahan berkumpulan: senarai perlu pada minggu ke-5, penggantian percuma sehingga minggu ke-8, kemudian yuran perubahan yang ditetapkan jawatankuasa. Satu invois dihantar kepada setiap firma.
Tiga firma menghantar nama dalam format sendiri. Urusetia menghantar satu templat hamparan dan menyesuaikan senarai dalam seminggu. Rekod kehadiran selepas acara dihantar kepada setiap penyelaras, seperti dikehendaki badan.
Gunakan sendiri
Templat borang tempahan berkumpulan
Salin jadual ini sebagai helaian yang dilengkapkan setiap penyelaras firma. Tambah baris mengikut keperluan dan sahkan peraturan dengan jawatankuasa dahulu.
| Firma | Penyelaras dan timbalan | Nama peserta | Nombor ahli atau rujukan | Kategori | Pilihan sesi | Keperluan akses atau diet | Sejarah perubahan |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
Urus sendiri atau dapatkan bantuan?
Pasukan anda biasanya boleh mengurusnya apabila
- Kurang daripada sepuluh firma dan kumpulan di bawah lima orang.
- Jawatankuasa sudah mempunyai peraturan kumpulan daripada acara terdahulu.
- Seorang kakitangan urusetia boleh menyesuaikan senarai terus.
Bantuan perancangan luar berbaloi apabila
- Banyak firma, kumpulan besar dan kategori yuran berbeza.
- Senarai terus berubah hampir tarikh akhir dan invois berbeza mengikut firma.
- Rekod kehadiran perlu dikembalikan bagi setiap firma dan setiap sesi.
Perlukan bantuan dengan tempahan berkumpulan firma ahli?
Ketua projek persidangan boleh merangka peraturan tempahan berkumpulan untuk kelulusan jawatankuasa, memberi taklimat kepada penyelaras firma, mengendalikan pengumpulan dan penyesuaian senarai, menyelaras maklumat invois dengan pegawai kewangan anda dan mengurus penggantian serta rekod kehadiran. Yuran, terma dan layanan cukai kekal pada badan penganjur dan penasihatnya. Hantar senarai firma dan jangkaan bilangan anda untuk menentukan skop kerja.
Soalan yang biasa ditanya penganjur
Patutkah setiap firma mempunyai seorang penyelaras?
Ya, dengan timbalan. Ia memberi urusetia satu laluan jawapan bagi setiap firma.
Siapa menetapkan yuran kumpulan dan terma bayaran balik?
Badan penganjur. Penganjur melaksana dan merekod peraturan yang dipersetujui.
Bagaimana mengurus penggantian?
Tetapkan tarikh akhir perubahan percuma dan yuran selepas itu. Salurkan perubahan melalui penyelaras dan rekod setiap satu.
Adakah perwakilan kumpulan memerlukan rekod individu?
Tanya badan. Jika ya, kumpulkan nombor ahli atau rujukan bagi setiap orang semasa penyerahan senarai.
Sumber berkaitan
Rekod kandungan: Draf. Ditulis berdasarkan sumber yang dipetik dan disemak oleh peraturan automatik; belum disemak secara bebas.