简要回答
口头答应只是意向，不是确认。对每位来自受监管机构的讲者，记录该机构内由谁批准参与、需要审阅什么、要多长时间，以及批准被撤回时怎么办。
请以书面方式询问该机构的传讯或合规团队有什么要求，并围绕答复建立议程日历。
讲者来自受监管机构时有什么不同
机构往往有对外发言的内部规定：谁可以发言、讲什么题目、幻灯片或发言稿是否需要审阅，以及能否录像或发布。讲者本人愿意，也可能在这些步骤完成前还不被允许。
这些规定是什么，不由主办方决定。主办方的任务是尽早询问，并按答复做计划。
分阶段的审批顺序
| 阶段 | 内容 | 需持有的凭证 |
|---|---|---|
| 1. 邀请 | 书面邀请，写明题目、形式、日期、受众和发布计划。 | 邀请函副本。 |
| 2. 口头意向 | 讲者表示愿意。 | 仅作记录，不是确认。 |
| 3. 机构批准 | 机构的审批人批准参与。 | 指名人士的书面确认。 |
| 4. 题目与标题确认 | 机构审阅标题、摘要和讲者简介。 | 最终文本及批准日期。 |
| 5. 资料审阅 | 审阅幻灯片、讲义和任何发言稿。 | 已批准版本及日期。 |
| 6. 发布许可 | 录像、照片、社交媒体及活动后分享。 | 书面许可或限制。 |
替补与撤回
事先约定：如果讲者无法出席或机构撤回批准，怎么办？可以是同一机构的指名替补、由主持人带领的讨论，或重新分配一个短时段。询问机构替补人选是否需要重新审阅。
请尽早告诉委员会撤回有可能发生，让它成为预先规划好的选项，而不是危机。
主办方的步骤
- 列出每位受邀讲者及其机构，并写明负责审批的联系人。
- 向每个机构发送一页请求，列出需要提交什么、何时提交。
- 在决策记录中记录每个审批阶段，注明日期和确认人姓名。
- 只有在取得该项书面确认后，才公布讲者姓名、题目和照片。
- 为审批最没把握的两三位讲者准备备用方案。
给机构合规或传讯团队的问题
- 机构内由谁批准对外发言？应预留多长时间？
- 哪些需要贵方审阅：简介、标题、摘要、幻灯片、讲义、问答话题？
- 宣传中可以使用贵机构的名称、标志和讲者照片吗？
- 该场次的录像、拍照或社交媒体发布是否允许？
- 如果讲者无法出席，谁可以替补？该人是否需要重新批准？
实例演示 · 虚构示例
虚构的四机构座谈会
机构与数字均为虚构，仅作示例。
虚构的银行业协会计划举办上午的座谈会，四位讲者分别来自三家银行和一个行业机构。每位讲者都在交谈中答应了。
秘书向每个机构发送一页请求。甲银行一周内回复，列出指名的审批人和三周的审阅期；乙银行的回复列出两位审批人和一个总部环节；丙银行回复说讲者可以出席，但发言不得录像。
议程只公布甲银行和行业机构的讲者，乙、丙两家标注为内部待确认。同时请一位主持人做好准备，万一缺一席，就由他带领讨论。
可直接使用
讲者审批追踪表
复制此表，每位讲者加一行，每次收到回复后更新。
| 讲者与机构 | 审批联系人 | 参与已批准（日期） | 标题与摘要已批准（日期） | 幻灯片已批准（日期） | 发布许可 | 替补方案 |
|---|---|---|---|---|---|---|
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 讲者不多，筹备时间充裕。
- 讲者曾在贵会活动中发言，机构的流程已知。
- 有一个人能逐一跟进审批并更新追踪表。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 多位讲者来自数家机构，各有不同的审阅流程。
- 议程对日期敏感，而审批总是迟到。
- 委员会成员直接发出邀请，主办方看不到已经承诺了什么。
需要有人追踪审批并让议程保持准确？
会议项目负责人可以管理审批追踪表，向各机构联系人说明情况，为不确定的讲者准备备用方案，并让宣传与已确认的内容保持一致。各机构仍自行负责本机构的审批。请发来讲者名单和计划发布议程的日期。
主办方常见问题
口头答应的讲者可以公布吗？
请等机构要求的书面确认。在此之前，姓名仅限内部使用，或在任何草稿上清楚标注为待确认。
如果机构要求提前看我们的提问怎么办？
问清楚双方各由谁确认问题清单，在对方要求的日期前分享，并记录对方批准的版本。
需要就讲者向监管机构询问吗？
规定因机构和职务而异。请向各机构的合规团队提问并记录答复，不要自行假设。
机构审阅幻灯片时，谁持有最终版本？
约定由谁发送、由谁接收、哪个版本为最终版，并把已批准的文件连同日期存档。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。