简要回答
在分发任何资料之前，以书面约定：什么属于保密、谁可以看、以什么形式、保留多久、之后如何处理。同时为会场制定讨论规则，并在参与者接受邀请前告知。
某份文件在法律上是否保密、是否适用任何披露规定，由各参与机构的法务或合规团队判断，而不是主办方。请询问他们，并记录答复。
哪些算资料
资料包括带参与者名单的邀请函、会前阅读材料、讨论问题、幻灯片、现场笔记、照片、录音录像，以及事后产生的任何摘要。每一项都可能泄露谁出席了、说了什么。
一开始就把它们全部列出来。没人列出的项目，往往就是泄露的那一项。
各类资料的处理对照表
| 资料 | 需要决定的问题 | 常见处理方式 |
|---|---|---|
| 参与者名单 | 谁能看到姓名？出席本身是否保密？ | 只分享给参与者，或在机构倾向时只列职务而不列姓名。 |
| 会前阅读材料 | 谁可以收到？可下载还是只能查看？ | 指名接收人，仅限在线查看并设有效期的链接。 |
| 幻灯片与讲义 | 纸质还是电子？会后是否收回？ | 编号副本，会后收回，或只在屏幕上展示。 |
| 笔记与录音录像 | 允许吗？谁保管？ | 在邀请函中写明规定，并指定一位记录员。 |
| 会后摘要 | 是否署名？谁批准？ | 不署名的摘要，发布前经参与者批准。 |
| 照片与社交媒体 | 是否允许？ | 默认不允许，除非全体同意。 |
制定会场规则
许多闭门圆桌采用的规则是：所学内容可以使用，但不透露是谁说的。贵活动采用这一规则还是更严格的规则，由参与者及其机构决定。
把规则写进邀请函，在会前阅读材料的附函中重申，并在场次开始时宣读。请每位参与者在收到资料之前确认接受。
实用控制措施
- 为资料清单和分发名单指定一位负责人。
- 使用指名访问链接或受控分发，而不是公开的电邮附件，并设置访问截止日期。
- 向场地和视听人员说明不得录像或拍照，并在场次结束后撤去会议室屏幕和笔记。
- 收回纸质副本，并记录之后的去向。
- 约定谁批准会后摘要、在何时批准，以及谁可以收到。
给各机构的问题
- 贵机构是否对这些资料分级？我们是否需要采用任何标注或处理规定？
- 贵机构代表的姓名可以出现在参与者名单上吗？
- 贵机构代表的发言可以摘要吗？以什么形式？
- 贵机构人员可以保留这些资料多长时间？
- 如果发生数据泄露或意外披露，应通知贵团队的哪一位？要多快通知？
实例演示 · 虚构示例
虚构的十八人闭门圆桌
机构与数字均为虚构，仅作示例。
虚构的银行业协会召集一场闭门圆桌，有来自九家机构的18位资深参与者。会前阅读材料是一份六页的讨论文件。
秘书列出七项资料，把处理对照表发给各机构的合规联系人，收到三项要求：一家银行希望名单只列职务，一家希望会前材料仅限在线查看，一家要求会后摘要不得带姓名。
最终规则：名单只列职务；会前材料仅限在线查看，链接14天有效；不录像录音；一位记录员；不署名的摘要，须经九家机构全部批准后才发布。
可直接使用
保密资料处理登记表
复制此表，列出每个项目，在分发任何资料前填写完整。
| 资料 | 负责人 | 谁可以接收 | 形式（仅限查看、纸质、电邮） | 访问截止日期 | 之后如何处理 | 批准人 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 参与者名单 | ||||||
| 会前阅读材料 | ||||||
| 幻灯片与讲义 | ||||||
| 笔记与录音录像 | ||||||
| 会后摘要 |
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 小组规模小，文件少，参与者彼此熟悉且信任。
- 有一个人可以控制分发并核对登记表。
- 各机构已说明自己的处理要求。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 有几家机构，各有不同的处理规定。
- 场地、视听供应商和报名平台都会接触到资料。
- 主办方没有办过闭门场次，需要可行的流程和中立的协调。
需要有人代为运作处理流程？
会议项目负责人可以建立资料登记表，收集各机构的要求，向场地和供应商说明，并在当天保持分发和回收有条不紊。哪些内容属于保密、任何法律或监管问题，仍由各机构及其顾问决定。请发来参与人数和计划使用的资料，以便确定范围。
主办方常见问题
可以把会前阅读材料用电邮发给参与者吗？
如果每个机构都接受，可以。许多机构更倾向于仅限查看的链接或受控访问。请询问各合规联系人什么方式可以接受，并记录答复。
参与者名单要提前分享吗？
请询问参与者及其机构。有些接受列出姓名，有些只接受列出职务或机构。在得到答复前不要分享。
可以为秘书处的记录而录音录像吗？
只有在场次开始前，所有人书面同意才可以。更简单的做法是指定一位记录员，不录音录像。
如果有人还是转发了资料怎么办？
事先约定通知谁、如何通知。请询问每个机构，一旦意外披露应通知哪一位。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。