选择合适的组织模式

活动顾问还是全包活动公司？

您要办一场会议，两种截然不同的供应方都表示可以协助。

为您的活动比较方案活动蓝图（策划方案）

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简要回答

全包活动公司通常出售的是执行：它与场地、制作和其他供应商签约，并在一份协议下统一承担。顾问出售的是策划与统筹：范围、决策和监督，而执行合同由您或您指定的供应商持有。

按您缺什么来选。缺执行人手，选全包公司。缺清晰的计划，也缺人在您这一方推动决策，选顾问。

从采购角度看，两者分别是什么

这两个称呼在市场上用法宽松，所以请以书面范围而不是头衔来比较。下表能让任何报价具有可比性。

责任与采购后果
问题	全包活动公司	活动顾问或项目负责人
谁持有供应商合同？	通常是活动公司，您与活动公司签约。	通常是您或您指定的供应商，顾问负责协调。
收费依据是什么？	套餐价，或在供应商成本上加价。要问清是哪一种，并要求查看供应商报价。	按策划与协调所需时间或明确范围收费。供应商费用另行支付。
谁决定供应商？	活动公司提议，也可能从自己的合作网络中挑选。	由您决定，顾问负责准备要求并比较报价。
谁承担执行风险？	活动公司，以合同写明的范围为限。要阅读除外条款。	各供应商对自己的工作负责。顾问对约定的协调范围负责。
谁掌握与供应商的关系？	活动公司。	您本人，如果您有长期合作的供应商，这一点有帮助。
您保留什么？	日常参与较少，有时对成本的透明度也较低。	对议程和支出的控制，以及更多的协调工作。

全包活动公司适合的情况

主办团队没有精力同时管理多家供应商。
活动需要大量制作、舞台或大规模后勤，并希望由单一方负责。
采购部门希望只有一份合同、一个责任主体，并接受随之而来的成本透明度。

顾问或项目负责人适合的情况

您已有或想自己选择场地和供应商。
筹委会要保留议程和预算的决定权，并希望留下清晰的决策记录。
缺口在策划、范围、时间表和供应商要求，而不是执行人手。
财务希望逐项比较供应商报价。

暂时不必购买外部协助的情况

如果活动是小型的重复研讨会，团队去年办过，供应商名单也已确定，那么两种都不需要。写下谁做什么，并保留一份决策记录即可。

向任一类供应方提出的问题

活动的哪些部分由你们负责，哪些由其他供应商负责？
你们的费用如何构成？我能否单独看到供应商成本？
我对接的具体负责人是谁？他不在时由谁接替？
结束时我会收到哪些文件？

实例演示 · 虚构示例

一家虚构协会比较两种选择

虚构机构与数字，仅作说明。

Persatuan Fiktif Jurutera Perancang 要为约 300 名会员办一场一天的论坛。秘书处只有两名员工，已有心仪的场地和视听供应商。

他们的缺口是时间表、供应商需求说明，以及一个跟进决策的人。他们认为全包套餐的成本透明度偏低，顾问方案较合适，并请双方书面确认场地和视听由谁签约。

可直接使用

顾问与活动公司比较工作表

每份报价各复制一份。按自己的需要打 1 至 3 分，并写一行依据。

我们缺什么（人手、计划、决策、授权）：
每份供应商合同由谁持有：
费用如何构成、哪些不包含：
我们能看到的供应商成本（是/否，如何看到）：
谁对执行风险负责（书面）：
指定的负责人与替补：
我们保留控制权的事项：
会收到的交接文件：
评分与建议：

打开工具: 活动经理合作模式选择器

自己处理，还是寻求外部协助？

以下情况，团队通常可以自行处理

供应商名单已定，一个人就能协调。
活动办过，计划已经存在。
支出审批简单。

以下情况，外部策划协助更有价值

团队里没有人能同时管理供应商和决策。
财务在批准支出前需要范围和成本比较。
活动有多个审批人，却没有决策记录。

需要适合团队的支持方式？

如果您在顾问与活动公司之间犹豫，活动蓝图可以把您的需求整理成范围、时间表、责任分工和供应商要求，让任何一类供应方都能据此报价。请先使用协作方式选择工具，再发送您手上的资料。

为您的活动比较方案将打开 WhatsApp 并生成可修改的草稿，不会自动发送。 WhatsApp 咨询草稿将以英文生成，发送前可自行修改。工具无需提交咨询即可使用。活动蓝图（策划方案）

主办方常见问题

顾问比活动公司便宜吗？

不一定。收费结构不同，所以要比较相同范围下的总成本，包括另行支付的供应商费用，而不是只看标题价格。

可以两者同时使用吗？

可以，前提是把责任写清楚，避免工作和费用重复。写明每家供应商由谁签约、每项决定由谁负责。

顾问会在活动当天负责现场吗？

只有范围中写明才会。请书面约定是否包含现场出席，以及该人员在现场拥有什么权限。