选择合适的组织模式
直接与供应商签约还是通过活动公司打包采购？
您即将聘请场地、餐饮和视听供应商，需要决定由谁持有这些合同。
将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。
简要回答
直接签约时，贵机构与每家供应商签合同并管理每段关系。通过活动公司打包采购时，由一家公司与供应商签约，向您提供一个套餐和一个联络窗口。
这个选择主要取决于谁负责协调、谁能看到供应商价格，以及供应商有变动时由谁出面处理。先确定这三点，再比较报价。
两种方式的区别
没有哪种方式普遍更好，每种都在您与活动公司之间转移工作量和可见度。
| 方面 | 直接与供应商签约 | 通过活动公司打包采购 |
|---|---|---|
| 谁来签约 | 贵机构与每家供应商分别签约。 | 活动公司与供应商签约，您只与活动公司签一份协议。 |
| 协调 | 您的团队或项目统筹人负责催报价、日期和变更。 | 活动公司协调其供应商并向您汇报。 |
| 价格透明度 | 您直接看到每家供应商的报价。 | 您只能看到活动公司愿意展示的部分。请尽早问清供应商成本与公司费用是分项列出还是合并。 |
| 变更与问题 | 您直接向供应商提出并自行决定。 | 您向活动公司提出，由其处理供应商。 |
| 采购后果 | 控制权更大，行政工作更多。财务要面对多家供应商。 | 需要管理的合同更少。付款安排、取消和责任等条款在活动公司协议内，需要您审阅。 |
适合直接签约的情形
- 您已有场地关系、会员折扣或惯用供应商。
- 财务或采购要求每个类别都有竞争性报价。
- 您这边有人或已委任的项目统筹人有时间协调供应商。
- 您希望保留供应商档案和条款，供下一场活动使用。
适合打包采购的情形
- 您的团队没有精力协调多家供应商。
- 活动需要一个对供应商套餐负责的单一方。
- 您接受活动公司在既定要求内选择供应商。
- 在承诺之前，已书面约定价格透明度。
混合方式很常见
许多主办方直接与场地签约，因为那是长期关系，同时把需要紧密协调的供应商类别打包。请写明每个类别采用哪种方式，避免各人自行假设。
合同问题应由合格的审阅人判断
付款条款、取消、责任和保险措辞，无论哪种方式，都应由您自己的法务或采购审阅人评估。下面的清单帮助您提出正确的问题，而不是替您下结论。
实例演示 · 虚构示例
虚构论坛比较两种方式
虚构机构与数字，仅作说明。
虚构的供应链从业者协会计划举办一场约180人的一天论坛。委员会已与一家酒店场地有往来，但还没有视听或餐饮供应商。
他们决定直接与场地签约，并请三家活动公司就餐饮和视听报套餐价。比较表要求每家公司把供应商成本和自身费用分开列出，并说明前一天供应商有变动时的联络人是谁。
可直接使用
采购方式问题清单
向每家活动公司和每家供应商提出这些问题，并把答案记在同一张表里，方便委员会比较。
- 每份合同由谁签署，每家供应商与谁对接？
- 供应商成本与公司费用是分项列出还是合并？
- 付款安排如何，日期或人数变动时会怎样？
- 各阶段的取消条款是什么，由谁承担？
- 供应商有变动时，指定联络人是谁？
- 活动结束后，哪些供应商资料和文件会交给我们？
- 场地是否要求使用其自有供应商？（请书面确认）
- 哪些合同措辞需要我们的法务或采购审阅人在签署前审阅？
自己处理，还是寻求外部协助？
以下情况，团队通常可以自行处理
- 您已掌握场地关系并熟悉供应商。
- 采购规定本来就要求分别报价。
- 有人有时间管理供应商日程。
以下情况，外部策划协助更有价值
- 您这边没有人能协调供应商的报价、变更和日期。
- 您正在比较活动公司的套餐，需要一张可对比的表。
- 您希望在索取任何报价之前先写好供应商要求。
想在决定之前先写好供应商要求？
活动蓝图把供应商要求、责任和时间表一次写清，让直接报价和活动公司套餐都基于同样的事实定价。项目统筹随后可以与您一起协调报价和问题，签署和审批仍由贵机构负责。请带上供应商名单和已收到的报价。
主办方常见问题
打包套餐一定更贵吗？
不一定，也不一定更便宜。请在相同范围下比较分项报价，并问清供应商成本与公司费用如何呈现。
可以部分供应商直接签约、其他通过活动公司吗？
可以。列出每个类别并标明方式，让变更和付款的责任清晰。
供应商出问题时由谁负责？
这取决于合同。签署前，请法务或采购审阅人检查每种方式下由谁负责。
相关资源
内容记录: 草稿。根据所引用资料撰写，并经自动规则检查；尚未经过独立审阅。